Datenchaos in der Firma? Schaut in euren Büro-Kühlschrank!

Noch was lustiges zum Sonntag mit einem Kern Wahrheit. Schaut mal in euren Firmenkühlschrank, wenn ihr einen schnellen Eindruck davon bekommen wollt, wie es mit der Datensicherheit im Unternehmen steht.

Irgendwie kennt man das als Administrator: Die Nutzer in der Firma speichern ihre Daten wo sie wollen. Der Desktop voll gemüllt (auch bei mir mit Verknüpfungen und Ordner, wo aber nur Links für Blog-Zeugs drin liegen). In Outlook hat der Papierkorb zig Unterordner, weil man den 'Müll trennen muss' – und auch sonst sieht die Speicherung der Dokumente wie Kraut und Rüben aus.

Unter digitalem Datenmüll oder Datenchaos („Digital Clutter") versteht man Dateien, Dokumente und Einzeldaten, die von Mitarbeitern im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erstellt, bearbeitet, verwaltet und letztendlich „herrenlos" abgespeichert wurden.

Es ist immer das gleiche Problem mit dem Datenmüll. Ob schnell abgelegte Dateien auf dem Desktop, Ordner mit sensiblen Informationen auf einem USB-Stick oder in der Cloud gespeicherte Firmendokumente – der in Büros anfallende digitale Datenmüll beziehungsweise das verstärkt vorherrschende Datenchaos wird für Unternehmen zunehmend zum IT-Sicherheitsrisiko.

Kaspersky-Studie zum Datenmüll

Kaspersky hat ein Meinungsforschungsunternehmen beauftragt, Personen nach ihren Speichergewohnheiten für Arbeitsdokumente zu befragen.

• So speichern laut der daraus erstellten Studie 69 Prozent der deutschen Büroangestellten Arbeitsdokumente mit persönlich identifizierbaren oder sensiblen Daten ab.
• Auch sehen zwei Drittel (66 Prozent) nicht sich selbst, sondern in erster Linie die Führungs-, IT- oder Security-Abteilung in der Verantwortung, den Zugang zu E-Mails, Dokumenten und Dateien zu regeln.

Fehlt der Überblick beziehungsweise die nötige Kontrolle darüber, welche Daten von einem Mitarbeiter verwaltet werden, können unbefugte Dritte – etwa Kollegen ohne entsprechende Zugriffsrechte, ehemalige Mitarbeiter oder Personen außerhalb des Unternehmens – Zugang zu sensiblen Informationen erhalten – mit möglichen finanziellen Folgen oder Reputationsverlust für das betroffene Unternehmen.

Schau in den Büro-Kühlschrank

Schaut einfach mal in den Büro-Kühlschrank. Wenn dort neue, unbekannte Lebensformen aus Bechern sprießen oder ein Gläsern schwimmen und alles unorganisiert und chaotisch ausschaut, steht es auch schlecht um die Cybersicherheit. Das behauptet jedenfalls eine Studie von Kaspersky.

(Quelle: Pexels, Daria Shevtsova free license)

Laut Kaspersky deutet ein gepflegter Firmenkühlschrank darauf hin, dass die Datenhygiene der Mitarbeiter auch Top ist. Der tiefere Hintergrund liegt darin, dass sich menschliche Gewohnheiten auf alle Lebensbereiche und die Arbeit übertragen.

Die Kaspersky-Studie zeigt einen direkten Zusammenhang zwischen menschlichen Gewohnheiten, wie beispielsweise der Ordnung im Kühlschrank, und dem persönlichen Umgang mit beruflichen Daten und Dokumenten auf. So schätzte 16 Prozent der befragten deutschen Büroangestellten den Inhalt ihres Kühlschranks als wenig bis überhaupt nicht strukturiert und organisiert ein und gab dasselbe auch für ihren Umgang mit gespeicherten Geschäftsdaten zu Protokoll.

(Quelle: Kaspersky)

Andererseits führen 82 % der deutschen Büroangestellten mit organisiertem Kühlschrank auch ein organisiertes digitalen Leben.

„Da das Datenvolumen exponentiell zunimmt, sollten Geschäftsverantwortliche verstärkt auf Ordnerwüsten und das dadurch entstehende potenzielle Sicherheitsrisiko achten", rät Maxim Frolov, Vice President of Global Sales bei Kaspersky Lab. „Natürlich lässt die Organisation des eigenen Kühlschranks keine automatischen Rückschlüsse auf ein korrektes Verhalten bezüglich Sicherheitsverletzungen zu. Strukturiertes Verhalten jedoch auch auf den Umgang mit digitalen Daten und Dokumenten zu übertragen, steigert die Widerstandsfähigkeit gegenüber Cyberbedrohungen definitiv. Deshalb müssen Mitarbeiter unbedingt darüber aufgeklärt werden, wie sie digitale Assets am besten verwalten. Darüber hinaus sollte ein einfacher, aber wirksamer Cyberschutz vorhanden sein, der die Komplexität nicht erhöht, sondern reduziert."

Kaspersky-Tipps: Wider dem Datenchaos im Unternehmen

Ob aus Versehen oder in vollem Bewusstsein: um das durch nachlässige Mitarbeiter verursachte Datenchaos zu bereinigen – und einen geeigneten Umgang hinsichtlich nachvollziehbarer Speicherorte und klar definierter Zugangsrechte zu ermöglichen – empfiehlt Kaspersky Lab die folgenden Maßnahmen:

• Mitarbeiterschulungen zur Cybersicherheit vermitteln praktische Fähigkeiten für die tägliche Arbeit. Hier schlägt das Unternehmen naheliegender weise die Kaspersky Automated Security Awareness Platform vor.
• Das Personal sollte immer wieder daran erinnert werden, wie wichtig es ist, die Grundregeln der Cybersicherheit zu befolgen. Auch um bereits erlernte Fähigkeiten nicht wieder zu verlieren. Dies kann beispielsweise durch Poster mit Tipps im Büro erreicht werden.
• Regelmäßige Backups wichtiger Daten zur Sicherung von Unternehmensinformationen sowie Aktualisieren von IT-Geräten und -Anwendungen zur Vermeidung bisher nicht-gepatchter Schwachstellen.
• Einsatz einer Sicherheitslösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine einfache Verwaltung mit einem umfassenden Portfolio bewährter Schutzfunktionen kombiniert – passend wäre in diesem Kontext die Kaspersky Endpoint Security Cloud.

Der Bericht „Digitalen Datenmüll aus dem geschäftlichen Alltag verbannen" (Englisch) hält weitere Informationen bereit. Die Vogel Communications Group hat das Thema kürzlich auf it-business.de aufbereitet. Schönen Sonntag, und Montag wird der Kühlschrank inspiziert. (via)

Hintergrund zur Studie: Kaspersky Lab beauftragte das Meinungsforschunginstitut OnePoll mit der Befragung von 7.000 Büroangestellten mit einem Computerarbeitsplatz im Zeitraum von Dezember 2018 bis Januar 2019 in Großbritannien, den USA, Frankreich, Spanien, Deutschland, Italien, Brasilien, China, Mexiko, Japan, Malaysia, Südafrika, Russland und der Türkei.