[English]Ich stelle mal ein Thema zur Diskussion im Blog, um ein Bild zu bekommen, ob das Problem weiter verbreitet ist. Es geht um die Suche in Microsoft Outlook, wenn diese auf sogenannte "Shared Folder" ausgeweitet wird. Ein Administrator hat mich vorige Woche kontaktiert und berichtet von Problemen. Das Problem lässt sich durch Umstellen auf den "Exchange Cache-Modus" lösen.
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Problem mit der Share Folder-Suche
Über "Shared Folder" können Nutzer in Microsoft Outlook Ordner mit anderen Nutzern teilen – Microsoft beschreibt dies für Exchange-Konten in diesem Support-Beitrag. Blog-Leser Thomas J. schrieb mir vorige Woche, dass er in seiner Umgebung Meldungen von Nutzern bekommen hat, die eine kaputte Suche in diesem Bereich reklamieren. Hier seine Beschreibung:
Hallo Herr Born,
bei uns häufen sich seit Tagen die Reklamationen, dass die Suche in Outlook in freigegebenen Postfächern nicht mehr funktioniert.
Als Suchergebnis wird lediglich angezeigt: „Die Suche kann nicht ausgeführt werden". Selbst eine neue Indexierung brachte keine Lösung.
Aufgetreten ist dieses Problem mit den Office-Versionen 2016,2019 und 2021, wie Thomas mir mitteilte. Als Grundlage wird noch ein Microsoft Exchange 2016 On-Premises verwendet. Die Suche im persönlichen Postfach funktionierte bei den betroffenen Benutzern dagegen ohne Probleme. Hier die Frage, ob sonst noch jemand von diesem Effekt betroffen ist?
Workaround: Änderung der Konteneinstellungen
Thomas hat dann etwas experimentiert und probiert, und einen Workaround in Form einer Anpassung der Konteneinstellungen herausgefunden, den er folgendermaßen beschreibt:
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Erst durch eine Änderung der Konteneinstellungen für den Exchange-Cache-Modus, ist die Suche für die freigegebenen Postfächer wieder funktionsfähig.
Obiger Screenshot zeigt die betreffende Option auf der Registerkarte. Nach Deaktivierung der Option Freigegebene Ordner herunterladen funktionierte die Suche wieder. Vielleicht hilft der Tipp ja weiter – danke an Thomas für den Tipp.
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Das Problem haben wir schon seit der Umstellung auf O365 immer mal wieder gehabt. Erst waren es nur größere Mailboxen, je nach Office Build dann aber immer mehr unabhängig von der Größe. Durch setzen der GPO ( müsste das selbe sein ) haben wir ruhe.
Microsoft Outlook 2016/Outlook Options/Delegateshide
Disable shared mail folder caching Enabled
Nicht, dass ich bei dem genannten Problem Hilfe anbieten könnte. Meine Erfahrung mit der Outlook-Suche ist allerdings, dass diese *noch nie* verlässlich funktioniert hat, völlig egal, ob der Indizierungsstatus unvollständig oder vollständig war.
Die Überschrift könnte durchaus lauten:
"Outlook: Suche kaputt? (1997-2023)" :-\
Stimmt so nicht. Bis einschließlich Outlook/Exchange 2010 war die Suche ganz passabel, erst danach wurde es richtig schlimm.
Ausnahmen bestätigen die Regel. Und genau mit der 2010er Professional haben wir hier den größten Mist erlebt. Es wurden sehr häufig nicht alle E-Mails gefunden, auf die ein Suchbegriff definitiv gepasst hat. Schlimmer noch: mittels Anpassung des Suchbegriffs wurden immer andere Teilmengen des gesamten Trefferraumes gefunden. Erklären konnte ich das den Nutzern nicht. Nur den Rat geben, der Suche nicht zu trauen und lieber nochmal selber in möglichen Ordnern nachzusehen und nach unterschiedlichen Merkmalen (Erhalten, Von, Betreff) zu sortieren und zu gruppieren.
Wir haben O365 mit Exchange 2016 und die Suche im eigenen Postfach ist blitzschnell, sofern ich nicht gerade per VPN angebunden bin. Auch in Shared Folders funktioniert es, mache ich aber selten daher kann ich jetzt nichts zur Performance sagen. 4-stellige Anzahl Accounts auf Exchange.
Kommt mir der Artikel in den Sinn, wo MS indirekt empfiehlt den Cache für shared zu deaktivieren: https://learn.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/data-files/by-default-shared-mail-folders-are-downloaded-in-cashed
Und bei 2016 Rx die Suche über den Index. Sprich mit O19/21 kann dies auch zu Problemen bei der Suche führen
Vermehrte Meldungen liegen bei uns nicht vor. Es ist aber schon so, dass die Suche hin und wieder Probleme verursacht.
Anmerkung: Freigegebene Postfächer (shared mailboxes) sind an sich nicht ganz das Gleiche wie öffentliche/freigegebene Ordner (shared folders).
Wenn ich in einem mir freigegebenen, öffentlichen Ordner etwas suchen will, kann ich das nicht gleichzeitig mit der Suche in meinem Postfach machen. Das eingebundene freigegebene Postfach, wird hingegen gleichzeitig durchsucht.
Hallo Zusammen,
wir haben dieses (oder ein ähnliches) Problem ebenfalls seit einigen Tagen, bei Nutzern.
Wir haben zuerst vermutet, dass das Problem aus dem umbenennen unserer Shared Mailboxen stammt, vielleicht könnte die Ursache woanders liegen.
Wir benutzen überall bereits den Cache-Modus.
Ein Workaround, der bei uns funktioniert (jedoch bei jedem Nutzer individuell ausgeführt werden muss) ist das zurücksetzen des Index.
Folgende Schritte haben bei uns geholfen:
1. Microsoft Outlook starten
2. In die Optionen navigieren.
3. Den Reiter "Suchen" öffnen.
4. Auf den Button "Indizierungsoptionen…" klicken.
5. In dem neuen Fenster "Microsoft Outlook" auswählen.
6. "Erweitert" klicken (Erfordert Adminrechte)
7. Unter "Problembehandlung" bei "Index löschen und neu erstellen" auf "Neu erstellen" klicken.
8. Nach ca. 1-2 Stunden die Suche nochmal testen.
Bei uns hat diese Methode geholfen, jedoch muss dazu ein Admin auf jedem betroffenen Gerät diese Schritte ausführen. Zudem könnte in dieser Zeit die gesamte Outlook-Suche eingeschränkt sein.
Folgende Informationen zu uns:
– Wir haben kurz vor dem auftreten des Problems alle Anzeigenamen der geteilten Postfächer geändert.
– Wir benutzen Microsoft Azure und M365 (kein lokales Exchange).
Eine alternative Lösung bei uns wäre das entfernen und neu hinzufügen der Postfachberechtigungen, im Adminportal, da dass entfernen des Postfachs und neu hinzufügen in Outlook den Index neu generieren würde.
Wie gesagt, ich bin mir nicht sicher, dass die Probleme identisch sind, aber vielleicht hilft unser Workaround auch anderen.
Das ewige Problem mit der Suche in Outlook…
Wenn man ein On-Prem Exchange hat, ist das einfachste noch immer, eine normale Mailbox anzulegen und diese als eigenen/zweiten Account in Outlook einbinden.
Es gab da mal einen schönen Artikel bei Microsoft über welche Outlook Suchen in welchem Ordnertypen funktionieren [sollten]. Da haben sie aber vor kurzem einen Redirect auf einen anderen nichtssagenden "FAST Search" Artikel hinterlegt.
die Search Scopes von 2013 treffen auch Großteils auf 2016/2019 zu
http://web.archive.org/web/20230327011123/https://techcommunity.microsoft.com/t5/outlook-global-customer-service/understanding-search-scopes-in-microsoft-outlook/ba-p/428841
für Outlook 365 gibt es wieder eigene "Regeln"
https://techcommunity.microsoft.com/t5/outlook-global-customer-service/how-outlook-for-windows-connected-to-exchange-online-utilizes/ba-p/1715045
Das klingt jetzt wie ein billiger Trollversuch, aber bei mir hat noch nie irgendeine Suche in irgendeinem Ordner bei Outlook funktioniert. Klar, die macht irgendwas, aber sie findet nichts, obwohl die Suchworte korrekt wären. Ich wechsele extra zu einem anderen Mail-Client, wenn ich wirklich mal was finden muß.
Da kann ich mich auch nur anschließen, die Outlook Suche war immer eine Katastrophe. Auch virtuelle Suchordner in den freigegebenen Postfächern ist nicht besser.
Was mir aber mit dem neuen Office Update (Version 2307 Build 16.0.16626.20086) negativ aufgefallen ist, einen Kontakt aus Outlook heraus mit einem rechtsklick über die Teams Telefonie anrufen funktioniert nicht mehr. Andere Testsysteme die das Update noch nicht haben, können über den rechtsklick einen Kontakt anwählen.
Ergänzung: mit der neuen Outlook Ansicht funktioniert das anrufen wieder! Ich nehme an, Microsoft drängt so langsam in die neue Outlook Ansicht ;-)
Ich denke an die guten alten Zeiten: Commodore C64, ZX81, MS DOS 6.22, Windows 3.11 Da war die Generation Gewissenhaft am Werk. Heute agiert die Generation Handy plus Copy und Paste. Bugs, Fehler, kaputte Routinen, … . Unerträgliche Zustände!
Dass die Outlook Suche nicht zuverlässig arbeitet fällt mir immer wieder mal auf.
Letztens allerdings ebenso beim Startmenü von Windows 11.
Ein Benutzer hat "xyz" eingegeben und es wurde "yxz Support" gefunden, jedoch nicht "xyz Enterprise", obwohl es diesen Eintrag definitiv im Startmenü gab.
Danach öffnete ich diesen Eintrag einmal manuell aus dem Startmenü und danach fand er es auch wieder bei der Suche.
Bei uns haben sich so viele Probleme, unter anderem auch die Suche, von alleine gelöst als wir den Exchange Cache Modus vollständig deaktiviert haben.
Seitdem werden auch neue Emails sofort angezeigt und nicht erst nach 10-15 Minuten.
Vorraussetzung ist natürlich eine stabile INet Verbindung.
Zwei Arbeitsplätze hier (Office 365, Exchange 2016) sind auch betroffen. Das große Problem daran ist, dass ich wg. eines anderen Problems die Einträge DisableServerAssistedSearch 1 und DisableServerAssistedSuggestions 1 in der Registry drin habe. Damit beißt sich der aktuelle Workaround und ich kann dann gar nichts mehr suchen. Ein paar Wochen davor hatte ich übrigens noch ein Problem mit der Outlook-Suche, wo man den Index im Server neu aufbauen musste. So langsam frage ich mich, was die bei Microsoft machen. Gerade als Suchmaschinenbetreiber sollte man sich doch mit Suchfunktionen auskennen oder?
Ich hab einen Workaround gefunden. Das ist echt der Knaller. Wenn man über die erweiterte Suche sucht geht alles ganz normal. Die Experten von Microsoft haben offenbar das eigentliche Suchfeld zerschossen! Vielleicht ein Fehler der Autovervollständigung oder so. Witzig ist, dass dies aber halt nur auf den freigegebenen Postfächern passiert aber nicht auf den eigenen Postfach.
Heute geht plötzlich alles wieder. Das wurde aber nicht durch das Janaur-Update vom 09.01.2024 behoben (Ich achte penibel darauf, da mir das Problem viel Extraarbeit beschert). Warum und wieso das plötzlich wieder geht und normal funktioniert kann ich nicht nachvollziehen. Es geht vermutlich erst seit ein paar Tagen.
Ich tippe darauf, dass da vieles über serverseitige Scripte geregelt wird – und was Microsoft dort im Hintergrund werkelt, wird ja i.d.R. nirgendwo erwähnt.
Guten Tag Zusammen,
wir haben das Problem auch, bei einigen Usern. Ca. 10.
Alle anderen Suchen nicht in freigegebenen Postfächern, aber ich denke das Problem tritt dort auch auf.
Vorerst haben wir auch für die shared Mailbox den Cache-Modus abgeschaltet.
Scheinen alle Office Versionen betroffen zu sein. Im Einsatz sind 2016,2019 und 2021.
VG
Bei uns ist das damals nach der Exchange Migration von 2010 auf 2016 aufgetreten. Lustigerweise nur bei einzelnen Benutzern. Hab dann halt schnell das Outlookprofil neu angelegt.
Hallo!
Auch bei uns ist das Problem seit einigen Tagen existent, betrifft aber nicht alle Benutzer. Deaktivierung des Caches brachte die Lösung.
Danke!
Ich kann die Frage im Titel des Artikels für mich mit einem klaren JA beantworten. Es wird Office365-Enterpise benutzt mit einem On-Premise Exchange-2016. Die Suche im Haupt-Postfach funktioniert, aber im Shared-Postfach reagiert nix, wenn ich die Enter-Taste im Suchfeld drücke. Lösung: Office-365 mit Current-Update-Channel deinstalliert und neu installiert mit Semi-Annual-Update-Channel. Die Suche funktioniert sofort im Shared-Postfach ohne den Workaround. Durch den gewechselten Update-Kanal ist eine ältere Feature-Version aktiv.
Vorher: Version 2308-16.0.16731.20182
Nachher: Version 2302-16.0.16130.20754
https://config.office.com/deploymentsettings
Suchindex-Neuerstellung oder Neueinrichtung des Outlook-Profils brachten keinen Unterschied.
Wir stellen wichtige freigegebene Postfächer wieder auf kostenpflichtige um, damit die Suche funktioniert. Alle anderen Lösungen haben leider Nachteile, sei es Geschwindigkeit, sei es mehr Klicks zum suchen … leider sonst noch keine andere Lösung