[English]Ich stelle mal ein Thema hier als separaten Blog-Beitrag ein, welches seit zwei Wochen auf meiner Agenda steht. Administratoren bekommen ab dem 27. Januar 2025 massive Probleme mit nicht lizenzierten OneDrive-Konten. Diese werden entweder wegen Inaktivität gelöscht oder es wird teuer.
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Erster Hinweis auf OneDrive-Lizenzproblem
Ich bin zum 7. Januar 2025 bei The Register erstmals im Artikel The unlicensed OneDrive free ride ends this month auf das Thema gestoßen. Die Botschaft ist kurz und knapp: Ab dem 27. Januar 2025 macht Microsoft eine Ankündigung aus 2024 wahr.
Ab dem 27. Januar 2025 wird jedes OneDrive-Benutzerkonto, das länger als 93 Tage nicht lizenziert ist, den folgenden Maßnahmen unterzogen:
- Nicht lizenzierte OneDrive-Konten, die einer Aufbewahrungsrichtlinie, einem Aufbewahrungszeitraum oder einer rechtlichen Sperre unterliegen, werden 93 Tage nach der Lizenzentfernung automatisch archiviert.
- Nicht lizenzierte Konten, die unter keine Aufbewahrungsrichtlinie oder nicht unter eine rechtliche Sperre fallen, werden 93 Tage nach der Lizenzentfernung in den Papierkorb verschoben.
Während diese im ersten Punkt erwähnten archivierten Konten für Administratoren über die Verwaltungstools sichtbar bleiben, haben aber weder Administratoren noch Endbenutzer Zugriff auf ihre Inhalte. Der Zugriff bleibt so lange beschränkt, bis die Administratoren bestimmte Maßnahmen (sind kostenpflichtig) zur Reaktivierung ergreifen.
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Diese Änderungen gelten nicht für EDU-, GCC- oder DoD-Kunden gelten.
Was sind unlizenzierte Konten?
Nicht lizenzierte OneDrive-Konten sind keinem Microsoft 365- oder Office 365-Abonnement der betreffenden Organisation zugewiesen. Ein OneDrive-Konto kann unlizenziert werden, wenn die Lizenzierung nicht aktiviert wurde oder abgelaufen ist, schreibt Microsoft.
The Register merkt an, dass ein unlizenziertes OneDrive-Konto entstehen kann, wenn ein Benutzer eine Organisation verlässt und aus dem SharePoint-Admincenter gelöscht wird, oder ein Administrator die Lizenz entfernt, ohne das OneDrive-Konto zu löschen.
Im Artikel von The Register wird angemerkt, dass ein unlizenziertes OneDrive-Konto bisher ein raffiniertes Schlupfloch darstellte, um Daten auf unbestimmte Zeit kostenlos zu speichern. Wurde eine Lizenz für einen Benutzer deaktiviert, weil dieser ausgeschieden ist, blieben die OneDrive-Daten erhalten, ohne dass Microsoft dafür bezahlt wurde.
Microsoft schreibt dazu, dass "Nicht lizenzierte OneDrive-Konten Sicherheits- und Compliance-Risiken darstellen sowie zu Verwirrung und doppelten Dateien führen." Daher ergreift man die obigen Maßnahmen zum 27. Januar 2025. Administratoren können sich die unlizenzierten OneDrive-Konten in Berichten ausweisen lassen.
Daten werden gebraucht? Es wird teuer
Was ist aber, wenn die OneDrive-Konten ohne Lizenzierung aus bestimmten Gründen weiterhin zugreifbar bleiben müssen? Bereits im oben verlinkten The Register-Beitrag findet sich die Information, dass ein Kunde, der dieses Konto reaktivieren möchte, dafür 0,60 $/GB zahlen muss. Anschließend werde eine monatliche Gebühr von 0,05 $/GB für alle nicht lizenzierten Konten fällig.
Blog-Leser Werner P. hat mich vor wenigen Stunden kontaktiert, weil er ebenfalls auf das Thema gestoßen ist und merkte an: "Ich bin gerade über einen 'unschönen' Sachverhalt bzw. über eine Änderung bei Microsoft 365 gestolpert. Künftig werden die Firmen für Unlizenziert OneDrive Accounts zur Kasse gebeten".
Werner verlinkte dabei auf den Beitrag Microsoft 365 Customers can face Hefty Costs Starting January 27, 2025 Due to Unlicensed OneDrive Accounts von (MVP) Ragnar Heil, der Ende 2024 erschienen ist. Ragnar Heil weist auf die dann auflaufenden Kosten hin, wenn die Inhalt der OneDrive-Konten erhalten und lizenziert werden müssen. Eine weitere Aufschlüsselung des Sachverhalts findet sich auch hier.
Der Blog-Leser merkte in seiner Mail an, dass unlizenzierte Accounts schneller entstehen als man denkt – wurden z.B. Accounts temporär Lizenzen zugewiesen, bleiben die OneDrive Instanzen bestehen, nachdem die Lizenz wieder entzogen wurde. Werner meint, dass das schnell aus dem Fokus der Administratoren. Er hatte hatte in seinem Tenant selbst einiger solcher Instanzen, welche er dann bereinigt hat.
Vielleicht einfach auf dem Radar behalten – oder ist das Thema bei euch längst abgeräumt? Und falls ja, wie löst ihr das mit den Aufbewahrungspflichten für ausgeschiedene Mitarbeiter?
Ergänzung: Der Nachfolgeartikel Detaillierter Zeitplan zum Löschen unlizenzierter OneDrive-Konten enthält noch einige Details.
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Hat das auch Relevanz für privaten OneDrive-Speicher, der niemals mit *365 in Beziehung stand (nur freies Mailkonto bei Outlook-Derivat)?
Important clarification from "Mr OneDrive" Hans Brender: these changes do not apply for OneDrive purchased through Family and Home Subscription due to missing SharePoint and Entra ID.
Quelle: https://ragnarheil.de/alert-microsoft-365-customers-can-face-hefty-costs-starting-january-27-2025-due-to-unlicensed-onedrive-accounts/
Sorry, geht auch auf deutsch:
https://blog.hansevision.com/onedrive-neuegeb%C3%BChrenvermeiden
Gilt wohl nur für Business-Konten.
Sollte es eigentlich nicht, dein Privates OneDrive Konto ist ja über deine Win10/Win11 lizenziert…
Sagt wer? Was ist mit den Leuten die nur einen MailAccount von outlook.com haben und mit mac arbeiten. Vielleicht installieren die sich OneDrive oder eben auch nicht. Sie werden dank des freien MailAccounts damit zwangsbeglückt.
nein
Also 100 unlizenzierte Konten à 1 TB kosten 5.120 $/Mon., macht 51,20 $/Mon./Konto
Eine aktive Lizenz OneDrive for business mit 1 TB kostet aber nur 5,00 $/Mon. laut MS-Website.
Seltsam, sehr seltsam …
Und jetzt? Du hast nicht bezahlt, willst deine Daten also Geld.
früher nannte man das Nötigung oder Schutzgeld-Erpressung, heute ein legitimes Microsoft Geschäfts- Modell?
Hmm? Microsoft will Geld für genutzten Speicherplatz? SCHWEINE!
@Topic. Verstehe das Problem nicht, Postfächer werden auch nach 30 Tagen ohen Lizenz gelöscht (wenn nicht auf shared-mailbox umgestellt). Wer die Onedrivedaten wirklich dauerhaft benötigt kauft halt die 4,90 Euro-Lizenz pro Monat?
Problem für uns gelöst
a) Disabled Accounts wandern im AD in eine nicht synchronisierte OU, damit werden die Zwillinge im Entra ID sauber gelöscht
b) 1* Monat trotzdem auf die SharePoint Seite mit den OD Report anschauen ;-)
c) Mit Keepit für die SaaS Datensicherung ist eine Retention von 99 Jahre by Default drin, daher sind die 10 Jahr oder noch länger wie z.B. Bau- und Ingenieurrecht mit MIN 30 Jahre gesichert
Ob das bei Family Accounts auch mal kommt?
Ich brauche nämlich nur 3 Lizenzen der insgesamt 6. Deswegen habe ich einen extra Microsoft Account gemacht, der nur immer wieder mal einloggt um Online zu sein, aber ansonsten nur dafür verwendet wird das ABO zu kaufen, welches ohne Verlängerungen gekauft wird.
Grund für diese Arbeitsweise – dieser Account hat absolut keinen Content und sollte somit von irgendwelchen Microsoft Account deaktivierungs KI läufen verschont bleiben. Sollte er dennoch mal betroffen sein, geht nichts an Daten verloren.
Solange dein Family-Abo aktiv ist, hast du 1 TB; wenn es gekündigt ist, bekommst du kurz vorher die Meldung, dass du auf 5 GB runterfällst.
Das mit dem Extra-Account hatte ich auch, man weiß ja nie bei KI ;-)
Denk nochmal nach, ob das logisch ist, was du da machst… Die Family-Lizenzen hängen zusammen und möglicherweise werden die in Sippenhaft genommen wenn ein Account irgend einen Shice macht. Gerade komplett leere Accounts mit nur ganz wenigen Aktivitäten können sehr verdächtig sein!
Ich verwende die beiden letzten Family-Accounts auch für Pseudo-User (wir sind ansonsten zu viert) um ganz wichtige Sachen (z.B. Verträge, Urkunden, …) in ZIP passwortgeschützt und innendrin nochmal verschlüsselt zusätzlich zu einer lokalen Sicherung regelmäßig nochmal auf dem OneDrive zu sichern, ohne dass es mir im normalen Account Platz weg nimmt oder dort versehentlich gelöscht werden kann.
Verstehe den use case nicht.. wenn ich eine Lizenz entzogen habe greifen mittlerweile 60 statt 30 Tage, in denen Daten aufbewahrt werden. Überschreite ich das, gehe ixh das Risiko ein, dass Daten gelöscht werden.
Im Falle von legal hold wird dann archiviert, sonst gelöscht. Welchen use case deckt also der fall hier ab? Bzw. wo liegt das Problem?
Ich stelle mal eine Antwort hier als separaten Eintrag ein.
One Drive war anno XP die Eintrittskarte zu "Cloud" durch das Dateisystem.
Und Nadella-MS hat es geschafft das Leute "Cloud" sagen wenn sie SaaS meinen, nicht wegen One-Drive eher trotz. Jetzt schätzen sie ihre Markmacht so ein das sie die Daumenschrauben anziehen und warum auch nicht bei all den Affen die in ihre Handys starren.