[English]Heute noch ein Sammelbeitrag zu Problemen, die mir im Umfeld von Microsoft 365 (Outlook 365), Outlook 2024 und Exchange Online so in letzter Zeit von Lesern oder im Internet untergekommen sind. Von temporär verschwindenden Terminen oder Teile von E-Mail-Signaturen, bis hin zu nicht zustellbaren Mails an Strato ist alles dabei.
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Exchange Online-Mails an Strato nicht zustellbar
Nico hat mich die Tage per Mail kontaktiert und schrieb unter dem Betreff "Mails von Exchange Online/M365 an Strato werden als Spam abgelehnt – kommt Ihnen das bekannt vor?", dass er Probleme habe, E-Mails von seinem Exchange Online-Tenant zu Empfängern bei Strato zu senden.
Seit einigen Wochen werden E-Mails, die von der Firma über den Exchange Online-Tenant an Strato versendet werden, als Spam markiert und abgelehnt. Nachfolgend die Strato-Server-Rückmeldung (mit verfremdeten Domains):
Bei der Methode zur Behebung wird vorgeschlagen, die Nachricht zu modifizieren oder die Art zu senden gemäß dem Artikel Bulk E-mailing Best Practices for Senders Using Forefront Online Protection for Exchange zu versenden.
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Sofern das Problem weiterhin auftritt, sollen sich die Absender auf einem anderen Weg (z. B. telefonisch) an den Empfänger der Mail wenden, und diesen bitten, seinen Administrator zu veranlassen, die blockierte E-Mail-Adresse oder den Domänennamen der Liste der zugelassenen Absender hinzuzufügen.
Als weitere Informationen für E-Mail-Administratoren wurde noch der Statuscode: 550 5.7.350 genannt. Es heißt weiter von Strator: Als Office 365 versucht hat, die Nachricht an den Empfänger (außerhalb von Office 365) zu senden, hat der E-Mail-Server des Empfängers (oder der E-Mail-Filterdienst) vermutet, dass es sich bei der Nachricht um Spam handelt. Hier die Details der ursprünglichen Nachricht
Erstellt am: 07.02.2025 11:51:14
Absenderadresse: xx@greenlife.de
Empfängeradresse: Strato-DomainBetreff: WG: 06343
FehlerdetailsFehler: 550 5.7.350 Remote server returned message detected as spam -> 550 5.7.1 Refused by local policy. No SPAM please! (B-EX 149500::1738929075-3479EE4A-46ED68A3/10/62237945161) see https://www.strato-hosting.co.uk/faq/product/why-are-my-emails-not-being-delivered
Nachricht abgelehnt von: smtpin.rzone.de
Benachrichtigungsdetails
Gesendet von:
BEZP281MB2198.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM
Nachrichtenhops
HOP UHRZEIT (UTC) VON ZU MIT RELAYZEIT
1 07.02.2025 11:51:14
BE0P281MB0259.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM
BE0P281MB0259.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM
mapi * 2 07.02.2025 11:51:14
BE0P281MB0259.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM
BEZP281MB2198.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM
Microsoft SMTP Server (version=TLS1_2,
cipher=TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_256_GCM_SHA384)
* –
Der Leser schreibt, dass die DNS-Einträge o.ä. nicht geändert wurden, SPF, DKIM und DMARC sind gesetzt. Das Phänomen tritt kunden-/lieferantenübergreifend, ohne scheinbaren Indikator, auf. Ein IT-Dienstleister, der für die IT des Unternehmens arbeitet und ebenfalls bei Strato hostet, konnte das Problem bei sich jedoch nicht nachstellen (Mail von uns an ihn gingen ohne Probleme durch).
Mir ist noch kein ähnlicher Fall bekannt. Der Leser fragt, ob sonst noch jemand das Verhalten kenne.
Vergisst Outlook temporär Termine?
Blog-Leser Volker hat mich in der ersten Februar 2025-Woche per E-Mail kontaktiert, weil er auf einen merkwürdigen Vorgang gestoßen ist. Er ist sei seit 2018 in Behandlung bei einem Arzt. Die Termine hat er sich in Outlook als Serientermin eingetragen. Im Jahr 2021 habe er scheinbar die Terminserie schon mal neu angelegt, vermutet er.
Plötzlich bekam er in Microsoft Outlook "aus dem Nichts" die in obigem Screenshot abgebildete Terminabsage als E-Mail. Zum 8. Februar 2025 wurden alte Termine von Juni 2021 bis Dezember 2024 "abgesagt". Der Leser schrieb dazu: "Wie es scheint, hat Outlook eine alte (aber immer noch aktuelle) Terminserie gecancelt." Alle Termine dieser Serie sind aus seinem Office 365-Kalender verschwunden. Der Leser ist sich sicher, nichts selbst gelöscht zu haben und fragt sich, ob das normal sei oder ob Microsoft da seine Hände im Spiel gehabt habe?
Einen Tag später wurde es noch kruder, denn Volker bekam die in obigem Screenshot gezeigte Nachricht. Es wird angegeben, dass 27 Instanzen der Terminserie einen Konflikt mit anderen Terminen im Kalender verursachen. Er solle doch die Terminserie zusagen oder ablehnen. Es sind wohlgemerkt alles Termine, die in der Vergangenheit. Hat irgend jemand aus der Leserschaft das schon mal gehabt oder eine Erklärung für?
Outlook 2024 Signatur verschwindet
Auf Administrator.de bin ich kürzlich auf den Thread Outlook 2024 – Signatur verschwindet gestoßen. In einem Unternehmen ist man im Januar 2024 von Microsoft Office 2016 auf Microsoft Office 2024 LTSC umgestiegen.
Nun fiel mehreren Nutzer auf, dass das Logo aus der Mail-Signatur des Unternehmens fehlte. Und es war nur noch eine der beiden Signaturen im Konto bearbeitbar, die andere war unter Signaturen schlicht verschwunden. Bei der Analyse fand der Administrator heraus, dass unter
%appdata%\microsoft\signatures\SIGNATURNAME-Dateien
die entsprechenden .png-Bilder gelöscht worden waren. Mir war im Hinterkopf, dass ich das Thema schon mal im Blog hatte – die Erkenntnis damals war, dass die Signaturen mit der Cloud synchronisiert wurden und sich so gegenseitig beeinflussen. Ich hatte dies im Blog-Beitrag Outlook: Problem mit Signatur Synchronisierung durch Cloudspeicheroptionen schon mal 2023 angesprochen.
Das wird dann auch durch einen Nutzer auf administrator.de bestätigt, der schrieb, dass neuere Outlook -Versionen die Signatur und andere Einstellungen gerne in der Cloud synchronisieren, sofern ein entsprechendes Cloud-Konto in Windows vorhanden ist. Das lässt sich in den Outlook-Einstellungen festlegen.
Ist aber laut Aussage des Betroffenen im betreffenden Fall nicht zutreffend, d.h. es gibt keine Microsoft-Konten. Möglich wäre noch, dass eine RoamingSignature eine mögliche Fehlerquelle ist (Erklärung zu Roaming Signature hier). Das sollte sich durch einen Eintrag im Registrierungsschlüssel:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup
abschalten lassen. Dort den 32-Bit-DWORD-Wert:
DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle
auf 1 setzen. Microsoft Outlook muss neu gestartet werden, um die Einstellung wirksam werden zu lassen (siehe auch hier und hier). Vielleicht hilft es.
Ähnliche Artikel:
Outlook 365: Signaturen verschwinden einfach (August/September 2023)
Outlook verwendet plötzlich alte Signaturen
Outlook: Problem mit Signatur Synchronisierung durch Cloudspeicheroptionen
Outlook 365-Bug: Signatureingaben werden beim Erstellen einer Mail automatisch eingegeben
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Sieht für mich so aus wie das klassische Problem, dass einer der MS Ausgangsserver mal wieder auf einer Blacklist gelandet ist, die Strato abfragt. Das kommt ja immer wieder vor, das kann weder der Absender noch der Empfänger beeinflussen, es sei denn man könnte bei Strato eine Whitelist pflegen und da die MS Server drauf eintragen. Ansonsten hat man da gelinde gesagt einfach Pech gehabt.
Vor 1,5 Monaten gab es das gleiche auch mal bei bei Empfängern mit web.de und GMX Adressen. Mails wurden erstmal wegen SPAM nicht angenommen. Exchange hat dann jede Stunde nochmal versucht die Mail zuzustellen und nach 8-9 Stunden wurden die Mails dann endlich von web.de und GMX angenommen. Konnte man genau im Anlaufprotokoll nachvollziehen. Die Beschwerden landen natürlich trotzdem bei der internen IT, Kunde wartet dringend auf Angebot, es kommt nicht beim Kunden an, etc.
Aber die IT kann daran nichts ändern.
Langfristig schon: Eigenen Mailserver betreiben, anstatt den Cloudserver zu nutzen den man mit tausenden Nutzern teilt. Dann kann es auch nicht passieren dass irgendeiner der 'Mitnutzer' auffällig wird und daher der Server geblockt wird.
Sowas erzählen einem natürlich die 'Berater', die Cloudzugänge verkaufen nicht.
Wir haben 2025. Ich bezweifle, dass du heutzutage noch eine IP-Adresse mit ausreichender Reputation bekommst.
Die Spamlisten-Anbieter hauen inzwischen ganze Ranges in die Blocklist. Wenn also links oder rechts von deiner IP jemand rumspammed, kannst du nichts dafür, du landest aber trotzdem auf der Liste.
Bei einem Cloud-Anbieter hast du den Vorteil, dass er auf eine IP umspringen kann, die vielleicht noch nicht auf der Liste ist.
Ich stimme Werners Aussage vollständig zu.
Wer im Jahr 2025 nicht mehr in der Lage ist, einen eigenen Mailserver zu betreiben, sollte ernsthaft überlegen, ob das der richtige Beruf für ihn ist. // Wenn das so weitergeht, kann 2030 kein IT-Azubi mehr einen DNS-Record setzen, weil er gar nicht mehr weiß, was das ist… //
Diese ganzen Big-Hyperscaler-Probleme Woche für Woche sind einfach nur ein Krampf.
Gott sei Dank habe ich damit nicht viel zu tun.
@Tobias: Puh, starke Aussage, aber wenig Wahrheit. IP-Reputationen kannst du mühsam selbst verbessern oder dir bei deinem Business-Anschluss auch eine andere zuweisen lassen.
Auch kannst du dir bei Serverhostern ohne großen Aufwand andere IPs zuweisen lassen.
Wer natürlich keine Lust hat, sich mit der Technik auseinanderzusetzen und lieber auf wöchentliche Überraschungen mit bedenklichen Abhängigkeiten zu Ländern steht, die sich politisch immer weiter von der EU entfernen, ist in den sogenannten Wohlfühl-Clouds bestens aufgehoben.
Und wenn dann mal wieder einer der Ausgangsserver von MS365 auf einer Blacklist steht, dann hat er halt Pech und wir blocken ihn. 😉
Schönen ticketreichen Tag allen!
Bei einem Cloud Anbieter hast du eher das Problem, dass du das Problem nur aussitzen kannst, du hast keine Chance irgendwas zu machen. Speziell bei EXO hast du als Absender keine Möglichkeit, den Ausgangsserver zu beeinflussen. Da hilft dann nur abwarten oder Mail noch mal neu schicken und hoffen, dass dann ein anderer Server genutzt wird.
Bei eigener IP kannst du entweder auf eine andere wechseln, wenn vorhanden, oder aber den Blocklistbetreiber kontaktieren. Die nehmen einen dann normalerweise recht schnell wieder runter. Und feste IPs von Businessanschlüssen landen in der Regel auch nicht auf Blocklisten, wenn man darüber nicht anfängt Bulk-Mails zu versenden.
Vielleicht noch nicht auf der Liste? Das akzeptiere ich vielleicht bei ner Testumgebung.
Ich habe hier jetzt seit über einem Jahrzehnt absolut Null Probleme mit dem Mailversand, was diese Problematik angeht. Wenn mal was nicht rausgeht, ist es entweder zu groß, oder der Empfangsserver hat ein Problem.
Zudem gibt es noch das Problem der Datensicherheit: Üblicherweise sind die meissten Mails nur transportverschlüsselt. Wenn also der Absender und Empfänger eigene Mailserver betreiben, kommt da kein Aussenstehender dran.
Verschicke ich alles über nen Cloudanbieter, sieht der auch alles. Finde ich nicht erstebenswert.
Also @web.de und @gmx.de Adressen haben bei uns regelmäßig gerne mal 12h Verzögerung bei der Zustellung, das sind die, und fast nur die (!), die rot im Mail-Spool landen und schon kommt wieder ein Anruf, dass unser Mail-System ja angeblich so langsam wäre – ätzend. Aber keine Sorge, spätestens am nächsten Tag, nach zig Zustellversuchen wird deren "Policy" überwunden … Sowas nennen die Damen SPAM-Abwehr und der gefährliche tatsächliche SPAM kommt im Moment massenweise über …eu-north-1.amazonaws.com -Server, aber der wird natürlich nicht geblockt – wo ist die angebliche "KI", wenn man sie braucht.
Könnte das Strato Problem auch mit den geänderten DKIM Einträgen zusammen hängen? (Siehe den Artikel von gestern https://www.borncity.com/blog/2025/02/19/microsoft-hat-dkim-wert-zum-signieren-von-mails-in-office-365-angepasst/ )
Dann müsste die Fehlermeldung meiner Meinung nach eine andere sein und direkt auf DKIM hinweisen. Die Meldung oben kommt in der Regel, wenn der Absenderserver auf einer Blackliste steht.
Mit Terminen gab es bei uns immer mal Probleme in Outlook. Nicht oft, aber schon alle paar Jahre mal wieder. Wir hatten auch mal einen Fall, dass einfach ein Termin gecancelt wurde weil es irgendeinen Konflikt gab. Warum haben wir nicht rausgefunden. In dem Fall führe das ach zu Problemen, weil der Termin nicht mehr im freigegebenen Kalender aufgeführt war…
Klingt wieder wie ein Problem, was sich durch alle Outlook-Versionen zieht.
Ich persönlich, auch wegen den Erfahrungen mit Outlook, trage Termine wirklich analog (noch mal) in einen Jahreskalender. Das klingt total lame, aber da müsste schon das Haus abfackeln damit die Informationen verloren gehen. Auch ist der Überblick besser, weil wenn der Kalender dort hängt wo man immer hinschaut hat man die Termine immer im Blick. Software hat auch oft das Problem, dass man nur eine Benachrichtigung einstellen kann. Man will 2 Tage vor dem Termin benachrichtigt werden, dass es einen Termin gibt aber auch noch mal kurz vorher. Dann ist man aber 2 Tage krank, vergisst die erste Benachrichtigung oder das Endgerät hat kurz vor dem Termin Probleme und man weiß nicht, ob es 9:00 war oder 10:00 Uhr…
das Outlook Termine vergisst, hatte ich immer im verdacht. Ich habe schon Einladungen bekommen, die ich zugesagt hatte und sie aber nie im Kalender erschienen sind oder nie als Reminder aufgegangen sind. Auch waren die Termine lokal nicht auffindbar. Dementsprechenden Mails konnten nur im Mailstore gefunden werden.
Ich hatte immer vermutet, dass Termine, Einladungen oder Notizen im Kalender verschwinden. Neulich, da es etwas "interessanter" wurde, habe ich recherchiert. Lokal war absolut nichts zu finden. Erst im Mailstore konnten Mails mit den zugesagten, aber vermissten Terminen, ausfindig gemacht werden.
Auch verschwindende Signaturen sind kein unbekanntes Phänomen. Das diverse Exchange auf Blacklisten landen… Danke MS für nichts.
Zum Verschwinden der Signatur:
Im Beitrag von 2023 gibt es den Kommentar von ReFe, hier der Auszug, vielleicht hilft es:
"Da in der Kaufversion die Option Cloud Speichern fehlt, kann sie auch nicht im GUI geändert werden.
Durch setzten in der Registrierung von
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup
DisableRoamingSignatures DWORD 1
(Geht auch unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup )
War der Spuk wieder vorbei."
Update: Ich sehe gerade, dass sich der Eintrag stark ähnelt zu dem von Günther bereits geschriebenen Tipp.