Tool zum Fixen kaputter Umlaute in Outlook-Signaturen

[English]Vor einiger Zeit hatte ich hier im Blog das Problem aufgegriffen, dass die Administratoren von Microsoft 365-Nutzern beschäftigt. Sporadisch gehen bei Nutzern Signaturen in Outlook 365 kaputt und es werden keine Umlaute mehr angezeigt, wenn diese Signaturen Cloud-gespeichert sind. Ein französischer Leser hat sich im englischen Blog gemeldet und mich auf Reparaturtool hingewiesen, welches er gerade für das Problem geschrieben haben will.

Das Umlautproblem in Outlook-Signaturen

Kurzer Rückblick auf das Problem, welches ich im Blog-Beitrag Microsoft 365-Problem: Outlook-Signaturen bei Cloud-Speicherung ohne Umlaute aufgegriffen hatte. Ein Administrator beschrieb mir, dass er bei zwei seiner Kunden, die Microsoft Outlook 365 einsetzen, Probleme habe.

Laut seiner Mail kann Microsoft Outlook 365 seit Mitte März 2025 nicht mehr mit den in der Cloud gespeicherten Signaturen umgehen. In den Signaturen werden spontan keine Umlaute mehr dargestellt.

Outlook Cloudspeicheroptionen als Problem?

In den Kommentaren haben sich dann verschiedene Administratoren gemeldet, die dieses Problem sporadisch bei einzelnen Nutzerkonten in Microsoft 365 ebenfalls haben. Es ist also kein Einzelfall. Es könnte mit den Outlook Cloudspeicheroptionen zu tun haben.

In Microsoft Outlook gibt es dafür in der Gruppe Allgemein der Outlook-Optionen die Option Cloudspeicheroptionen. Wird diese Option markiert, legt Outlook seine Einstellungen unter dem Microsoft Konto des Benutzers in der Cloud ab. Die Deaktivierung dieser Option, und die Verlagerung der Signaturen in das lokale Profil haben z.B. bei Martin Feuerstein laut diesem Kommentar geholfen.

Registrierungseintrag gegen Cloud-Speicherung

Blog-Leser Michael Mayr schreibt in diesem Kommentar, dass die Speicherung der Signaturen als Roaming-Signaturen (in der Cloud) mit dem Problem zusammenhängt. In seinem Umfeld unterbindet er diese Roaming-Signatur-Dateien und hat dazu folgende .reg-Datei für die einzelnen Benutzer importiert.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup]
"DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle"=dword:00000001

Noch ein Workaround: Signaturen anpassen

Es sieht (laut Kommentarlage im Blog-Beitrag) danach aus, dass die HTML-Dateien, die zur Speicherung der Signaturen benutzt werden, eine falsche Kodierung für den Zeichensatz aufweisen. In den Kommentaren hat ChiefAdmin in diesem Kommentar seinen Workaround  für dieses Problem kommuniziert. Voraussetzung ist, das Notepad++ installiert ist.

1. In Outlook 365 auf die Registerkarte Datei – Optionen – E-Mail klicken und dann auf das Feld Signaturen bei gedrückter STRG-Taste klicken. Es öffnet sich der Ordner mit den abgelegten Signaturen.
2. Dort mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Signatur HTML-Datei klicken und im Kontextmenü den Befehl "Öffnen mit Notepad++" wählen.
3. In Notepad ++ auf den Befehl Codierung klicken und auf UTF-8 stellen. Danach Codierung auf "Konvertiere zu ANSI" wählen.
4. Die geänderte Signatur in der Signatur-Datei speichern.

Durch diesen Kniff wird die Kodierung der Signatur in der HTML Datei wieder richtig gesetzt. Das muss bei allen anderen HTML-Dateien im Ordner durchgeführt werden.

Ein Tool zum Fixen des Problems

Im englischen Blog hat sich Leser Abneco mit diesem Kommentar gemeldet und schreibt, dass er ein Programm erstellt habe, das Probleme mit der Outlook-Signaturkodierung behebt, die fälschlicherweise als charset=windows-1252 interpretiert werden. Dieses Problem werde in der Regel dadurch verursacht, dass die "Cloud-Signaturspeicheroption" in Microsoft Outlook 365 aktiviert ist.

Abneco von der belgischen Firma neuronics.be hat das Programm auf GitHub unter Apache Lizenz unter neuronics-outlook-correctif-encodage-signature bereitgestellt.

Die Beschreibung ist in französisch und besagt, dass das von Sylvain Bernard erstellte Programm alle .htm-Dateien in einem bestimmten Outlook-Signaturordner (z. B. für hello@mydomain.be) analysiert, korrupte Zeichen identifiziert und diese automatisch korrigiert. Vor jeder Änderung wird automatisch eine vollständige Sicherung erstellt, die wie folgt aussieht:

C:\[user]\%USERNAME%\AppData\Roaming\MicrosoftSignatures_BackupIT_YYYYMMDD_Hmmss

Beim Programm handelt es sich um einen .jar-Datei, es ist in Java 21 geschrieben und benötigt Gradle, um kompiliert zu werden. Die mitgelieferte Datei (JAR) ist für die Ausführung mit einer JRE 21 vorgesehen.

Es wird also eine entsprechende JAVA-Runtime auf dem Client benötigt (kann bei adoptium.net kostenlos heruntergeladen werden). Sofern die Pfad-Einträge für JAVA_HOME oder die Environment-Variabel PATH des Systems nicht richtig konfiguriert sind, um auf Java 21 zu verweisen, muss dies manuell angepasst werden. Das .jar-Programm geht davon aus, dass die Outlook-Signaturen unter:

C:\Server\Servername%%AppData\Roaming\MicrosoftSignatures

gespeichert sind. Das Programm ist mit folgender Anweisung auszuführen:

java -jar "-Dlog4j.skipJansi=false -Dfile.encoding=UTF-8 -Dsun.stdout.encoding=UTF-8 -Dsun.stderr.encoding=UTF-8" .\neuronics-outlook-corrective-encodage-signature-2025-1.0.0.jar

Der Entwickler des Programme hat den Quellcode auf zwar auf GitHub eingestellt, so dass dieser von Jedem inspiziert werden kann. Beachtet aber, dass die Anwendung des .jar-Programms auf eigenes Risiko erfolgt.

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