Noch eine kurze Information für Administratoren von Exchange Online-Tenants. Microsoft hat gerade die Verfügbarkeit der optimierten Moderationsgenehmigungen in allen Outlook-Clients bekannt gegeben. Zudem gibt es eine Funktion zur Konsolidierung von Genehmigungsnachrichten. Mit diesen Updates sollen Moderatoren von einer größeren Flexibilität profitieren.
Die betreffende Information ist mir vor einigen Stunden über nachfolgenden Tweet untergekommen. Das Microsoft Exchange-Team hat das Ganze zum 2. Februar 2026 im Techcommunity-Beitrag Streamlined Moderation Approvals, Now in All Outlook Clients veröffentlicht.
Worum geht es?
Gelegentlich müssen E-Mails, die über Exchange Online laufen, moderiert werden. Diese E-Mail-Moderation in Exchange Online stellt sicher, dass Nachrichten, die einer manuellen Überprüfung bedürfen, nicht übersehen werden. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass eine zweite Person die E-Mail vor dem Versand überprüft. Administratoren können in Exchange Online festlegen, ob ein Postfach moderiert wird. Microsoft hat dazu den Supportbeitrag Moderated recipients in Exchange Online (deutsch Moderierter Empfänger in Exchange Online) veröffentlich. Dort wird erklärt, welche Möglichkeiten es gibt.
Wo liegt das Problem? Was ist neu?
Das Problem war bisher, dass die für die E-Mail-Moderation in Exchange Online zuständigen Personen gezwungen waren, bestimmte Outlook-Clients zu verwenden. Zulässig waren nur Outlook-Clients, die die benötigten Abstimmungsschaltflächen unterstützen. Das traf zwar bei Outlook Classic, nicht aber bei Outlook Mobile zu.
Zudem erhielten E-Mail-Moderatoren möglicherweise mehrere Genehmigungsanfragen, wenn eine Nachricht geteilt oder verzweigt wurde. Dadurch konnte der bisherige Workflow bei der E-Mail-Moderation in Exchange Online einschränkend und verwirrend sein.
Was ist neu bei der optimierten Moderation?
Microsoft hat bei Exchange Online zwei Neuerungen im Umfeld der E-Mail-Moderation eingeführt.
Moderationsgenehmigungen von jedem Outlook-Client aus möglich
Um E-Mails bei der Moderation zu genehmigen oder abzulehnen, sind die Entwickler von der Verwendung der Abstimmungsbuttons in Outlook abgegangen. Es gibt einen Wechsel hin zu adaptiven Karten für aktionsfähige Nachrichten. Bei diesen Karten werden die Buttons Genehmigen und Ablehnen direkt im Nachrichtentext angezeigt.
Im Gegensatz zu Abstimmungsbuttons funktionieren adaptive Karten laut Microsoft für aktionsfähige Nachrichten in allen Outlook-Clients – Windows, Mac, Web und Mobilgeräte. Moderatoren können E-Mails nun von jedem Client und Gerät aus genehmigen oder ablehne.
Konsolidierung von Genehmigungsnachrichten
Im Rahmen der Optimierung hat das Entwicklerteam auch dafür gesorgt, dass die Benachrichtigungen über E-Mail-Moderationen konsolidiert werden. Wird eine moderierte Nachricht an eine sehr große Verteilerliste (DL) oder Gruppe gesendet, kann Exchange Online sie zur Verringerung der Latenz in mehrere Kopien aufteilen (auch bekannt als "Bifurkation").
Das Problem: Jede dieser Kopien kann eine eigene Genehmigungsanfrage auslösen. Dasselbe kann passieren, wenn eine Nachricht durch Transport oder Richtlinien verzweigt wird. Dadurch entstehen doppelte oder mehrfache Genehmigungsanfragen für denselben Inhalt.
Daher haben die Exchange Online-Entwickler den Ablauf der E-Mail-Moderation so optimiert, sodass Moderatoren nun in der Regel nur noch eine Genehmigungsanforderung pro moderierter Nachricht sehen, selbst wenn diese verzweigt oder über mehrere Pfade verarbeitet wird. Erfordert eine Nachricht tatsächlich mehrere Genehmigungen, muss jeder Pfad weiterhin genehmigt werden, um die Nachricht an alle Empfänger freizugeben.
Diese Änderungen sollen zwischen Februar und Anfang April 2026 weltweit bei allen Tenants ausgerollt werden. Falls jemand aus der Leserschaft als Administrator eines Exchange Online-Tenants von diesen Änderungen tangiert ist, findet er im Techcommunity-Beitrag weitere Details, auch wie die Funktion "Aktionsfähige Nachrichten" per Powershell im Tenant aktiviert werden muss.
MVP: 2013 – 2016
