Outlook 2024: .pst-Dateien nicht indizierbar – ein Reparaturansatz

Mir liegen Hinweise vor, dass es nach einem Upgrade von Microsoft Office 2016 (oder 2019) auf Microsoft Office 2024 Probleme mit der Indexierung von .pst-Dateien in Microsoft Outlook 2024 gibt. Dies funktioniert einfach nicht mehr (speziell, wenn diese .pst-Dateien auf Netzlaufwerken liegen). Ein Blog-Leser hatte in einem Kommentar eine Lösung vorgeschlagen, die ich mal separat herausziehe – vielleicht hilft es jemandem.

Microsoft Office 2024: Indexierung von .pst-Dateien kaputt

Blog-Leser Daniel hatte bereits im Januar 2025 in diesem Kommentar von Problemen mit der Indexierung für eine Suche in Microsoft Outlook 2024 berichtet. Ihm sei es seit dem Update von Office 2016 auf Office 2024 nicht mehr möglich, .pst-Dateien/Archive für die Suche zu indexieren, wenn sie auf einem Netzwerkpfad liegen.

Ich hatte das Thema im Blog-Beitrag Microsoft Office 2024: PST-Dateien lassen sich nach Upgrade nicht mehr indexieren kurz herausgezogen. Leser M.D. wies darauf hin, dass man .pst-Dateien tunlichst nicht über das Netzwerk in Outlook einbinden solle. Der Grund: Es ist erstens extrem langsam, und zweitens sei die Gefahr eines Teil- oder Totalverlusts der Datei durch einen Netzwerkfehler gegeben. Er verlinkte auf Microsofts Support-Artikel Limits to using personal folders files over LAN and WAN links.

Ruben Wagner bestätigt hier: "Dasselbe Thema hatten wir bei zahlreichen Benutzern nach dem Umstieg. Einzige Lösung: Eine neue .PST-Datei (wo auch immer) erzeugen und die Inhalte von der "alten" händisch rüber kopieren. Dann funktioniert die Suche in .PST-Dateien wieder, sobald die Indizierung durch ist." Das ist aber möglicherweise überflüssig.

Weitere Beobachtung eines Benutzers

Blog-Leser André hatte sich in diesem Kommentar gemeldet und das gleiche Problem beschrieben. Bei ihm sind zwei baugleiche Rechner mit Windows 11 und Office 2024 LTSC im Einsatz. Er verwendet keine Konfiguration mit Exchange / Exchange Online, folglich  ist auch keine .ost-Datei vorhanden. In Microsoft Outlook sind lediglich mehrere Mailkonten mit POP3-Abruf in eine Haupt-PST-Datei und weitere .pst Dateien als reine Ablage (Drag & Drop) eingebunden.

Die Outlook-Profile wurden von Windows 7 / Office 2010 durch Export aus der Registry und Anpassung des Registry-Pfades per Suchen/Ersetzen übernommen.

• Auf den alten PCs funktionierten die Suche in den .pst-Dateien in Microsoft Outlook 2010 jeweils perfekt.
• Auf einem der neuen PCs funktioniert die Suche in in der .pst-Datei mit Outlook 2024 auch perfekt.
• Auf dem zweiten neuen PC funktioniert die Suche in in der .pst-Datei mit Outlook 2024 überhaupt nicht (Fehler "Es wurden keine Treffer gefunden").

Und es gab noch eine Beobachtung: Entfernt man Outlook 2024 dort aus der Liste der zu indizierenden Orte, werden Treffer gefunden. Ohne Index ist dieser Vorgang aber eben sehr langsam. Sein Schluss war, dass die Suche selbst funktioniert, die Indizierung aber nicht. Die Theorie des Benutzers ist, dass Outlook wohl annimmt, dass alles nötige indiziert ist und ausschließlich in einem leeren Index sucht.

Der Unterschied zwischen den beiden Konfigurationen ist, dass auf dem PC, wo es funktioniert, die Dateien lokal liegen, schreib André. Bei System mit dem Suchproblem liegen die .pst-Dateien dagegen auf einem Netzlaufwerk (was man laut obigen Kommentaren vermeiden sollte – was hier aber nicht weiter hilft).

Der Blog-Leser argumentiert bezüglich der Kommentare hier im Blog, .pst-Dateien nie auf Netzlaufwerke zu legen: "Nun habe ich hier im Artikel und Kommentaren gelesen, .pst-Dateien würden seit Outlook 2024 auf Netzlaufwerken generell nicht mehr indiziert und frage mich, wieso? Sowohl darüber als auch über den Kommentar, .pst Dateien sollten nicht auf Netzlaufwerken liegen, kann ich mich nur wundern. Mir ist klar, dass Microsoft dies nicht "supportet" bzw. empfiehlt. Auf der anderen Seite hat einer der Patche der letzten Monate zur Folge, dass Outlook abstürzt wenn Zitat "die .pst Datei in OneDrive liegt". Was soll ich nun dazu bitte sagen? Ein lokales Netzlaufwerk mit Gigabit-Bandbreite soll problematisch sein, aber es gibt offiziell die Möglichkeit .pst Dateien in OneDrive abzulegen?" Aus meiner Sicht hat der Leser da einen Punkt!

Er ergänzt, dass bei ihm .pst-Dateien auf Netzlaufwerken niemals Probleme gemacht hätten. Weder in Outlook 2007, 2010, 2016, 2019, nicht privat und nicht auf der Arbeit. Man müsse natürlich wissen was man tut, und nicht Windows herunterfahren während Outlook offen ist. Denn die Vorgabe von 20.000 ms Wartezeit zum Beenden von Anwendungen reichen oft nicht um alle Anwendungen und Dateien sauber zu beenden. Auch Standby/Deckel zu beim Notebook bei offenen .pst-Dateien auf einem Netzlaufwerk sind potentiell tödlich. Wenn man aber eine gute Netzwerkverbindung habe und solche Szenarien vermeidet, gäbe es im Normalfall keine Probleme mit Dateien die einige GB gross sind, merkt der Nutzer an.

Lösung eines Benutzers

Im Verlauf seiner Analyse hat der Leser dann folgendes beobachtet. In der Windows Systemsteuerung werden ihm unter Mail -> Profileigenschaften -> Datendateien die Dateien auf seinem "Problemrechner" mit dem Pfad

U:\Dateien\Outlook\Archive …

gelistet. Er hat dann in den zu indizierenden Dateitypen bei .pst-Dateien auf Inhalte, anstatt nur Dateieigenschaften, umgestellt. Das allein hat aber rein gar nichts geändert,  erst in Kombination mit der automatischen Pfadanpassung klappte die Indizierung wieder.

Zur Pfadanpassung schrieb der Leser: Wenn er einmal auf eine solche Datei doppelklickt, oder im im Kontextmenü Einstellungen wählt und dieses Eigenschaftenfenster sofort wieder (über Abbrechen oder  die Schließen-Schaltfläche) beendet, ändert sich der Pfad jeder Datei in

\\?\UNC\Servername\Share\…\Dateien\Outlook\Archive\…..

Ab diesem Moment sagt Outlook 2024 "xxxx Dateien müssen noch indiziert werden" und es läuft tatsächlich eine Indizierung! Vorher habe dort jedes Mal "1908 Dateien wurden indiziert. Die Indizierung ist abgeschlossen" gestanden. Und im Status wurde "0 Dateien müssen noch indiziert werden" angezeigt. Der Leser vermutet, dass die genannten 1908 Dateien vermutlich im Startmenü und lokalem Profil vorliegen.

Nach Abschluss der Indizierung und nach den Neustarts von Outlook 2024 funktioniert beim Leser die Outlook-Suche wieder. Auch startet Outlook nun innerhalb von 2-3 Sekunden anstatt ~10 Sekunden, hat der Leser festgestellt. Abschließend fragt er sich: "Kommt Outlook 2024 möglicherweise nur nicht mehr auf Buchstaben gemappten Netzlaufwerken klar, mit UNC-Pfaden aber schon?" An der Stelle mein Dank an den Leser für den Hinweis auf seine Erkenntnisse.