OpenSource-Lösung Fakturama – meine Lösung im Hands-on – Teil 3b

In Teil 1 habe ich mich mit der elektronischen Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung befasst und in Teil 2 habe ich einen Abriss möglicher Lösungen zur Erzeugung und Anzeige solcher Rechnungen gegeben. In Teil 3a wurde die von mir gewählte OpenSource-Lösung Fakturama im "hands on" vor gestellt. In Teil 3b gehe ich auf den letzten Teil der Konfigurierung ein.

Erste Einrichtungsschritte – so geht's schneller

Nach der Erstinstallation, die bei mir unter Windows 10, mit bereits installiertem Amazon Corretto (JAVA) und LibreOffice, problemlos ablief, bin ich aber erst einmal "gegen die Wand gelaufen", da ich vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr gesehen habe. In einer VM lief Fakturama zwar, aber die "Rechnungen" wurden als Mini-Icon angezeigt. Auf dem späteren Windows 10-Produktiv-System hatte ich plötzlich Brutto-Preise für Lieferungen einzugeben und ansonsten bin ich auch heftig in Probleme gelaufen. Nach ca. einem Tag Einarbeitung glaube ich, die größten Hürden genommen zu haben. Daher hier mein "Waschzettel" mit Anmerkungen, was ich hätte vorher wissen sollen.

Zuerst Einstellungen für LibreOffice, XRechnung etc. vornehmen

Als erstes empfehle ich, in Fakturama unter Datei – Einstellungen das betreffende Einstellungsfenster aufzurufen. Unter Dokumente findet sich eine Option, wo man Netto-Werte für Preise in Artikellisten vorgeben kann (Standard war bei mir auf Brutto eingestellt).

Dann sollte unter Office-Integration der Pfad für die Integration von LibreOffice kontrolliert werden. Nachfolgender Screenshot zeigt, dass der Standardwert auf ein falsches Verzeichnis verweist – das musste ich korrigieren.

Ohne gültige Faktuara LibreOffice-Integration klappt später das Drucken nicht – da habe ich einige Zeit mit Fehlersuche zugebracht, da die Druckfunktion nur einen Fehler auf fehlendes Office lieferte.

Anpassen der ZUGFeRD-Einstellungen

Eine weitere Falle war für mich auch, dass ich mit den ZUGFeRD-Einstellungen herum experimentiert hatte, weil das Drucken nicht klappen wollte, sondern mit einer Export- oder Druckfehlermeldung abbrach.

Obiger Screenshot zeigt meine Einstellungen, die ich inzwischen verwende. Sollte eine gültige ZUGFeRD-Rechnung mit XML-Anteil erzeugen.

Wenn es Druckfehler beim Export gibt

Es gibt noch ein nerviges Problem in Fakturama, weil der Druck von ZUGFeRD-Rechnungen per LibreOffice-Writer passiert. Immer, wenn ich im Writer die Vorlage für die für mich angepasste Rechnung geändert habe, scheiterte der Rechnungsdruck im Anschluss (es kommt nur ein Dialogfeld mit einem Hinweis auf einen Exportfehler).

Gemäß diesem Forenthread und dem folgenden Hinweise auf Seite 60 im Faktorama-Handbuch, muss im LibreOffice die Erstellung von PDF/A dauerhaft aktiviert werden, um ein gültiges PDF zu erzeugen. Dies erreicht man, indem einmalig eine beliebige Writer-Datei ins PDF-Format konvertiert wird. Dabei ist in den Einstellungen anzugeben, dass PDF/A zu erstellen ist.

Ich rufe dann im LibreOffice Writer im Menü Datei den Befehl Exportieren als – Als PDF exportieren auf. Dann kann ich die in obigem Screenshot unter "Allgemein", "Archiv (PDF/A …" angegebene PDF/a-3b wählen und auf Exportieren klicken. Danach funktionierte bei mir der Rechnungsdruck.

Anlegen Mehrwertsteuer, Debitoren, Waren, Rechnungen

Bevor man loslegen und Rechnungen drucken kann, sollte man in Fakturama im Fenster Einträge für Steuersätze, Debitoren (also Kunden), Kontakte und möglichst Produkte anlegen. Das ist gemäß nachfolgendem Fenster über die Einträge der Symbolleiste oder über die linke Seitenleiste möglich.

Hier bin ich derzeit noch am Lernen, wie das alles bestmöglich funktioniert – manches ist halt "a bisserl sperrig" (z.B. keine Pull-Down-Auswahllisten, keine Kontextmenüs etc.).

Anpassen der Vorlage(n)

Fakturama wird mit einem Satz an LibreOffice .ott-Vorlagen für Angebote, Rechnungen etc. ausgeliefert. Diese müssen an die eigenen Bedürfnisse und Vorstellungen angepasst werden. Ich habe mir die Fakturama-Ordner auf eine separate Partition legen lassen. Die Dokumentdateien wie Rechnungen etc. finden sich im Unterordner

Fakturama/Dokumente

wobei dort der Unterordner ODT  für die Writer-Dokumente und PDF für die PDF-Ausgaben stehen. Darunter findet sich ein Unterordner für das Jahr (z.B. 2026) mit weiteren Unterordnern für Rechnungen, Angebote etc.

Die Vorlagen finden sich im Ordner Vorlagen, wobei der Ordner Rechnung für die Rechnungserstellung interessiert (siehe obige Abbildung). Die Datei Document.ott ist die Fakturama-Vorlage, ich habe mir Kopien davon im Ordner erstellt und diese dann benannt. Diese Namen werden mir beim Rechnungsdruck zur Auswahl angeboten (mit nur einer Datei habe ich die Situation, dass sich beim Drucke oft nichts tut).

Obiger Screenshot zeigt die ursprüngliche Rechnungsvorlage .ott, die ich dann für meine Zwecke angepasst habe. Die Felder im Writer-Dokument sollte man nur anfassen, wenn man weiß, was man tut. Über diese Felder wird später das Dokument mit Inhalten gefüllt und die XML-Datei im ZUGFeRD-Dokument erzeugt.

Hier hält die Vorlage von Fakturama in meinen Augen noch eine Falle bereit. Ich hatte in Fakturama eine Rechnung mit Netto-, MwST- und Brutto-Beträgen, die auch stimmig war, angelegt, und bekam eine wunderbare ZUGFeRD-Rechnung als PDF. Aber dann sah ich, dass im PDF nur der Bruttobetrag und die enthaltene Mehrwertsteuer angezeigt wurde. Zwar korrekt, aber meine Kunden erwarten Netto-Beträge, Netto-Summe, Mehrwertsteuer und dann den Brutto-Wert.

Eine schnelle Internetsuche half mit in der Fakturama-Community weiter – hier steht  "Dann mußt Du die Platzhalter in der Vorlage entsprechend anpassen. Steht auch im Handbuch (NET statt GROSS)." Genau so ist es, die Felder:

<DOCUMENT.ITEMS.GROSS>

in der Rechnung müssen in:

<DOCUMENT.ITEMS.NET>

geändert werden. Danach wurden mir die Rechnungsdaten auch im PDF-Teil der ZUGFeRD-Rechnung so ausgewiesen, wie ich sie erwartete habe. Alles weitere ist dem Fakturama-Handbuch zu entnehmen oder findet sich in Antworten in der Fakturama-Community.

Artikelreihe
ZUGFeRD und XRechnung: Bestandsaufnahme und Überblick – Teil 1
Lösungen zum Empfang und Erzeugen von ZUgFeRD-Rechnungen – Teil 2
OpenSource-Lösung Fakturama – meine Lösung im Hands-on – Teil 3a
OpenSource-Lösung Fakturama – meine Lösung im Hands-on – Teil 3b