Microsoft hat diese Woche gleich mehrere Neuerungen für seine KI-Assistenten vorgestellt, die die Arbeit mit Tabellen grundlegend verändern sollen. Von personalisierten Regeln bis hin zu autonomen Agenten – der Softwarekonzern will die Produktivität von Datenarbeitern massiv steigern.
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Personalisierte Regeln für Excel-Arbeitsmappen
Seit dem 17. Juni können Nutzer dem Copilot in Excel per natürlicher Sprache mitteilen, wie sie ihre Daten formatiert haben möchten. Wer etwa immer Währungsbeträge ohne Nachkommastellen sehen will oder bestimmte Namenskonventionen für neue Spalten bevorzugt, definiert das einfach per Sprachbefehl.
Die Besonderheit: Diese Regeln werden in einem speziellen Blatt namens .Rules direkt in der Arbeitsmappe gespeichert. Beim Teilen der Datei bleiben die Einstellungen erhalten – ein lang ersehnter Wunsch vieler Anwender. Verfügbar ist die Funktion bereits auf Web, Mac und Windows. Für Insider auf Windows und Mac läuft zudem eine Vorschauphase für arbeitsmappenspezifische Regeln.
Das CLEAR-Prinzip: Bessere Ergebnisse durch kluge Fragen
Am 18. Juni veröffentlichte Microsoft gemeinsam mit Bildungsplattformen neue Leitlinien für das sogenannte Prompt Engineering. Experten raten zu präzisen Formulierungen und klar benannten Spalten, damit die KI die Datenstruktur versteht.
Im Zentrum steht das CLEAR-Framework – eine Abkürzung für Context, Length, Examples, Audience und Role. Wer diese Struktur befolgt, kann weit mehr als einfache Anfragen stellen: Iterative Verfeinerungen und komplexe Denkketten werden möglich. Effektive Prompts enthalten demnach fünf Elemente: die zugewiesene Rolle, den Datenkontext, die konkrete Aufgabe, etwaige Einschränkungen und das gewünschte Ausgabeformat.
Die Wirkung ist beachtlich: Eine McKinsey-Studie aus dem Jahr 2026 zeigt, dass KI-gestützte Datenwissenschaftler rund 45 Prozent weniger Zeit für die Datenbereinigung benötigen. Insgesamt kann KI die Produktivität in der Datenanalyse um bis zu 40 Prozent steigern.
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Autonome Agenten starten durch
Seit dem 16. Juni ist Copilot Cowork allgemein verfügbar – ein autonomer KI-Agent, der mehrstufige Aufgaben über verschiedene Office-Anwendungen hinweg erledigt. Anders als herkömmliche Chat-Oberflächen plant und führt er komplexe Workflows aus, etwa den Vergleich großer Datensätze oder die Verwaltung von Verkaufspipelines. Und das über mehrere Stunden oder Tage hinweg.
Die Technologie läuft auf mehreren Hochleistungsmodellen, darunter die Claude-Serie von Anthropic und GPT-Varianten. Für Unternehmenskunden, die Claude-basierte Modelle nutzen wollen, ist eine spezielle Freigabe erforderlich. Die Abrechnung erfolgt über ein Kreditsystem, das am 1. Juli startet. Organisationen können zwischen Pay-as-you-go und Vorabpaketen wählen – das Einstiegspaket kostet 200 Euro für 10.000 Copilot Compute Units (CCUs) .
Realität der Produktivitätssteigerung
Microsoft wirbt mit einer Zeitersparnis von zehn Stunden pro Woche durch Copilot. Interne Umfragen unter 1.000 Organisationen zeichnen ein differenzierteres Bild: Rund 77 Prozent der Nutzer sparen durchschnittlich 90 Minuten pro Tag – das sind etwa 7,5 Stunden pro Woche.
Die größten Einsparungen entfallen auf die Besprechungsorganisation (3,5 Stunden) und die E-Mail-Bearbeitung (2,5 Stunden). Die Arbeit in Excel trägt mit rund zwei Stunden pro Woche bei. Allerdings gibt es auch Schattenseiten: Analysten von Forrester stellten fest, dass KI zwar die Zeit für erste Entwürfe um 25 Prozent reduziert, Nutzer aber oft 15 Prozent mehr Zeit für Überprüfungen und Korrekturen aufwenden müssen. Grund sind Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit und möglicher Halluzinationen in komplexen technischen Umgebungen.
