Beim Management von Vertrags- und Signaturprozessen über moderne Plattformen gewinnt die Trennung von manuellen und automatisierten Abläufen an Bedeutung. In der Plattformarchitektur von DocuSign IAM zeichnet sich eine klare Differenzierung zwischen Standardinteraktionen und softwaregesteuerten Vorgängen ab.
Während Standard- und Professional-Pläne unbegrenzte Signatursendungen über die reguläre Web- und Mobil-Applikation enthalten, unterliegen sogenannte Automation Sends eigenständigen Kontingenten. Diese Volumen sind gestaffelt und betragen 100 Sendungen pro Nutzer und Jahr bei jährlicher Zahlweise sowie bis zu 10 Sendungen pro Nutzer und Monat bei monatlich abgerechneten Plänen.
Abgrenzung automatisierter Prozesse und Zählweise
Die Definition der automatisierten Sendungen umfasst ein breites Spektrum an Werkzeugen innerhalb der IAM-Umgebung. Neben Web Forms und PowerForms zählen auch eigene sowie über Partner realisierte Programmierschnittstellen (APIs) zu dieser Kategorie. Sämtliche dieser Funktionen teilen sich das vorgesehene Automation-Kontingent.
Auch die Funktion für Massensendungen (Bulk Send) fällt vollumfänglich unter die Automation-Kategorie, selbst wenn sie von Anwendern manuell angestoßen wird. Bei der Abrechnung zählt jede einzelne signaturpflichtige Hülle als ein Automation Send. In der Praxis entspricht dies näherungsweise jeder Datenzeile innerhalb der verwendeten Vorlage, während die Kopfzeile unberücksichtigt bleibt.
Beim Workflow Builder hängt die Einordnung vom jeweiligen Auslöser ab: Ein Start über die Web- oder Mobiloberfläche wird der regulären Web-Kategorie zugerechnet. Erfolgt der Anstoß hingegen über eine Schnittstelle oder Integration, greift die Zählung als Automation Send. Unabhängig davon wird die Ausführung des Arbeitsablaufs als separater Vorgang erfasst.
Regelungen für Vertriebskanäle und gepoolte Volumen
Für Organisationen, die Lizenzen über Vertriebs- und Partnerkanäle beziehen, greift ein Modell mit gebündelten Ressourcen. In diesen Konstellationen werden die Kontingente über die Nutzerschaft hinweg gepoolt.
Ein Vertragsumfang von 10 Vollnutzern mit einjähriger Laufzeit entspricht beispielsweise einem Gesamtvolumen von 1.000 Automation Sends. Bei einer dreijährigen Laufzeit stehen für 10 Nutzer insgesamt 3.000 Einheiten zur Verfügung, die über den gesamten Dreijahreszeitraum hinweg flexibel abgerufen werden können.
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Kontextualisierung durch KI und Partnerlösungen
Parallel zur Kontingentstruktur erweitern technologische Entwicklungen die Einsatzfelder von DocuSign IAM im Bereich intelligenter Vertragsanalysen. Unter der Bezeichnung Iris kombiniert DocuSign Fachwissen aus dem Vertragsmanagement mit vertragsbezogenen Daten und Modellen künstlicher Intelligenz.
Das System soll KI-Agenten den erforderlichen Geschäftskontext bereitstellen, darunter Verknüpfungen zusammengehöriger Vereinbarungen, relevante Klauseln sowie bestehende Freigabepflichten.
Auf dieser Plattform setzen auch externe Partner an. BearingPoint bindet die Lösung GenAIQ an DocuSign IAM an, um Beschaffungsabteilungen einen fortlaufenden Abgleich vertraglicher Verpflichtungen mit tatsächlichen operativen Leistungen zu ermöglichen. Dadurch lassen sich Vertragsabweichungen identifizieren und deren finanzielle Auswirkungen beziffern.
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GenAIQ erlaubt es Anwendern, Prüfungen der Einhaltung von Service Level Agreements und Forderungen nach Gutschriften in natürlicher Sprache abzufragen. Bei festgestellten Verstößen erstellt das System automatisiert Dokumentationen sowie Anfragen für juristische Prüfungen und hält die Vorgänge in einem Prüfprotokoll fest.
Tomas Chroust, Partner bei BearingPoint, verwies darauf, dass Unternehmen potenziellen Wert ungenutzt lassen, wenn vertragliche Verpflichtungen nicht skalierbar überwacht werden. Dhunji Bilimoria, zuständig für Partnerschaften und das Ökosystem in der EMEA-Region bei DocuSign, unterstrich das Ziel, Verträge als Quelle kontinuierlichen geschäftlichen Mehrwerts einzusetzen.