Die in Nürnberg ansässige Rahmer Gruppe hat einen bedeutenden Schritt in ihrer digitalen Transformationsstrategie vollzogen. Wie aus Berichten vom 21.09.2026 hervorgeht, führt das Unternehmen mit dem TSO-DATA DMS Connector für SharePoint Online eine neue, zentrale und revisionssichere Dokumentenverwaltung ein. Damit reagiert der Dienstleister auf die wachsenden Anforderungen an eine effiziente Datenhaltung und Prozessautomatisierung in einem komplexen Unternehmensumfeld.
Vernetzung von Unternehmensbereichen und technologische Basis
Die Rahmer Gruppe ist als spezialisierter Dienstleister in den Sektoren Gebäudereinigung, Personaldienstleistungen und Mietservice aktiv. Die nun implementierte Lösung erstreckt sich über insgesamt sieben Gesellschaften der Gruppe und ist darauf ausgelegt, die Arbeitsabläufe für die rund 2.000 Mitarbeitenden nachhaltig zu unterstützen. Durch die zentrale Struktur sollen Informationssilos abgebaut und der Zugriff auf relevante Unterlagen standortübergreifend optimiert werden.
Technisches Kernstück der Neuerung ist die Verknüpfung bestehender Systeme. Der DMS Connector fungiert als Schnittstelle, die Microsoft Dynamics 365 Business Central direkt mit SharePoint Online verbindet.
Um eine umfassende Funktionalität und Datensicherheit zu gewährleisten, wird diese Architektur durch Microsoft Purview für Compliance-Fragen sowie Power Automate für die Steuerung von Arbeitsabläufen ergänzt. Diese Kombination ermöglicht es, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern sie direkt in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.
Wer sein Unternehmen digital modernisiert, muss auch die gesetzlichen Dokumentationspflichten im Blick behalten. Dieser kostenlose Spezialreport unterstützt Sie dabei, das geforderte Verarbeitungsverzeichnis zeitsparend und rechtssicher zu erstellen. Kostenlose Muster-Vorlage und Schritt-für-Schritt-Anleitung jetzt gratis herunterladen
Effizienzsteigerung im operativen Betrieb und Ausbau der Digitalisierung
Die ersten Ergebnisse des Rollouts verdeutlichen den Umfang des Projekts. Laut vorliegenden Daten wurden bereits im ersten produktiven Mandanten mehr als 10.000 Datensätze in SharePoint angelegt.
Der Grad der Automatisierung zeigt sich insbesondere in der täglichen Bearbeitung: Das System verzeichnet bereits über 700 automatisierte Workflowdurchläufe pro Tag. Aktuell arbeiten rund 80 bis 100 Anwender aktiv mit der neuen Lösung, wobei eine Erweiterung des Nutzerkreises im Zuge der weiteren Implementierung möglich ist.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet enorme Chancen, erfordert aber auch einen klaren Plan gegen das verbleibende Papier-Chaos. Erfahren Sie in diesem Leitfaden, wie Sie Ihre Ablage effizient strukturieren und den Weg zum papierlosen Büro meistern. 5 Profi-Tipps gegen Papierchaos jetzt kostenlos entdecken
Ein besonderer Fokus der neuen Dokumentenverwaltung liegt auf der Entlastung der administrativen Bereiche, insbesondere der Personalabteilung. Abrechnungsdokumente werden durch das System automatisch den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet und ohne manuelles Eingreifen in die digitale Personalakte abgelegt. Dieser Prozess stellt sicher, dass sensible Personaldaten konsistent und gemäß den gesetzlichen Vorgaben verwaltet werden.
Bruno Guggenberger, Geschäftsführer der Rahmer Gruppe, betonte im Zuge der Einführung die Relevanz einer zentralen und zukunftssicheren Dokumentenverwaltung für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Die Digitalisierung der Gruppe ist mit dem aktuellen Stand jedoch noch nicht abgeschlossen.
Demnach ist als nächste Ausbaustufe die Integration von Document Capture geplant. Mit diesem Schritt soll die Erfassung und Verarbeitung eingehender Dokumente weiter automatisiert werden, um die Effizienz in der Verwaltung der Rahmer Gruppe zusätzlich zu steigern.
