Die Modernisierung historisch gewachsener IT-Landschaften stellt deutsche Kommunen vor erhebliche organisatorische und technische Herausforderungen. Ein zentrales Beispiel für diesen Transformationsprozess ist die Stadt Dortmund: Die Verwaltung plant die Ablösung ihres E-Mail-Systems HCL Notes, dessen Grundlagen noch aus den 1990er-Jahren stammen.
Der Umstieg auf die Delos-Cloud ist für Ende 2027 vorgesehen. Der geplante Systemwechsel markiert einen weitreichenden Schritt im kommunalen IT-Betrieb, berührt aber auch Fragen der bürokratischen Modernisierung und der digitalen Souveränität.
Verwaltungsmodernisierung und IT-Abhängigkeiten in Nordrhein-Westfalen
Der Abschied von der Altanwendung fügt sich in weitergehende Bestrebungen zur Straffung der Dortmunder Stadtverwaltung ein. Die Kommune beabsichtigt, viele ihrer 500 bestehenden Dienstvorschriften abzuschaffen. Stadtdirektor Christian Uhr äußerte sich im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Port+Puls“ zu den Modernisierungsbemühungen, machte jedoch zu Problemfeldern wie den Bearbeitungszeiten bei Bauanträgen keine konkreten Zusagen.
Der Modernisierungsdruck betrifft nicht nur Dortmund. Eine Umfrage unter Kommunen in Nordrhein-Westfalen zeigt, dass 92 Prozent der befragten Verwaltungen auf externe Software- oder Cloud-Anbieter zurückgreifen. Gleichzeitig bewerten 82 Prozent diese Abhängigkeit kritisch. Bestrebungen zur Etablierung europäischer oder lokal kontrollierter Alternativen kommen in der kommunalen Praxis weiterhin nur langsam voran.
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Hohe Quote heimischer Anbieter im bundesweiten Vergleich
Dass nordrhein-westfälische Kommunen bei Kernanwendungen wie E-Mail-Diensten traditionell zurückhaltend gegenüber ausländischen Cloud-Plattformen agieren, belegen auch wissenschaftliche Erhebungen. Eine Studie der Technischen Hochschule Nürnberg, die über 15.000 kommunale E-Mail-Domains in Deutschland, Österreich und der Schweiz untersuchte, zeichnet ein differenziertes Bild der IT-Architektur.
Von den 11.129 erfassten deutschen Kommunen setzen demnach 86,7 Prozent auf einen heimischen Anbieter, während lediglich 7,2 Prozent Dienste aus einer US-Cloud beziehen.
Microsoft 365 wird von 793 deutschen Kommunen genutzt, Google von 8 Kommunen. Regional zeigen sich dabei deutliche Diskrepanzen: Während in Bayern 18,7 Prozent und in Hessen 12,3 Prozent der Kommunen US-Cloud-Lösungen nutzen, liegt der Anteil in Nordrhein-Westfalen bei lediglich 0,3 Prozent.
In Schleswig-Holstein sind es 2,4 Prozent, in Rheinland-Pfalz 2,9 Prozent, während Hamburg, Bremen und Berlin bei 0 Prozent liegen. In den Nachbarländern fällt die Nutzung US-basierter Dienste deutlich höher aus: In Österreich greifen 67 Prozent auf US-Anbieter zurück, in der Schweiz sind es 53,3 Prozent.
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Neben der Anbieterwahl untersuchte die Hochschule auch technische Sicherheitsstandards deutscher Kommunen. Der Sender Policy Framework (SPF) ist bei 87,5 Prozent der Kommunen eingerichtet, allerdings nur bei 35,9 Prozent in strikter Form. DMARC wird von 50,7 Prozent eingesetzt, wobei lediglich 16,9 Prozent eine Reject-Policy nutzen.
DANE kommt bundesweit auf eine Verbreitung von 1,6 Prozent. Bei der konsequenten Umsetzung von DMARC über alle drei untersuchten Länder hinweg schneiden heimische Anbieter mit 17,1 Prozent besser ab als US-Cloud-Umgebungen mit 7,9 Prozent.
Der Weg in souveräne Cloud-Strukturen
Mit der für Ende 2027 anvisierten Migration auf die Delos-Cloud bewegt sich Dortmund im Rahmen umfassenderer Standardisierungsbestrebungen der öffentlichen Hand. Neben Projekten wie dem 2022 durch den Bund gegründeten Zentrum für Digitale Souveränität zur Entwicklung des Open-Source-Pakets openDesk spielen Plattformansätze wie die Delos Cloud GmbH von SAP und Microsoft eine Rolle in den Planungen von Bund und Ländern.
Ergänzt werden diese Modelle durch Vorhaben wie die AWS European Sovereign Cloud, die Google Sovereign Cloud sowie Aufträge an IONOS zum Aufbau dedizierter Cloud-Infrastrukturen in Bundes-Rechenzentren. Die Anforderungen an Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001, BSI-Grundschutz, den Anforderungskatalog BSI C5 sowie datenschutzrechtliche Vorgaben nach DSGVO und BDSG bilden dabei die Leitplanken für die Migration aus gewachsenen Altsystemen.