Das Europäische Patentamt (EPA) hat weitreichende Entscheidungen zur vollständigen Digitalisierung des Patenterteilungsverfahrens veröffentlicht. Wie aus aktuellen Mitteilungen hervorgeht, wird zum 1. April 2027 der Übergang zu einem vollständig papierlosen System vollzogen. Ab diesem Zeitpunkt werden die elektronische Einreichung von Dokumenten sowie die rein digitale Zustellung von Bescheiden für alle Beteiligten verpflichtend.
Verpflichtende elektronische Einreichung und Zustellung
Ab Anfang April 2027 sieht das EPA für Verfahren nach dem Europäischen Patentübereinkommen (EPÜ), dem Vertrag über die internationale Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Patentwesens (PCT) sowie für Einheitspatente die obligatorische elektronische Kommunikation vor.
Laut einer Mitteilung vom 8. September 2026 wird das System Online Filing 2.0 als Standard für Einreichungen etabliert. Für internationale PCT-Anmeldungen bleibt zudem die Plattform ePCT nutzbar, während für bestimmte Folgedokumente MyEPO zur Verfügung steht.
Sollten Unterlagen weiterhin in Papierform eingereicht werden, wird eine entsprechende Papiergebühr erhoben. Zudem verpflichtet das Amt die Einreichenden in solchen Fällen, die Dokumente innerhalb einer Frist von zwei Monaten nach Aufforderung elektronisch erneut zu übermitteln.
Im Rahmen von Patentanmeldungen ist diese Frist nicht verlängerbar; bei Versäumnis droht die Zurückweisung der Anmeldung oder eine Rücknahmefiktion. Bestimmte Ausnahmen von dieser Regelung gelten lediglich für spezifische Beweismittel oder Einreichungen durch Personen, die nicht unmittelbar am Verfahren beteiligt sind.
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Die Zustellung amtlicher Dokumente erfolgt künftig ausschließlich über die MyEPO-Mailbox. Schriftstücke gelten demnach am Tag ihrer Bereitstellung in der Mailbox als zugestellt, wodurch der bisherige Versand paralleler Papierkopien entfällt. Falls ein Verfahrensbeteiligter über keine aktive Mailbox verfügt, sieht das EPA eine öffentliche Bekanntmachung vor. In PCT-Verfahren bleibt die Zustellung über PCT Link oder WIPO-ePCT weiterhin möglich.
Neuregelung für Drittbeobachtungen und Dateiformate
Ein Beschluss des EPA-Präsidenten vom 8. September 2026 schreibt zudem vor, dass Beobachtungen Dritter nach Artikel 115 EPÜ ab dem 1. April 2027 elektronisch einzureichen sind. Hierfür können das Online-Formular des Amtes, Online-Einreichung 2.0 oder ein Notfall-Uploaddienst genutzt werden. Bei der Verwendung des Online-Formulars ist keine Unterschrift erforderlich, und der Eingang wird vom Amt auf elektronischem Weg bestätigt.
Hinsichtlich der technischen Formate lässt das EPA PDF, TIFF, DOCX und in spezifischen PCT-Verfahren auch XML zu. Die Definition für DOCX-Dokumente wurde bereits in der Version 4 aktualisiert; seit April 2026 ist die Nutzung dieses Formats für EP- und Einheitspatentverfahren bereits möglich.
Sollten eingereichte Unterlagen nicht den geltenden Formatvorgaben entsprechen, kann das Amt eine erneute Einreichung innerhalb einer festgesetzten Frist verlangen.
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Erweiterte Funktionen in MyEPO und Verfahrensbeschleunigung
Ergänzend zur Umstellung der Einreichungswege führt das EPA neue digitale Hilfsmittel ein. Seit September 2026 ist in MyEPO ein Zeitleistenbereich verfügbar, der für europäische Patentanmeldungen den aktuellen Stand sowie die nächsten erwarteten Verfahrensschritte visualisiert.
Diese Anzeige basiert auf durchschnittlichen Verfahrensdauern im jeweiligen technischen Gebiet und dient den Nutzern zur Orientierung. Derzeit umfasst dieser Service Schritte bis zum Ende des Prüfungsverfahrens, eine Erweiterung auf spätere Phasen ist für künftige Versionen geplant.
Darüber hinaus ermöglicht das Amt nun PACE-Sammelanträge. Damit können Anmelder für mehrere Verfahren gleichzeitig eine beschleunigte Prüfung beantragen, ohne dass hierfür eine zusätzliche Gebühr anfällt. Weitere rechtliche und technische Maßnahmen zur Unterstützung des digitalen Übergangs sollen bis zum Starttermin im Frühjahr 2027 folgen.
