Die Organisation AI Chamber hat einen Leitfaden zu den rechtlichen Pflichten und Beschränkungen für den Einsatz künstlicher Intelligenz in Personalabteilungen und Bewerbungsverfahren vorgelegt.
Das Dokument mit dem Titel „Przewodnik po AI Act w obszarze HR i rekrutacji“ befasst sich schwerpunktmäßig mit den Vorgaben der EU-KI-Verordnung zur Vermeidung von Diskriminierung bei der Personalauswahl sowie der Leistungsüberwachung von Beschäftigten, wie dlahandlu.pl in einem Bericht vom 3. November 2026 meldete.
Einstufung als Hochrisiko und strikte Verbote
Nach der Analyse des Leitfadens stuft das europäische Regelwerk zahlreiche gängige HR-Anwendungen als Hochrisiko-Systeme ein. Dies betrifft unter anderem Algorithmen, die für die Rekrutierung, bei Entscheidungen über Beförderungen, zur Arbeitsplatz- und Leistungsüberwachung oder im Rahmen von Kündigungen eingesetzt werden.
Gleichzeitig verweist die Veröffentlichung auf klare Verbote im Arbeitsumfeld. So ist der Einsatz von Systemen zur Emotionserkennung am Arbeitsplatz unzulässig, es sei denn, es liegen medizinische oder sicherheitsrelevante Gründe vor. Vollständig untersagt ist zudem die biometrische Ableitung sensibler persönlicher Eigenschaften wie politischer Überzeugungen, religiöser Ansichten, sexueller Orientierung oder gewerkschaftlicher Zugehörigkeiten.
Organisatorische Anforderungen und Fristen für Arbeitgeber
Für den rechtssicheren Einsatz von KI-Tools im Personalbereich formuliert der Leitfaden konkrete Compliance-Pflichten. Dazu gehört die Sicherstellung einer menschlichen Aufsicht nach dem Prinzip des „human-in-the-loop“, um rein automatisierten Personalentscheidungen vorzubeugen.
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Zudem müssen Dokumentationen und System-Logs über einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten vorgehalten werden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Arbeitgeber sind darüber hinaus angehalten, Arbeitnehmervertreter vor der Inbetriebnahme entsprechender Werkzeuge umfassend zu informieren.
Bezüglich der zeitlichen Staffelung verweist der Leitfaden auf mehrere Stichtage: Während Verbote und die Pflicht zum Aufbau von KI-Kompetenzen ab dem 2. Februar 2025 greifen, traten spezifische Transparenzpflichten ab dem 2. August 2026 in Kraft. Für das Hochrisiko-Regime im Beschäftigungskontext wird im Leitfaden der 2. Dezember 2027 als maßgeblicher Termin angeführt.
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Zunehmender Regulierungsdruck auf nationaler Ebene
Die Orientierungshilfe der AI Chamber erscheint vor dem Hintergrund verschärfter Aufsicht in mehreren Mitgliedstaaten. In Italien regelt das Legislative Decree 179/2026 vom 7. Oktober 2026, dass Personalentscheidungen nicht ausschließlich automatisiert erfolgen dürfen und eine menschliche Intervention zwingend erforderlich bleibt.
Bei vorsätzlicher Verletzung der Aufsichtspflichten drohen nach einer italienischen Strafrechtsnovelle vom 9. September 2026 sogar strafrechtliche Konsequenzen für Arbeitgeber.
Auch andere Staaten reagieren: In Griechenland legte das Arbeitsministerium laut einem Bericht vom 3. November 2026 einen Gesetzentwurf vor, der KI bei Einstellung und Bewertung nur in unterstützender Funktion erlaubt und die Verarbeitung sensibler privater Daten untersagt.
Die spanische Datenschutzbehörde AEPD mahnte derweil an, dass Algorithmen für die Bewerberauswahl vor der Inbetriebnahme an EU-Recht anzupassen sind und eine rein rechnerische Vergabe von Scores für Kandidatenprofile nicht ausreicht.
Parallel dazu veröffentlichte die EU-Kommission am 14. Oktober 2026 im Amtsblatt die Referenz für die harmonisierte Qualitätsmanagementnorm EN 18286:2026, die Unternehmen bei der Dokumentation über den gesamten Lebenszyklus von Hochrisiko-KI unterstützen soll.