Im Rahmen einer Aktualisierung für Microsoft Excel im Juli 2026 hat der Softwarehersteller Microsoft umfassende Neuerungen für den KI-Assistenten Copilot sowie erweiterte Integrationsmöglichkeiten vorgestellt. Die Neuerungen zielen primär darauf ab, die Nachvollziehbarkeit von KI-generierten Inhalten zu verbessern und die Verknüpfung mit externen Datenquellen sowie anderen Unternehmensanwendungen zu vertiefen.
Erweiterte Copilot-Funktionalitäten und Quellenangaben
Eine zentrale Neuerung des Juli-Updates ist die Einführung von Inline-Zitaten für Copilot. Nutzer erhalten damit anklickbare Quellverweise direkt in der Benutzeroberfläche, was die Verifizierung der von der KI erstellten Informationen erleichtern soll. Microsoft betonte in diesem Zusammenhang, dass Anwender die Ausgaben des Assistenten trotz der technischen Verbesserungen weiterhin eigenständig prüfen müssen.
Parallel dazu wurde die technische Infrastruktur des Assistenten flexibilisiert. So ist für die Nutzung von Copilot ab dem Update im Juli 2026 die Funktion „AutoSave“ nicht mehr zwingend erforderlich. Zudem ermöglichen neue Konnektoren eine Synchronisation mit SharePoint sowie verschiedenen CRM- und Ticketing-Systemen. Für tiefergehende Analysen lässt sich nun zudem ein Power-BI-Bericht als Grundlage („Grounding“) für die KI-Auswertung anhängen.
Für die Einhaltung von Corporate-Design-Vorgaben integriert Microsoft neue Befehle wie „@brand-kit“ zur Anwendung organisationsspezifischer Formatierungen und „@theme-design“ für ein koordiniertes optisches Erscheinungsbild der Arbeitsmappen.
Datentransfer und Konvertierungsprozesse
Ein wesentlicher Aspekt des produktiven Arbeitens mit Excel bleibt der Export und die Weitergabe von Daten. Aktuelle Tests befassten sich in diesem Zusammenhang mit der Leistungsfähigkeit von Konvertierungswerkzeugen. Ein Test des Dienstes TeraBox zeigte, dass eine 4,2 MB große Excel-Datei mit drei Arbeitsblättern, 14-spaltigen Tabellen sowie Diagrammen und Bildern innerhalb von etwa 50 Sekunden in ein PDF transformiert werden konnte. Das Ergebnis war eine 3,2 MB große Datei, bei der die Formatierung vollständig erhalten blieb. Als Alternativen für solche Prozesse gelten Dienste wie Smallpdf oder iLovePDF.
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Auch die Integration in andere Office-Anwendungen spielt eine gewichtige Rolle im Arbeitsalltag. Laut Erhebungen übertragen 87 Prozent der Office-Nutzer regelmäßig Daten zwischen Excel und PowerPoint. Hierbei stehen verschiedene Methoden zur Verfügung: Neben dem einfachen Kopieren und Einfügen können Tabellen als verknüpfte Objekte oder eingebettete Excel-Elemente in Präsentationen integriert werden.
Best Practices für Formatierung und Druckvorbereitung
Um Fehler bei der Darstellung und beim Druck zu vermeiden, weisen Experten auf grundlegende Einstellungen hin. Ein häufiger Fehler liege im Verzicht auf die Festlegung des Druckbereichs oder in einer falschen Seitenausrichtung. Für eine professionelle Druckausgabe wird empfohlen, Seitenränder von mindestens 5 mm einzuhalten und bei der Skalierung darauf zu achten, dass Schriftgrößen nicht unter 8 bis 9 pt fallen.
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In der Datenverarbeitung selbst wird verstärkt zur Nutzung dynamischer Elemente geraten. Dazu gehören:
- Bedingte Formatierung: Daten können basierend auf Bedingungen farblich hervorgehoben werden, beispielsweise durch eine Grünfärbung bei Werten über 100.000 US-Dollar.
- Strukturierung: Die Erstellung von Inhaltsverzeichnissen kann manuell über Hyperlinks, dynamisch über die Hyperlink-Funktion oder automatisiert mittels VBA-Skripten erfolgen.
- Formel-Hygiene: Es wird davor gewarnt, feste Zahlenwerte direkt in Formeln einzugeben. Stattdessen sollten Zellbezüge und benannte Bereiche verwendet werden, um die Fehleranfälligkeit zu senken.
Abgerundet wird das Funktionsspektrum durch mathematische Präzision: Excel bietet verschiedene Rundungsfunktionen wie ROUND, ROUNDUP oder MROUND an, wobei im Finanzbereich oft spezifische Logiken für das kaufmännische Runden implementiert werden müssen.
