Microsoft hat diese Woche eine neue Sicherheitsfunktion für Unternehmen freigeschaltet. Exchange Online Auto-Archiving soll verhindern, dass volle Postfächer den E-Mail-Verkehr lahmlegen. Das System verschiebt automatisch alte E-Mails ins Archiv, sobald der Speicherplatz knapp wird.
Die Funktion, die seit dieser Woche für alle kommerziellen Kunden verfügbar ist, reagiert auf ein Dauerthema für IT-Administratoren. Plötzliche Speicherspitzen können Nutzer blockieren und führen zu dringenden Support-Tickets. Die neue Logik setzt nicht auf Zeit, sondern auf Kapazität.
Ein Frühwarnsystem bei 96 Prozent
Anders als klassische Aufbewahrungsrichtlinien, die E-Mails nach Alter archivieren, greift das neue Auto-Archiving bei Speicherdruck. Das System überwacht fortlaufend die Auslastung des Hauptpostfachs.
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Erreicht es einen Schwellenwert von 96 Prozent, startet der Prozess automatisch. Er identifiziert die ältesten E-Mail-Elemente und verschiebt sie ins Online-Archiv des Nutzers. Das geschieht so lange, bis die Auslastung wieder unter den Grenzwert fällt.
Dieser Mechanismus soll als „Fail-Safe“ eingreifen, bevor ein Postfach zu 100 Prozent voll ist – ein Zustand, der den Mailfluss typischerweise stoppt. Die Funktion respektiert die Ordnerstruktur des Nutzers, sodass archivierte Elemente in denselben Ordnern im Archiv auffindbar bleiben.
Der Unterschied zum „Auto-Expanding“-Archiv
- Auto-Expanding Archiving ist eine Backend-Funktion. Sie erhöht das Speicherlimit des Archiv-Postfachs selbst (potenziell bis zu 1,5 TB), wenn es voll wird.
- Auto-Archiving (neu) ist eine Verwaltungslogik. Sie bewegt Elemente vom Hauptpostfach ins Archivpostfach – basierend auf dem Speicherdruck im Hauptpostfach.
Die neue Brückenfunktion stellt sicher, dass das Hauptpostfach auch bei einem massiven Datenzufluss funktionsfähig bleibt, der herkömmliche Aufbewahrungsregeln überfordert.
Standardaktiviert mit Admin-Kontrolle
Mit der allgemeinen Verfügbarkeit bestätigt Microsoft: Auto-Archiving ist standardmäßig aktiviert. Voraussetzung sind zwei Kriterien:
1. Ein Online-Archiv muss für den Nutzer bereitgestellt sein.
2. Die Exchange Lifecycle (ELC)-Verarbeitung muss aktiv sein.
Als Reaktion auf Feedback aus der Public Preview Ende 2025 hat Microsoft granularere Steuerungsmöglichkeiten eingebaut. IT-Teams können die Funktion für bestimmte Postfächer oder die gesamte Organisation per PowerShell deaktivieren.
Das System beachtet zudem spezifische Tags auf Elementebene. E-Mails, die mit „Nie ins Archiv verschieben“ markiert sind, werden vom Prozess übersprungen. So bleiben kritische Daten, die explizit im Hauptpostfach verbleiben sollen, auch bei Speicherknappheit unberührt.
Hintergrund: Die anhaltende Datenflut
Das Update kommt zu einer Zeit, in der die durchschnittliche Postfachgröße explodiert. Getrieben wird das durch große Anhänge und KI-generierte Inhalte in täglichen Workflows.
Berichte aus der Administrator-Community legen nahe, dass zeitbasierte Aufbewahrungsrichtlinien oft zu langsam auf moderne Datenberge reagieren. Ein Nutzer kann sein 100-GB-Kontingent mit großen Projektdateien in sechs Monaten füllen – lange bevor eine „Verschiebe-nach-zwei-Jahren“-Regel greifen würde.
Durch den Wechsel zu einem schwellenwertbasierten Auslöser (96 Prozent) kann Exchange Online nun dynamisch auf individuelle Nutzungsmuster reagieren. Der administrative Aufwand für Notfall-Quoten-Management soll so sinken.
Ausblick und Empfehlungen
Während der Rollout im Januar weltweit fortgesetzt wird, sollten Administratoren ihre aktuellen Aufbewahrungstags überprüfen. Besonders für Vielnutzer muss sichergestellt sein, dass Archivpostfächer korrekt bereitgestellt sind.
Marktbeobachter erwarten, dass Microsoft im Exchange Admin Center künftig erweiterte Reporting-Funktionen einführen wird. Diese sollen IT-Teams visualisieren, wie viel Daten durch den neuen Dienst proaktiv verschoben wurde. Vorerst bleibt der Fokus auf Geschäftskontinuität – und darauf, die „Postfach voll“-Fehlermeldung aus dem Unternehmensalltag zu verbannen.
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