Die Stadt Frankfurt am Main strebt eine Verringerung ihrer technologischen Abhängigkeit von Microsoft-Produkten an. Nach Angaben des Digitaldezernats unter Leitung von Eileen O’Sullivan (Volt) können die bestehenden Microsoft-Lösungen zwar noch mindestens bis 2029 genutzt werden, ein vollständiger Systemwechsel gilt derzeit jedoch als unrealistisch.
Als wesentliches Hindernis erweist sich eine dreistellige Zahl an Fachanwendungen, unter anderem im Umweltamt, im Ordnungsamt sowie in den Bürgerämtern, die technisch teilweise eng auf Microsoft-Systeme abgestimmt sind.
Bestandsaufnahme ohne festen Zeitplan
Anfang 2026 forderte die Frankfurter Verwaltung ihre Ämter auf, bestehende Anwendungen, Lizenzen und Verträge einer Prüfung zu unterziehen. Ein konkreter Zeitplan für einen Umstieg existiert bislang nicht. Um alternative Wege auszuloten, suchte Digitaldezernentin O’Sullivan den Kontakt zur hessischen Digitalministerin, wobei das Land Hessen im Vergleich zu Vorreitern wie Schleswig-Holstein als weniger ambitioniert gilt.
Zudem gab es Anfang 2026 einen Austausch mit der Stadt Kiel sowie dem IT-Dienstleister Dataport. Dabei zeigte Frankfurt Interesse an der Open-Source-Plattform openDesk des Zentrums für Digitale Souveränität (ZenDiS).
Hohe Hürden und langfristige Bindungen in den Kommunen
Die Frankfurter Situation spiegelt ein verbreitetes Problem der öffentlichen Verwaltung wider. Eine Umfrage unter Kommunen in Nordrhein-Westfalen ergab, dass 92 Prozent der Kommunen externe Software- oder Cloud-Anbieter nutzen. 82 Prozent der Befragten betrachten diese Abhängigkeit kritisch, während Initiativen für europäische und lokal kontrollierte Alternativen nur langsam vorankommen.
Wie komplex eine Ablösung ist, zeigt sich auch in anderen Städten. Die Stadt Ingolstadt plant für den Zeitraum vom 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2029 Ausgaben in Höhe von 5,148 Millionen Euro brutto für Microsoft-Lizenzen, was rund 1,716 Millionen Euro jährlich entspricht. Eine optionale Verlängerung für das Jahr 2030 würde nach derzeitigem Stand weitere 1,716 Millionen Euro kosten.
Der Ausschuss für Finanzen und Personal in Ingolstadt genehmigte diesen Schritt einstimmig. IT-Referent Bernd Kuch verwies darauf, dass Alternativen untersucht würden, die Verlängerung keine dauerhafte Festlegung darstelle und ein kurzfristiger Wechsel nicht realisierbar sei.
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In Ingolstadt hängen mehr als 3.000 Anwender, rund 400 Server und zahlreiche Fachverfahren an der Microsoft-Infrastruktur, während der laufende Vertrag am 31. Dezember 2026 endet.
Durch eine Vereinheitlichung der Lizenzpakete sollen dort rund 20.000 Euro netto im Jahr eingespart werden; einen konkreten Zeitplan für einen Ausstieg gibt es ebenfalls nicht. Parallel testet das Bayerische Digitalministerium an 40 bis 50 Arbeitsplätzen Open-Source-Lösungen im Rahmen eines Pilotprojekts, dessen Abschluss für 2027 erwartet wird.
Unterschiedliche Strategien in Bund und Nachbarländern
Schleswig-Holstein setzt indessen auf einen schrittweisen Ersatz: Microsoft Office wird durch LibreOffice abgelöst, Mailsysteme wurden ausgetauscht und Windows soll durch Linux ersetzt werden. Tausende Arbeitsplätze und Mailkonten sind dort bereits umgestellt. Das Land gibt an, durch die nahezu vollständige Umstellung auf openDesk jährlich 15 Millionen Euro an Lizenzkosten einzusparen.
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In der Schweiz verlaufen die Entwicklungen zweigleisig. Der Kanton Graubünden schloss die Umstellung auf Microsoft 365 im Frühjahr 2026 ab. IT-Chef Lorenz Tanner sieht darin keinen Widerspruch zur Bundesstrategie. Laut einer Studie der Organisation „Digitale Verwaltung Schweiz“ würde eine Migration vier bis acht Jahre dauern und den Kanton mindestens 20 Millionen Franken kosten, weshalb ein Wechsel kurzfristig unrentabel sei.
Gleichzeitig erprobt die Schweizer Bundesverwaltung an 3.000 Arbeitsplätzen Open-Source-Software. Die vom Parlament bewilligte erste Phase des Programms für einen souveränen digitalen Arbeitsplatz beansprucht ein Budget von rund 9 Millionen Franken.
Eine Machbarkeitsstudie der Bundeskanzlei vom 2. September 2026 bestätigte, dass ein browserbasierter Open-Source-Arbeitsplatz für Standardprozesse grundsätzlich geeignet ist; 172 Teilnehmer aus mehreren Departementen testeten hierfür openDesk auf Basis von ZenDiS. Ab Ende 2027 soll für rund 3.000 Mitarbeiter in kritischen Prozessen eine unabhängige Umgebung parallel zu Microsoft 365 bereitstehen.
Hybride Ansätze auf europäischer Ebene
Experten sehen in Übergangslösungen den gangbarsten Weg. DICTU-Chef Teun van der Vorm bewertet eine hybride Migration als realistische Vorgehensweise und hält einen langfristigen Ausstieg für machbar, während Bert Boerland eine Koexistenz verschiedener Systeme lediglich als Brücke und nicht als Endzustand einstuft.
Auf europäischer Ebene verfolgt die EU-Kommission ebenfalls das Ziel, Abhängigkeiten zu senken. Sie führte die Anwendung Element Pro auf Basis des offenen Matrix-Standards auf eigener Infrastruktur als Backup ein, belässt Microsoft Teams jedoch als primäre Kollaborationsplattform.
Laut internen Forenberichten bemängelten Beamte anonym, dass Element Pro funktional hinter Teams zurückbleibe. Das Unternehmen Element verweist darauf, dass das Matrix-Protokoll von über 200 Millionen Menschen genutzt werde und mehr als 25 Regierungen darauf basierende Systeme einsetzen, darunter Projekte des Bundesinnenministeriums und von ZenDiS in Deutschland.
Zudem legte die EU-Kommission am 9. September 2026 einen Vorschlag für eine umfassende Vergabereform vor. Das darin enthaltene Cloud Sovereignty Framework sieht vor, Softwareanbieter künftig strenger nach technologischer Kontrolle, rechtlichen Vorgaben, Lieferketten, Sicherheitsstandards und der Möglichkeit des Eigenbetriebs zu bewerten.