Beim Ausscheiden von Mitarbeitern greifen IT-Abteilungen häufig auf ein bewährtes Verfahren zurück: Das bisherige persönliche Postfach wird in ein geteiltes Postfach umgewandelt. Doch genau bei diesem Schritt droht eine erhebliche Sicherheitslücke.
Bei der Umwandlung eines Nutzerpostfachs in ein geteiltes Postfach setzt das System das bisherige Login-Passwort des ausgeschiedenen Mitarbeiters nicht automatisch zurück. Sofern Administratoren den Zugang nicht manuell sperren, bleibt das bisherige Kennwort weiterhin gültig und ermöglicht potenziell unbefugten Zugriff.
Klare Reihenfolge für Administratoren notwendig
Um unberechtigte Zugriffe wirksam zu verhindern, ist eine strikte Abfolge der administrativen Schritte erforderlich. Die empfohlene Vorgehensweise sieht vor, zunächst den Benutzer-Login aktiv zu sperren. Erst danach sollte das Postfach in ein geteiltes Postfach umgewandelt werden.
Im Anschluss folgen die Übernahme der entsprechenden Zugriffsrechte durch andere Mitarbeiter, eine Prüfung der gespeicherten Daten sowie die Überprüfung der zugewiesenen Lizenzen. Administratoren müssen zudem berücksichtigen, dass eingeleitete Sperrmaßnahmen im System mit einer zeitlichen Verzögerung greifen können.
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Ein häufiger Fehler bei der Bereinigung der Systeme betrifft die Kontenverwaltung: Das ursprüngliche Nutzerkonto darf trotz des Ausscheidens der Person keineswegs gelöscht werden. Das geteilte Postfach benötigt dieses Konto weiterhin als technisches Bezugsobjekt im Verzeichnisdienst.
Lizenzbedingungen und Speichergrenzen beachten
Neben den Sicherheitsaspekten spielen auch wirtschaftliche Überlegungen eine Rolle. Geteilte Postfächer mit einer Größe von bis zu 50GB können ohne erweiterte Funktionen betrieben werden, ohne dass dafür eine kostenpflichtige Exchange-Online-Lizenz erforderlich ist. Dies ermöglicht es Unternehmen, Lizenzkosten für ehemalige Mitarbeiter einzusparen.
Wird dieser Rahmen jedoch überschritten, ändern sich die Voraussetzungen. Für Postfächer mit einer Kapazität von mehr als 50GB, für ein erweitertes Archiv oder für die Nutzung spezieller Compliance-Aufbewahrungen müssen Unternehmen unter Umständen weiterhin entsprechende Lizenzen vorhalten.
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Hürden und Checklisten bei Postfach-Migrationen
Besondere Sorgfalt ist auch dann geboten, wenn Postfächer migriert werden sollen. Eine einfache IMAP-Migration überträgt systembedingt ausschließlich E-Mails. Kalendereinträge, Kontakte oder Aufgaben werden bei diesem Übertragungsweg nicht mitgenommen.
Für den Transfer dieser Elemente müssen Administratoren auf alternative Formate ausweichen. So lassen sich Kalenderdaten über das Format .ics exportieren und Kontakte mittels CSV-Dateien übertragen. Dabei gilt es jedoch eine funktionale Einschränkung zu beachten: Einmal importierte .ics-Einträge synchronisieren sich bei späteren Änderungen nicht mehr automatisch mit der ursprünglichen Datenquelle.
Vor dem Start einer Migration empfiehlt sich daher die Abarbeitung einer festen Checkliste. Diese umfasst die vollständige Erfassung aller E-Mails, die Übertragung der Kalender samt Serienterminen und Raumreservierungen, die Mitnahme aller Kontakte, den Abgleich der Systemeinstellungen sowie abschließende Funktionstests, um Datenverluste im laufenden Geschäftsbetrieb zu vermeiden.