Google stattet seine KI-Funktion für Meeting-Notizen mit strengeren Datenschutzeinstellungen aus. Die Neuerung gibt Administratoren mehr Kontrolle über die Verteilung sensibler Gesprächsinhalte – ein entscheidender Schritt für den vertrauensvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen.
Die Aktualisierung für „Notizen für mich erstellen“ in Google Meet zielt direkt auf ein zentrales Anliegen vieler Organisationen ab: die souveräne Verwaltung von Daten, die durch KI-Tools generiert werden. Angesichts der rasanten Verbreitung von KI in der Arbeitswelt werden robuste Governance-Features immer wichtiger. Die automatische Erstellung und Verteilung von Besprechungszusammenfassungen, Aufgaben und Protokollen kann nun mit präzisen Standardfreigaberegeln konfiguriert werden.
Administrator-Kontrolle: Wer erhält die KI-Notizen?
Herzstück des Updates sind zwei neue Einstellungen in der Admin-Konsole. Sie erlauben es, eine Standard-Freigabestufe für alle von der KI erstellten Notizen festzulegen. Bislang musste dies der Meeting-Gastgeber jedes Mal manuell steuern.
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Administratoren können jetzt vorgeben, wer die KI-Notizen standardmäßig erhält. Die Optionen bieten eine abgestufte Zugriffskontrolle:
* Freigabe für alle eingeladenen Teilnehmer, auch externe.
* Beschränkung auf eingeladene Teilnehmer innerhalb der Organisation.
* Exklusive Freigabe nur für Gastgeber und Co-Moderatoren.
Diese granulare Steuerung ist besonders für Unternehmen mit sensiblen Kundeninformationen oder internen Strategiegesprächen entscheidend. Ein restriktiver Standard wie „Nur Gastgeber“ stellt sicher, dass die Datenweitergabe eine bewusste Entscheidung bleibt und kein Versehen. Die Einstellungen werden zentral im Google Workspace Admin Console verwaltet und lassen sich nahtlos in bestehende IT-Richtlinien integrieren.
So funktioniert die KI-gestützte Protokollierung
Angetrieben von Googles Gemini AI, transkribiert das Tool Diskussionen, erkennt Kernaussagen und erstellt ein strukturiertes Protokoll in einem Google Doc. Dieses enthält eine Übersicht, eine detaillierte Themenliste mit Zeitstempeln und vorgeschlagene nächste Schritte.
Nach dem Meeting wird das Dokument automatisch generiert, an den Kalendereintrag angehängt und – basierend auf den Freigaberegeln – per E-Mail an die relevanten Personen verschickt. Während des Anrufs signalisiert ein Bleistift-Symbol allen Teilnehmern transparent, dass Notizen erstellt werden. Das Ziel: Die Teilnehmer können sich auf das Gespräch konzentrieren, während wichtige Entscheidungen präzise erfasst werden.
Die Funktion ist für berechtigte Google Workspace-Abos verfügbar und unterstützt mehrere Sprachen, darunter Deutsch. Pro Meeting kann jedoch nur eine Sprache verarbeitet werden.
Zweistufiger Ansatz: Nutzerkontrolle trifft auf Admin-Richtlinien
Das Admin-Update baut auf jüngsten Verbesserungen der Nutzerkontrolle auf. Seit Anfang des Monats können Meeting-Gastgeber selbst entscheiden, ob die KI-Notizen für ihre Besprechungen standardmäßig starten sollen. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert – Nutzer müssen also aktiv zustimmen.
Dieser „Opt-in“-Ansatz unterstreicht Googles Strategie für KI-Tools: Wahlfreiheit und Absicht stehen im Vordergrund. Selbst mit administrativen Vorgaben behalten Gastgeber die Flexibilität, diese während eines Anrufs zu überschreiben oder die Protokollierung ganz abzuschalten. Dieses mehrschichtige Kontrollsystem – von der individuellen Automatisierung bis zur unternehmensweiten Freigabepolitik – soll ein umfassendes Datenschutzniveau gewährleisten.
KI im Arbeitsumfeld: Datenschutz als Wettbewerbsvorteil
Die Einführung granularer Sharing-Kontrollen fällt in eine Zeit, in der sich KI tief in Kollaborationssoftware integriert. Da Wettbewerber ähnliche KI-Notizfunktionen anbieten, werden robuste Datenschutzfeatures zum entscheidenden Differenzierungsmerkmal.
Die Bedenken, wie Nutzerdaten zum Training von KI-Modellen verwendet werden, sind in der Tech-Branche allgegenwärtig. Durch klare, mehrstufige Kontrollen will Google Vertrauen aufbauen und Unternehmenskunden von einer verantwortungsvollen Datenverarbeitung überzeugen. Die zentrale Verwaltbarkeit ist eine direkte Antwort auf die Governance-Herausforderungen durch generative KI.
Die Zukunft der KI am Arbeitsplatz wird nicht nur von ihren Fähigkeiten, sondern maßgeblich von der gebotenen Transparenz und Kontrolle definiert werden. Erwartbar sind weitere Anpassungen, etwa unterschiedliche Freigaberegeln für interne und externe Meetings, um die Brücke zwischen Innovation und verantwortungsvoller Umsetzung weiter zu festigen.
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