Google und Microsoft haben diese Woche grundlegende Neuerungen ihrer KI-Systeme vorgestellt, die das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten radikal vereinfachen sollen. Beide Konzerne setzen auf sogenannte „agentische KI“, die eigenständig komplexe Arbeitsschritte übernimmt – vom Erstellen formatierter Dateien bis zur Prüfung von Rechtsverträgen.
Der Zeitpunkt ist kein Zufall: Der Markt für Produktivitätssoftware boomt. Analysten von Gartner haben kürzlich führende Anbieter im Dokumentenmanagement identifiziert, darunter M-Files und Hyland. Laut einer Studie von HyperFRAME treiben die meisten Unternehmen die KI-gestützte Automatisierung voran. Die Fähigkeit, lästige Kleinarbeit bei der Dokumentenerstellung zu eliminieren, ist zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil geworden.
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Google Gemini erstellt fertige Dateien auf Knopfdruck
Am 30. April 2025 veröffentlichte Google ein bedeutendes Update: Gemini kann nun direkt im Chat vollständig formatierte Dateien erzeugen und zum Download anbieten. Schluss mit Kopieren und Einfügen – die KI liefert DOCX, XLSX, PDF und CSV aus einer Hand.
Die Neuerung ist bemerkenswert: Gemini übernimmt die gesamte Struktur eines Dokuments – Überschriften, Listen, Tabellen – und exportiert sie mit den korrekten Dateiendungen. Für technische und akademische Nutzer gibt es zudem Unterstützung für LaTeX, Markdown und RTF. Die Dateien landen entweder auf dem lokalen Rechner oder direkt in Google Drive als native Docs, Sheets oder Slides.
„Das ist ein echter Quantensprung“, kommentierte ein Google-Sprecher. „Vom Gedanken zur fertigen Datei in einem Klick.“ Der manuelle Aufwand für Layout und Dateneingabe entfällt weitgehend.
Parallel dazu hat Google auch seine KI-Notizfunktion in Google Meet verbessert. Seit dem 30. April können Nutzer gezielt Abschnitte für Zusammenfassungen, Entscheidungen und nächste Schritte auswählen – strukturierte Meeting-Dokumentation auf Knopfdruck.
Microsoft bringt Legal-KI für Word
Während Google auf Dateigenerierung setzt, zielt Microsoft auf spezialisierte Branchen ab. Am 1. Mai 2025 startete der Konzern einen „Legal Agent“ für Word. Entwickelt mit Rechtsingenieuren und Technologie von Robin AI, soll das Tool die strengen Formatierungs- und Prüfanforderungen von Rechtsverträgen meistern.
Der Clou: Der Legal Agent arbeitet mit einer deterministischen Entscheidungsebene, nicht nur mit großen Sprachmodellen. So kann er präzise Aufgaben wie Vertragsprüfung, Risikoerkennung und Änderungsvorschläge nach festgelegten Spielregeln ausführen. Wichtig für Anwälte: Die KI nutzt native Word-Funktionen wie „Änderungen nachverfolgen“ und Kommentare. Jeder Eingriff bleibt transparent und nachvollziehbar. Verfügbar ist das Tool zunächst über das Frontier-Programm in den USA.
Gleichzeitig hat Microsoft den „Agent Mode“ – jetzt „Edit with Copilot“ genannt – zum Standard für Word, Excel und PowerPoint gemacht. Konzernchef Satya Nadella betonte, dass 90 Prozent der Fortune-500-Unternehmen diese KI-Agenten nutzen. Die Zahlen geben ihm recht: Im dritten Quartal 2025 stieg der Umsatz auf 82,9 Milliarden Dollar – ein Plus von 18 Prozent. Besonders Excel verzeichnet einen deutlichen Nutzungsschub, seit die KI komplexe Datenvisualisierungen und Formatierungsaufgaben übernimmt.
Open-Source und Nischenanbieter ziehen nach
Der Trend zur Automatisierung erfasst auch die Nischen. Am 30. April veröffentlichte The Document Foundation LibreOffice 26.2.3, das dritte Wartungsupdate für die aktuelle Version. Mit über 40 behobenen Fehlern bleibt die Open-Source-Suite eine datenschutzfreundliche Alternative. Ein größeres Release, Version 26.8, ist für August 2025 geplant.
Ebenfalls am 30. April brachte FileCenter Version 12 seiner Software auf den Markt. Neue Funktionen wie automatische PDF-Formularerkennung und Stapelumbenennung sollen die Lücke zwischen manueller Ablage und KI-Automatisierung schließen – ideal für Unternehmen mit großen Dokumentenmengen.
Auch Box macht Fortschritte: „Box Automate“ ist jetzt allgemein verfügbar. Der No-Code-Workflow-Builder integriert KI-gestützte Routinen und Dokumentenerstellung – gedacht für Personalabteilungen, Finanz- und Rechtsbereiche. Laserfiche wiederum kündigte am 28. April neue KI-Agenten an, die ab 7. Mai in der Cloud verfügbar sein sollen. Sie automatisieren mehrstufige Content-Workflows per Sprachbefehl.
Der Desktop wird zum KI-Kommandozentrum
Der Trend geht weg von isolierten Web-Chats hin zu integrierten Desktop-Erlebnissen, die den lokalen Kontext verstehen. Amazon brachte am 30. April die „Amazon Quick Desktop App“ auf den Markt. Sie läuft im Hintergrund, verbindet lokale Dateien mit einem persönlichen Wissensgraphen und arbeitet mit Google Workspace, Microsoft 365 und Salesforce zusammen. Workflows und Dashboards lassen sich per Sprache oder Text steuern.
Microsoft verfolgt eine ähnliche Strategie mit dem Windows-11-Update KB5083631, das am 1. Mai 2025 erschien. Die Microsoft-365-Copilot-Agenten sind nun direkt in der Taskleiste verankert – KI als fester Bestandteil des Betriebssystem. Der Datei-Explorer unterstützt jetzt auch Archivformate wie xar und nupkg.
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Der globale Markt für Workflow-Automatisierung wird mittlerweile auf über 23 Milliarden Euro geschätzt. Plattformen wie Make und Zapier konkurrieren mit tausenden App-Integrationen und neuen KI-Agenten-Betas. Die Botschaft ist klar: Visuelle Prozessabbildung und flexible Automatisierung werden zum Standard.
Ausblick: Was kommt als Nächstes?
Der Frühling 2025 markiert einen Wendepunkt. Die technischen Aspekte der Dokumentenerstellung – einheitliche Formatierung, Seitenzahlen in komplexen Berichten, Dateikonvertierung – werden zunehmend von Hintergrundprozessen erledigt.
Microsoft hat bereits angekündigt, ab 1. Juni 2025 auf ein nutzungsabhängiges Preismodell für GitHub Copilot umzustellen. Ein Modell, das künftig auch für Enterprise-Dokumenten-Agenten relevant werden könnte. Die Open-Source-Gemeinde blickt auf den August und das Release von LibreOffice 26.8 – ein Test, ob klassische Office-Suiten dem Druck der KI-Konkurrenz standhalten.
Mit den aktuellen Updates von Box, Amazon und Google steht fest: Die größte Herausforderung für Unternehmen wird nicht die Technik sein, sondern die sichere und kontrollierte Einführung dieser autonomen Agenten in ihre Dokumenten-Workflows.
