Google hat in dieser Woche umfassende Steuerungsmöglichkeiten für seine Gemini-KI-Funktionen in Workspace eingeführt. Die zwischen dem 10. und 12. Juli 2026 veröffentlichten Updates erlauben es sowohl Unternehmensadministratoren als auch Einzelnutzern, die generative Künstliche Intelligenz in Anwendungen wie Gmail, Google Drive und Google Kalender gezielt einzuschränken oder ganz abzuschalten.
Neue Administrationsrechte für Unternehmen
Workspace-Administratoren können künftig für jeden Dienst einzeln festlegen, ob die Workspace Intelligence aktiv ist oder nicht. Die Änderungen benötigen bis zu 48 Stunden, um sich in der gesamten Organisation durchzusetzen. Standardmäßig sind alle Quellen aktiv – doch wer bestimmte Abteilungen oder Anwendungen ausklammern will, hat jetzt die notwendigen Hebel.
Allerdings gibt es Einschränkungen: Die neuen Verwaltungsfunktionen stehen in den Versionen Education Fundamentals und Education Standard nicht zur Verfügung. Auch Nutzer von Workspace Individual und Essentials Starter gehen leer aus. Zudem sind Minderjährige unter 18 Jahren von den generativen KI-Funktionen grundsätzlich ausgeschlossen.
Individuelle Abschaltung für Dokumente und Nutzer
Wer sein eigenes Arbeitsumfeld entrümpeln will, findet ebenfalls neue Optionen. In Google Docs lässt sich die Gemini-Leiste seit dem 11. Juli 2026 dokumentenweise über das Einstellungsmenü deaktivieren. Wer großflächiger vorgehen möchte, kann über die Gmail-Einstellungen die globalen Workspace-Smart-Funktionen verwalten – allerdings werden dann auch Standardtools wie Smart Compose abgeschaltet.
In Google Drive gibt es in der Desktop-Version jetzt einen Schalter für die Smart-Funktionen in den Datenschutzeinstellungen. So können Nutzer die generative KI-Oberfläche entfernen, ohne auf bewährte Helferlein verzichten zu müssen.
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Chat-Kontrolle und Datenspeicherung
Die neuen Administrationsregeln betreffen auch die Chat-Funktionen. Administratoren entscheiden jetzt, ob temporäre Chats und manuelle Löschungen in der Gemini-App erlaubt sind. Unternehmen, die Google Vault nutzen, können diese Regeln sogar über die individuellen Nutzereinstellungen stellen – ein wichtiger Punkt für die Compliance bei der Datenspeicherung.
Ohne Vault werden temporäre Chats nicht protokolliert, gelöschte Unterhaltungen sind endgültig verschwunden. Standardmäßig bleiben Gemini-Konversationen 36 Monate gespeichert. Das ist angesichts der rund 900 Millionen monatlichen Nutzer in 230 Ländern eine beachtliche Datenmenge.
Sicherheitsrisiken im Fokus
Die neuen Abschaltmöglichkeiten kommen nicht von ungefähr. Am 12. Juli 2026 veröffentlichte Sicherheitsforschung wies auf Risiken durch Indirect Prompt Injection (IPI) in der Gmail-Integration von Gemini hin. Angreifer könnten KI-generierte Zusammenfassungen durch manipulierte E-Mail-Inhalte beeinflussen. Google arbeitet nach eigenen Angaben daran, die Widerstandsfähigkeit seiner Sprachmodelle zu verbessern – die erhöhte Angriffsfläche in Unternehmensumgebungen bleibt jedoch ein Thema für IT-Abteilungen.
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Gemini wächst trotzdem weiter
Trotz der neuen Kontrollmöglichkeiten baut Google das KI-Angebot weiter aus. Seit dem 10. Juli 2026 ist die Funktion „Fill with Gemini“ in Sheets in elf weiteren Sprachen verfügbar. Auch die Videokonvertierung in Slides läuft jetzt in sieben Sprachen. Parallel dazu kündigten Google Cloud und Accenture am 12. Juli eine Partnerschaft für ein „agentic AI“-Paket für den Mittelstand an – Zielgruppe sind Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 300 Millionen und drei Milliarden Euro.
Und es geht weiter: Für den 17. Juli 2026 ist der Start von Gemini 3.5 Pro geplant. Das neue Modell von Google DeepMind soll einen Kontextrahmen von zwei Millionen Tokens und autonome Workflow-Fähigkeiten bieten.
