Aktuelle Ratgeberübersichten haben kostenlose Softwarelösungen für das Bearbeiten, Komprimieren und Zusammenfügen von PDF-Dokumenten analysiert. Neben dem Funktionsumfang und bestehenden Nutzungslimits heben die Berichte insbesondere Datenschutzaspekte hervor: Während webbasierte Dienste schnellen Komfort bieten, bleibt die lokale Verarbeitung auf dem eigenen Rechner die sicherste Wahl für vertrauliche Dateien.
Kostenlose Online-Dienste und ihre Grenzen
Bei den browserbasierten Werkzeugen zur Komprimierung zeigen sich deutliche Unterschiede bei den Nutzungsbedingungen. Die webbasierten PDF24 Tools bieten eine unbegrenzte, kostenlose Nutzung ohne Wasserzeichen und unterstützen die Stapelverarbeitung bei geringer Werbeeinblendung.
Auch der Dienst iLovePDF steht in deutscher Sprache zur Verfügung und bietet mehrere Kompressionsstufen. Er limitiert die Dateigröße jedoch auf maximal 100 Megabyte pro Datei und sieht ein Tageslimit vor.
Übertragungen und Speicherung erfolgen verschlüsselt, hochgeladene Dateien werden nach Ablauf einer bestimmten Frist wieder gelöscht. Bei Adobe Online ist die Basiskomprimierung dauerhaft kostenlos nutzbar, stößt jedoch bei besonders großen Dateien oder sehr häufiger Verwendung an Grenzen.
Für das Zusammenfügen von Dokumenten über das Internet wird unter anderem PDFgear genannt. Der Dienst erfordert keine Registrierung, setzt weder bei der Dateianzahl noch bei der Dateigröße Beschränkungen und umfasst rund 20 verschiedene PDF-Werkzeuge. Die Dateien werden nach dem Verlassen der Website gelöscht.
Als mobile Alternative existiert im chinesischen Raum unter anderem das WeChat-Miniprogramm Qinglan PDF, das Dokumente wasserzeichenfrei komprimieren, teilen, zusammenführen und konvertieren kann. Grundsätzlich raten Experten jedoch dazu, vertrauliche Dokumente nicht über externe Server laufen zu lassen, sondern rein lokal zu verarbeiten.
Lokale Alternativen für Windows, macOS und Linux
Für Anwender, die Dokumente ohne Upload bearbeiten wollen, stehen diverse Offline-Lösungen bereit. Unter Windows gilt der kostenlose PDF24 Creator als etabliertes Werkzeug für lokale Aufgaben und Batch-Prozesse. Das quelloffene PDFsam Basic steht plattformübergreifend für Windows und macOS bereit.
Auch Bürosoftware wie LibreOffice bietet auf Windows, Mac und Linux die Möglichkeit, Dateien beim PDF-Export durch eine reduzierte Bildqualität zu verkleinerung. Auf Apple-Rechnern erlaubt die systemeigene Mac-Vorschau das Reduzieren der Dateigröße über den integrierten Quartz-Filter.
Beim Büropaket WPS ist die gezielte PDF-Verkleinerung hingegen an eine Mitgliedschaft gebunden, lässt sich jedoch manuell über Druck- und Exportfunktionen umgehen. Für macOS existiert zudem PDF Squeezer, das Dokumente über Verfahren wie Flate, RunLength sowie CCITT Group 3 und 4 ohne Qualitätsverlust verarbeitet.
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Dokumente teilen, verschlüsseln und schützen
Neben der Komprimierung untersuchen die Übersichten das Teilen und Absichern von Inhalten. Für das lokale Zusammenführen unter Windows steht etwa Qixi PDF des Anbieters Geekersoft zur Verfügung, das Dokumente per Drag-and-drop ordnet und verbindet.
Zum Trennen einzelner PDF-Seiten werden neben der Standardanwendung Adobe Acrobat DC unter anderem SmallPDF, PDF Splitter, Wondershare sowie Online PDFArea herangezogen. Für spezifische lokale Arbeitsabläufe gibt es zudem kleine Spezialprogramme, die Doppelseiten auftrennen, Schriften für den Druck in Konturen umwandeln oder PDFs im Batch in JPG-Bilder überführen.
Hinsichtlich der Dateisicherheit wird zwischen zwei Schutzmechanismen unterschieden: einem Öffnungspasswort, das die Einsicht ohne Kennwort blockiert, und einem Berechtigungspasswort, das zwar das Lesen erlaubt, Funktionen wie Drucken oder Kopieren jedoch sperrt. Für vertrauliche Unterlagen genügen die oft nur auf 128-Bit basierenden Verschlüsselungen mancher Online-Tools nicht.
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Lokal unterstützt Adobe Acrobat eine AES-256-Verschlüsselung, erfordert dann jedoch mindestens die Reader-Version 9.0. Berechtigungspasswörter bieten zudem keinen absoluten Schutz, da manche Drittanbieter-Programme diese Beschränkungen umgehen können. Da es keinen Weg zur Passwort-Wiederherstellung gibt, raten Fachleute vor jeder Verschlüsselung zu Sicherheitskopien.
Ein ergänzender Ansatz stammt vom Softwarehersteller Xi’an Pantuo Internet Technology: Dessen kostenloses Windows-Programm PDF Page Lock ermöglicht es, gezielt einzelne Seiten eines Dokuments per Kennwort zu sperren und mit einem Schloss-Symbol auszublenden, während der restliche Inhalt sichtbar bleibt.