In der Verwaltung digitaler Workflows gewinnen automatisierte und cloudbasierte Lösungen für professionelle Dienstleister zunehmend an Bedeutung. Für Buchhaltungs- und Professional-Service-Firmen im Vereinigten Königreich sowie in den USA stellt die IRIS Software Group mit IRIS Document Management ein cloudbasiertes, KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem bereit. Die Lösung zielt darauf ab, dokumentenintensive Prozesse in Kanzleien durch den Einsatz künstlicher Intelligenz zu vereinheitlichen.
Funktionen und Sicherheitsarchitektur von IRIS Document Management
Das System von IRIS kombiniert verschiedene Werkzeuge zur Organisation und Erfassung von Dateien. Zu den zentralen Funktionen gehört eine KI-gestützte Suche in Alltagssprache, die Inhalte aus PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten erfasst.
Ergänzt wird dies durch eine optische Zeichenerkennung (OCR) für Scans sowie ein automatisches KI-Tagging auf Basis einer hinterlegten Tag-Bibliothek. Feste Regeln für die Dateiablage (Auto-Filing), eine Versionsverwaltung und ein individuell gestaltbares Mandantenportal runden die Funktionalität ab.
Beim Umgang mit sensiblen Daten verweist das Unternehmen auf spezifische Schutzvorkehrungen: Die KI-Verarbeitung findet ausschließlich in der Region statt, in der auch die Datenspeicherung erfolgt. Mandantendaten werden nach Unternehmensangaben nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.
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Das Dokumentenmanagementsystem ist direkt in die Plattform IRIS Firm Management (IFM) integriert und bietet Anbindungen an Microsoft Business Central sowie Apxium. Es ist als eigenständige Lösung oder im Paket mit IFM erhältlich. Die IRIS Software Group zählt nach eigenen Angaben weltweit über 800.000 Organisationen in 135 Ländern zu ihren Anwendern.
Technologische Ansätze in der Dokumentenverarbeitung
Neben spezialisierten Kanzleisystemen umfasst das Spektrum digitaler Dokumentenwerkzeuge unterschiedliche Architekturansätze für die Verarbeitung von PDFs und Textdateien. So hat beispielsweise Beijing Yaotu Network Technology mit dem System V1.1 eine Dokumentenverwaltung vorgestellt, die lokale PDF-Verwaltung mit Lesepfaden, Textumwandlung gescannter Dokumente, Notizen, Lesezeichen und Annotationen wie Freitext, Linien und Formen verknüpft.
Im Bereich reiner Bearbeitungs- und Konvertierungswerkzeuge stehen Anwendern verschiedene kostenlose und browsergestützte Dienste zur Verfügung. Plattformen wie CombinePDF bieten Funktionen zum Zusammenführen von Dokumenten sowie Konvertierungen zwischen PDF und Formaten wie Word, Excel, JPG, TIFF, PNG oder GIF samt digitaler Signatur für Mac und Windows.
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Andere browserbasierte Dienste wie izanami.dev setzen auf eine rein geräteseitige Verarbeitung ohne Datei-Upload auf externe Server, um PDFs ohne vorherige Registrierung zu teilen, zu drehen oder mit Stempeln zu versehen.
Analysen zu Dokumenten-Workflows zeigen jedoch wesentliche Unterschiede bezüglich Datenschutz und Funktionalität: Während einfache Online-Werkzeuge häufig Beschränkungen bei der Dateigröße aufweisen und Datensicherheitsbedenken aufwerfen, bieten Betriebssysteme wie macOS grundlegende Funktionen bereits über systemeigene Werkzeuge, während unter Windows oft Zusatzsoftware erforderlich ist. Für regulierte Branchen gewinnen daher integrierte Plattformen an Gewicht, die Compliance-Vorgaben und Workflows in einer Umgebung bündeln.