Der Landkreis Kassel stellt seine Sozialverwaltung komplett auf digitale Akten um – ein wegweisender Schritt im Kampf gegen bürokratische Wartezeiten.
Seit dieser Woche läuft der offizielle Übergang zum papierlosen System. Die sogenannte E-Akte soll Anträge schneller bearbeiten und Bürgern lange Wartezeiten ersparen. „Das ist ein entscheidender Schritt hin zu einer vollständig digitalisierten Verwaltung“, erklärt die Kreisverwaltung.
Bei der Umstellung auf die E‑Akte müssen Kommunen und Sozialämter alle Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO lückenlos dokumentieren – sonst drohen Nachfragen bei Prüfungen und mögliche Bußgelder. Ein kostenloses Excel‑Verarbeitungsverzeichnis mit Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung hilft, Datenflüsse, Schnittstellen und Aufbewahrungsfristen schnell zu erfassen und rechtssicher zu dokumentieren. Ideal für Verwaltungen, die digitalisieren und gleichzeitig Datenschutz sicherstellen wollen. Verarbeitungsverzeichnis jetzt kostenlos herunterladen
Vom Papierberg zur Digitalakte
Der komplette Umstieg betrifft alle Fachbereiche des Sozialamts. Mitarbeiter arbeiten ab sofort in einer digitalen Workflow-Umgebung. Während der Übergangsphase bittet die Verwaltung um Geduld: „Die umfangreichen Änderungen können vorübergehend zu längeren Bearbeitungszeiten führen.“
Für Bürger hat der Landkreis spezielle digitale Briefkästen eingerichtet. Dort können Dokumente für Leistungen wie Wohngeld, Eingliederungshilfe oder Pflegeunterstützung sicher eingereicht werden. Das Ziel: weniger Postlaufzeiten, schnellere Bearbeitung.
Deutschlandweites Problem, lokale Lösung
Die Kasseler Initiative spiegelt einen bundesweiten Trend wider. In vielen Sozialämtern herrscht Überlastung – mit teils dramatischen Folgen. Im benachbarten Sachsen-Anhalt warten Antragsteller auf Schwerbehinderten-Anerkennungen derzeit neun bis achtzehn Monate. Eine Ewigkeit für Menschen in finanzieller oder psychischer Not.
Experten sehen in der Digitalisierung einen zentralen Lösungsansatz. „Neben mehr Personal und Strukturreformen sind effiziente digitale Workflows entscheidend“, betonen Verwaltungswissenschaftler. Kassel könnte hier zum Vorbild für andere Kommunen werden.
Mehr als nur gescannte Papiere
Die E-Akte ist kein reines Archivierungsprojekt. Sie soll Verwaltungsprozesse grundlegend neu gestalten – schneller, sicherer, bürgernäher. Langfristig plant der Landkreis eine vollständig vernetzte Digitalverwaltung, in der Daten sicher zwischen Ämtern fließen.
Die Vision: weniger Behördengänge, weniger Papierkrieg, mehr Effizienz. Auch wenn der Start holprig sein mag – das Ziel ist eine öffentliche Verwaltung, die ihren Namen wirklich verdient.
