Behörden in Deutschland und Österreich setzen zunehmend auf künstliche Intelligenz, um Verwaltungsprozesse zu beschleunigen. Während Kommunen wie Kerpen und die Grafschaft Bentheim auf automatisierte Systeme setzen, startet Österreich einen nationalen KI-Assistenten. Das Ziel: weniger Papierkram, schnellere Entscheidungen.
Kerpen digitalisiert Ausländerbehörde
Die Stadt Kerpen in Nordrhein-Westfalen geht mit gutem Beispiel voran: Rund 6.000 Vorgänge in der Ausländerbehörde sollen künftig von einer KI bearbeitet werden. Die Software „Xpact“ des Anbieters Evy Solutions erkennt und sortiert Dokumente automatisch – und das komplett auf Servern in Deutschland. Die Stadt verspricht sich davon eine Ersparnis von rund 19 Arbeitsmonaten. Wichtig: Die endgültige Entscheidung über Anträge bleibt weiterhin in Menschenhand. Das entspricht einem Gesetzesentwurf des Bundeskabinetts, der den Einsatz von KI in Asyl- und Aufenthaltsverfahren beschleunigen soll.
Grafschaft Bentheim: Pionier seit 2013
Der Landkreis Grafschaft Bentheim ist bereits weiter. Seit 2013 treibt die Verwaltung die Digitalisierung voran – mit Erfolg. Im Jobcenter, das 3.500 Bedarfsgemeinschaften betreut, sind die Akten längst elektronisch. Statt 400 physischer Ablagekörbe gibt es digitale Workflows, auch bei Rechnungen. KI-gestützte Telefonbots und Sprachmodelle gehören zur Grundausstattung. Die Technik kommt als Software-Mietmodell von d.velop und nutzt den Schnittstellenstandard DokuFIS.
Der Handlungsbedarf ist bundesweit groß: Laut einem EU-Bericht erreicht Deutschland bei digitalen Bürgerdiensten nur 78,1 von 100 Punkten – der europäische Durchschnitt liegt bei 84,6. Gerade einmal 15 Prozent der Bevölkerung nutzen bislang die elektronische Identifizierung (eID).
Österreich startet KI-Assistenten „Ida“
Österreich geht einen Schritt weiter: Seit heute ist „Ida“ offiziell im Einsatz. Der KI-Chatbot läuft auf den Regierungsportalen und in der ID-Austria-App und basiert auf Technologie von Mistral AI. Gehostet wird das System im Bundesrechenzentrum. Vor dem Start durchlief der Assistent eine Testphase mit 4.600 Anfragen.
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„Ida“ beantwortet Fragen zu digitaler Identifikation und elektronischen Genehmigungen in Alltagssprache – rund um die Uhr. Anträge bearbeiten oder persönliche Daten verarbeiten kann der Bot allerdings noch nicht. Das soll sich in Zukunft ändern: Personalisierte Verwaltungsleistungen sind bereits geplant.
Bund will 200 Maßnahmen umsetzen
Anfang August kündigte das Bundesdigitalministerium mehr als 200 Maßnahmen zur Modernisierung des Staates an. Die wichtigsten Vorhaben: eine digitale Geldbörse für amtliche Dokumente ab Januar 2027, unbefristet gültige Ausweise für Über-70-Jährige und vorausgefüllte Steuererklärungen. Mit der Plattform „Einfach machen“ können Bürger künftig direkt auf bürokratische Hürden hinweisen.
KI im Alltag: Von Parksündern bis Straßenschäden
Auch spezielle Einsatzfelder werden getestet. In Köln fordert die Volt-Fraktion den Einsatz von Scan-Fahrzeugen zur Erfassung von Parkverstößen. Die rechtliche Grundlage schuf der Bundestag im Mai mit einer Änderung des Straßenverkehrsgesetzes – der Bundesrat hatte dies bereits im September 2023 verlangt. Ein Pilotprojekt in Heidelberg zeigte 2025 die Effizienz der Technik: 2.886 Verstöße in 33 Stunden – zwölfmal mehr als mit herkömmlichen Methoden.
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In Mertingen testet die Verwaltung derweil die Software „Vialytics“, die mit Smartphone-Kameras den Zustand von Straßen erfasst. Eine endgültige Entscheidung steht noch aus, doch der Trend ist klar: Mobile KI-Lösungen erobern die kommunale Infrastruktur.
Kritik und Bedenken
Nicht alle sind begeistert. Der Chaos Computer Club äußerte am 8. August deutliche Kritik an der elektronischen Patientenakte (EPA). Der Rollout sei verfrüht, Sicherheitslücken könnten Patientendaten gefährden. Die Mahnung zeigt: Bei aller Digitalisierungseuphorie bleibt der Schutz sensibler Daten das oberste Gebot.
