Künstliche Intelligenz gehört in vielen Büros längst zum Alltag, führt bei der Dokumentenerstellung jedoch häufig zu einem beträchtlichen Prüf- und Korrekturaufwand. Dies geht aus der Untersuchung „Business-Ready AI Gap 2026“ des Softwareanbieters Templafy hervor.
Für die Erhebung befragte das Marktforschungsunternehmen Sapio Research im August 2026 insgesamt 2.000 KI-nutzende Wissensarbeiter in Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten in den USA und Großbritannien.
Demnach setzen 90 Prozent der Befragten mindestens wöchentlich KI-Werkzeuge für geschäftliche Dokumente ein, doch 95 Prozent müssen die erzeugten Ausgaben vor der geschäftlichen Verwendung manuell überarbeiten.
Hoher Korrekturaufwand schmälert Zeitgewinne
Die nachträgliche Kontrolle bindet erhebliche Ressourcen: Im Durchschnitt beanspruchen Prüfung und Korrektur fast 4 Stunden pro Woche. Für 48 Prozent der befragten Fachkräfte führt dieser Aufwand dazu, dass kaum ein zeitlicher Vorteil durch den Werkzeugeinsatz verbleibt.
Bei jenen Beschäftigten, die mehr als 1 Stunde für Nachbesserungen aufwenden müssen, gaben 34 Prozent an, dass die Überarbeitung sogar länger dauere als das eigenständige Verfassen des Dokuments von Grund auf.
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Gleichzeitig stuften 60 Prozent der Teilnehmer einen ersten Entwurf bereits mit minimalen Anpassungen als nutzbar ein. Dennoch erfordern spezifische Mängel regelmäßige Eingriffe: 40 Prozent der Nutzer korrigieren inhaltliche Fehler bei der Genauigkeit, 34 Prozent beheben generische Formulierungen und 31 Prozent müssen Formatierungsmängel bereinigen.
Inhaltliche Eintönigkeit gilt dabei als weit verbreitetes Phänomen. So beobachten 59 Prozent der Befragten einander zu ähnliche Dokumente und 56 Prozent beklagen generische Texte. Zudem sehen 42 Prozent im Einsatz fehlerhafter oder unpassender KI-Inhalte das Risiko eines Vertrauensverlusts bei Kunden oder Partnern.
Fehlende Anbindung an interne Unternehmensdaten
Ein wesentlicher Grund für unpräzise Resultate liegt im mangelnden Zugriff auf relevante Betriebsdaten. Laut der Templafy-Erhebung berichten 42 Prozent der Angestellten über einen unzureichenden Zugriff der KI-Anwendungen auf offiziell freigegebene Unternehmensquellen. Rund 40 Prozent verzeichnen Schwierigkeiten bei deren technischer Einbindung, während lediglich 30 Prozent Vorlagen und Inhalte automatisiert bereitgestellt bekommen.
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Branchenbeobachter wie das Beratungsunternehmen TimelyText weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass KI-Systeme zwar Routineaufgaben, erste Entwürfe sowie Zusammenfassungen beschleunigen können, Tätigkeiten wie tiefgehende Recherche, zielgruppenspezifische Analysen, systematische Faktenprüfung und die finale redaktionelle Verantwortung jedoch weiterhin qualifiziertes Personal erfordern.
Plattformdaten belegen Trend zu spezialisierten Agenten
Ergänzend zur Umfrage wertete Templafy eigene Plattformdaten aus. Dabei zeigte sich eine deutliche Verschiebung hin zu spezialisierten Softwareagenten: Bei den aktivierten Nutzern kletterte der Anteil der Agentennutzung von 31 Prozent im Dezember 2025 auf 66 Prozent im August 2026. Insgesamt 71 Prozent der Anwender entschieden sich dabei für eine agentengestützte Dokumentenerstellung.
Die Analyse von mehr als 29.000 Arbeitssitzungen deutet darauf hin, dass dieser Ansatz die Erstellungsdauer maßgeblich beeinflusst. Während die mediane Bearbeitungszeit für ein Dokument ohne spezialisierte Agenten bei rund 2 Stunden lag, sank dieser Wert bei der Nutzung von Agenten auf 8 Minuten.
Ob sich damit auch der nachgelagerte Prüfaufwand in den Unternehmen dauerhaft reduzieren lässt, bleibt eine der zentralen Fragen für den weiteren Produktivitätseinsatz generativer Technologien.
