Neue Tools und Schulungen revolutionieren die Arbeit mit dem Textprogramm – von automatisierten Verträgen bis zu barrierefreien PDFs.
Microsoft Word entwickelt sich rasant weiter. Gleich mehrere Neuheiten und Lernangebote zeigen, wie Unternehmen und Behörden das Programm effizienter nutzen können. Im Fokus stehen dabei KI-gestützte Funktionen, professionelle Checklisten und barrierefreie Dokumente.
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KI erobert die Vertragserstellung
Ein Meilenstein ist der Launch von Legitt Draft 4.0 am heutigen Montag. Das Add-in für Microsoft Word bringt künstliche Intelligenz direkt in die Vertragsarbeit. Nutzer können Entwürfe erstellen, prüfen und Änderungen markieren – alles ohne die Word-Oberfläche zu verlassen. CEO Harshdeep Singh Rapal und CTO Ravi Baranwal geben an, dass bereits über 8.000 Kunden das Tool einsetzen. Für Rechtsabteilungen und Unternehmen bedeutet das: Schluss mit dem lästigen Wechsel zwischen verschiedenen Programmen.
Schritt für Schritt zur perfekten Liste
Doch nicht nur KI verändert die Arbeit. Ein neuer Schulungskurs von IHMFLIX, gestartet am 7. Juni, widmet sich den Grundlagen: Aufzählungen und nummerierte Listen. Die Tutorials sind Teil eines 60-tägigen Trainings und zeigen, wie mehrstufige Listen für komplexe Projekte funktionieren. Wer die Einrückungen und Nummerierungsstile beherrscht, sorgt für konsistente Dokumente, die mehrere Nutzer problemlos durcharbeiten können.
Dynamische Formulare und Profi-Standards
Wer noch einen Schritt weitergehen will, findet im MOS 2016 Word Expert Study Guide die Anleitung für ausfüllbare Formulare und Vorlagen. Die Materialien erklären den Einsatz von Makros zur Automatisierung, Querverweise in langen Dokumenten und fortgeschrittene Formatierungen. Aus statischen Checklisten werden so interaktive Werkzeuge, die Daten erfassen und Nutzer durch Verwaltungsprozesse führen.
Ordnung ist das halbe Leben: Dateimanagement neu gedacht
Ein Gastbeitrag von Yackulic Khristopher vom 7. Juni schlägt ein standardisiertes Ordnungssystem vor: Ordner nach Abteilung, Jahr und Dokumententyp, Dateinamen im Format „JJJJ-MM-TT“. Für SharePoint-Nutzer gibt es eine wichtige Unterscheidung: Während einfache Ordner für lose Sammlungen taugen, empfiehlt sich für wiederkehrende Arbeitspakete wie Vertragsmappen oder Prüfungsakten die Funktion „Dokumentsätze“. Sie erlaubt gemeinsame Metadaten und spezifische Lebenszyklusregeln.
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Barrierefreiheit wird international
Ein weiterer wichtiger Schritt: Dual Lab hat Version 1.10 des PDF4WCAG Accessibility Checkers veröffentlicht. Das Update bringt neue Prüffelder für Metadaten und Schriftarten sowie eine Benutzeroberfläche auf Deutsch und Niederländisch. So lassen sich Word-Dokumente, die als PDF exportiert werden, auf internationale Barrierefreiheitsstandards prüfen.
Praxis-Test: Checklisten in der Steuerberatung
Die Theorie wird bereits erprobt. Am 7. Juni wurde ein Prototyp für ein Mandanten-Portal angekündigt, der von Thorsten Meyer getestet wird. Das System richtet sich an kleine Steuerkanzleien und verfolgt den Status von Mandantenakten per Checkliste – inklusive automatischer Erinnerungen.
Der große Ausblick: KI für Hunderttausende
Diese Entwicklungen sind nur der Anfang. NHS England plant, Microsoft 365 Copilot bis Oktober 2026 an 505.000 Mitarbeiter auszurollen. Erste Pilotprojekte zeigten, dass die KI-Assistenz im Schnitt 43 Minuten pro Tag einsparen konnte. Ein Wert, der auch deutsche Unternehmen hellhörig machen dürfte.
