Microsoft strukturiert die Speicherverwaltung in seinen Mehrbenutzer-Abonnements grundlegend um: Zusätzlich erworbener Cloud-Speicher wird künftig nicht mehr einzelnen Konten zugewiesen, sondern zählt zu einem zentralen, gemeinsamen Pool von maximal 10 TB je Abonnement. Zugleich senkt das Unternehmen das Basiskontingent für die Pläne Microsoft 365 Family und Premium drastisch.
Statt des bisherigen Modells von bis zu 6 TB Speicherplatz – aufgeteilt in 1 TB je Nutzer bei bis zu 6 Nutzern – steht den Kontoinhabern künftig lediglich ein gemeinsam genutzter Gesamtspeicher von 2 TB zur Verfügung. Am 8. Oktober 2026 wurde bekannt, dass das reguläre Gesamtvolumen in diesen Tarifen damit um 66,7 % sinkt.
Zusätzlicher Speicherplatz und Preisgestaltung
Für Nutzergemeinschaften, denen das gekürzte Basiskontingent nicht ausreicht, greift die neue Pool-Logik. Wer das Speichervolumen erweitern möchte, zahlt für zusätzlichen OneDrive-Speicher 10 US-Dollar pro Monat je 1 TB. Das gesamte Kontingent eines Abonnements lässt sich über diesen Weg auf höchstens 10 TB aufstocken.
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Die Kosten für das Familienpaket selbst bleiben bestehen: Microsoft 365 Family kostet laut einem Bericht des Portals ZDNet weiterhin 130 US-Dollar pro Jahr.
Als Alternative im gehobenen Segment steht Microsoft 365 Pro im Raum, das standardmäßig 5 TB gemeinsamen Speicher bietet und mit 100 US-Dollar pro Monat bepreist ist. Das Einzelnutzer-Abonnement Microsoft 365 Personal mit 1 TB für eine Person bleibt von den Anpassungen unberührt.
Übergangsregelung und Schutz vor Datenverlust
Die Umstellung auf den gemeinsamen 2-TB-Speicher gilt unmittelbar für neue sowie upgegradete Abonnements. Für bestehende Kunden greift hingegen ein Übergangszeitraum: Bestehende Abos wechseln erst bei der ersten Vertragsverlängerung am oder nach dem 2.5.2027 in das neue Modell.
Sollte durch die Reduzierung das tatsächliche Datenvolumen die neue Obergrenze von 2 TB überschreiten, greifen Übergangsmaßnahmen: Betroffene Nutzer sollen laut Microsoft bis zu ein Jahr lang weiter auf ihre bestehenden Dateien zugreifen können. Damit soll verhindert werden, dass Inhalte unmittelbar blockiert oder gelöscht werden, wenn das Datenvolumen das neue Limit übersteigt.
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Geteilte KI-Kontingente und Kritik der Nutzerschaft
Die Zentralisierung der Ressourcen betrifft neben dem Dateispeicher auch moderne Softwarefunktionen. So werden künftig auch KI-Nutzungsguthaben in Form von Copilot-Credits innerhalb des Abonnements geteilt. Dem Kontoinhaber obliegt dabei die Administration: Er kann festlegen und verwalten, in welchem Umfang jüngere Familienmitglieder Zugriff auf die KI-Funktionen erhalten.
In Nutzerkreisen stoßen die Einschnitte auf deutliche Kritik. In einem Forumsbeitrag wird der Wechsel vom Modell mit 1 TB je Nutzer hin zu lediglich 2 TB geteiltem Gesamtspeicher bei den Paketen für Familien und professionelle Nutzer als deutliche Verschlechterung eingestuft, da insbesondere aktive Mehrpersonenhaushalte bei gleichbleibendem Preis erheblich an Kapazität verlieren.