Für zahlreiche gemeinnützige Organisationen läuft heute die Zeit ab: Am 18. Januar endet für viele die kostenlose Nutzung hochwertiger Microsoft 365-Lizenzen. Der Tech-Riese stellt sein Förderprogramm um – von kostenlosen Premium-Plänen hin zu einem Basispaket und stark vergünstigten Abos. Für betroffene Vereine und Stiftungen ist heute der letzte Tag, um ihre Lizenzen zu migrieren und einen Zugriffsverlust auf wichtige Tools zu verhindern.
Was sich für Non-Profits konkret ändert
Im Kern streicht Microsoft zwei zentrale Förderprogramme: die zehn kostenlosen Lizenzen für Microsoft 365 Business Premium und den kostenlosen Zugang zu Office 365 E1. Besonders der Business Premium-Plan war wertvoll, da er die vollwertigen Desktop-Versionen von Word, Excel und Outlook inklusive erweiterter Sicherheitsfunktionen bot.
Das neue Modell unter dem Dach der „Tech for Social Impact“-Initiative sieht zwei Wege vor:
1. Kostenloser Basistarif: Bis zu 300 Lizenzen für Microsoft 365 Business Basic – jedoch nur mit Web- und Mobile-Apps.
2. Stark vergünstigte Premium-Tarife: Für den Zugriff auf Desktop-Apps und erweiterte Sicherheit gewährt Microsoft Rabatte von bis zu 75 Prozent auf Business Premium und E1.
Für viele Non‑Profits bedeutet der Umstieg auf Business Basic, dass nur noch Web‑ und Mobile‑Apps zur Verfügung stehen – doch genau hier lässt sich viel Geld sparen. Der Gratis‑Report „Office im Web“ erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Word, Excel & Co. legal im Browser nutzen, Dateien in OneDrive sichern und teamübergreifend kollaborieren – ganz ohne Installation und teures Abo. Ideal für Vereine und Stiftungen, die Lizenzkosten sofort senken müssen. Jetzt kostenlosen Office-Guide sichern
Die Ära komplett kostenloser Premium-Tools ist damit vorbei. Non-Profits müssen sich auf ein „Co-Pay“-Modell mit wiederkehrenden Kosten einstellen.
Budget-Knappheit trifft auf operative Herausforderungen
Die Umstellung stellt vor allem kleinere Organisationen mit knappen Budgets vor ein Dilemma. Ein Verein mit zehn Mitarbeitern, der bisher Business Premium kostenlos nutzte, muss nun mit jährlichen Kosten von über 1.300 Euro für das vergünstigte Äquivalent rechnen. Diese Summe muss von anderen, oft projektgebundenen Mitteln abgezwackt werden.
Operativ birgt der Wechsel zum kostenlosen Basic-Tarif Risiken: Mitarbeiter, die auf Offline-Zugriff oder spezielle Features angewiesen sind, könnten in ihrer Produktivität eingeschränkt werden. Wer heute nicht handelt, riskiert den Dienstzugang: Nach Ablauf folgt eine 30-tägige Schonfrist, dann 60 Tage mit gesperrten Daten, bevor diese endgültig gelöscht werden.
Experten raten zu einer hybriden Strategie: Kritische Nutzer erhalten vergünstigte Premium-Lizenzen, der Rest wechselt auf Business Basic. So lassen sich Kosten und Funktionalität in Balance halten.
Microsofts Strategiewechsel: Vom Geschenk zur Partnerschaft
Die Lizenzänderung ist Teil eines größeren Trends in der Tech-Philanthropie. Unternehmen wie Microsoft stellen ihre Unterstützung von reinen Sachspenden auf nachhaltige, vergünstigte Partnerschaften um. Das Unternehmen begründet den Schritt mit der Notwendigkeit, sein Lizenzportfolio zu straffen und für mehr Sicherheit durch moderne Cloud-Lösungen zu sorgen.
Der Wandel betrifft nicht nur Microsoft 365. Auch andere Förderprogramme wurden bereits angepasst oder eingestellt: Das jährliche Azure-Grant wurde gekürzt, das Dynamics 365 Sales Enterprise-Programm Ende 2023 beendet. Zudem läuft das „Ads for Social Impact“-Programm mit kostenlosen Werbe-Guthaben bis Ende 2025 aus.
Die Botschaft an den Non-Profit-Sektor ist klar: Technologie muss als kostenintensiver Kernbestandteil der Betriebsstrategie budgetiert und geplant werden – und nicht länger als unkalkulierbares Geschenk betrachtet werden.
Was betroffene Organisationen jetzt tun müssen
Für alle, deren Gratis-Lizenz heute ausläuft, gilt: Sofort handeln. Im Microsoft 365 Admin Center müssen neue Pläne ausgewählt und Lizenzen den Nutzern zugewiesen werden, um einen Dienstabbruch zu vermeiden.
Langfristig sollte die Branche die Umstellung als Weckruf verstehen. Die Zusammenarbeit mit auf Non-Profits spezialisierten IT-Partnern kann helfen, den Bedarf zu analysieren und Kosten zu optimieren. Das Zeitalter der kostenlosen Premium-Tools ist vorbei – doch das neue Modell bietet die Chance, auf einer verlässlicheren Basis eine sichere und skalierbare digitale Zukunft aufzubauen.
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