Der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz in Büroanwendungen gewinnt im betrieblichen Alltag zunehmend an Bedeutung. Nach Tests von über 100 Optionen hat David Fortin zehn Microsoft-Copilot-Prompts für Arbeitsaufgaben zusammengestellt, wie aus einem Bericht von geeky-gadgets.com hervorgeht.
Die ausgewählten Befehle decken typische Anforderungen in gängigen Büroprogrammen ab und konzentrieren sich auf Kernanwendungen wie Outlook, Excel, Word und PowerPoint sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Leistungsbeurteilungen.
Strukturierung von Kommunikation und Besprechungen
Im E-Mail-Programm Outlook unterstützen die ausgewählten Formulierungen dabei, Nachrichten nach Projekt, Priorität sowie Fristen zu sortieren und Checklisten direkt aus E-Mails zu generieren. Zudem lassen sich gesendete Nachrichten auf erforderliche Nachfassaktionen überprüfen und überfällige Antworten systematisch identifizieren.
Für den Bereich der Besprechungen zielen die Empfehlungen darauf ab, Besprechungsnotizen zusammenzufassen und Folgemails samt Aufgabenverteilung zu erstellen. Auch das gezielte Markieren von Aktionspunkten gehört zu den definierten Anwendungsfällen. Im Rahmen von Leistungsbeurteilungen kann die Assistenzfunktion zudem Erfolge aus E-Mails, Chats und Dateien zusammentragen, um darauf aufbauend Entwürfe für Bewertungen zu formulieren.
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Datenanalyse und Bearbeitung von Dokumenten
In Excel konzentrieren sich die Prompts auf das Standardisieren von Datenformaten sowie das Kennzeichnen von Duplikaten oder fehlenden Werten. Darüber hinaus kann das System zur Generierung von Dashboards genutzt werden.
Für Präsentationen in PowerPoint umfassen die Vorschläge das automatische Erstellen von Folien auf Basis vorhandener Dokumente, Gestaltungsvorschläge für Branding und Layouts sowie interaktive Folien mit Quizfragen oder Diagrammen. In Word heben die Befehle Versionsunterschiede hervor, liefern Erklärungen zu Änderungen und schlagen redaktionelle Bearbeitungen vor.
Experten betonen menschliche Letztverantwortung und Präzision
Die praktische Wirksamkeit solcher Prompts hängt eng mit der Einbindung in funktionierende Arbeitsprozesse zusammen. Steven Eppinger vom MIT Sloan formulierte in diesem Zusammenhang vier Schritte für systematische Innovationen mit künstlicher Intelligenz.
Demnach müssten bestehende Arbeitsabläufe vor dem KI-Einsatz verstanden und korrigiert werden, da die Technologie Fehler andernfalls lediglich beschleunige. Es empfehle sich, Anweisungen zunächst im Chat zu testen, als Markdown zu exportieren und erst danach zu automatisieren.
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Menschen müssten die Entscheidungshoheit behalten, während Prompts präzise mit Nutzungszweck und Beispielen formuliert werden sollten. Wer künstliche Intelligenz ignoriere, verliere die Möglichkeit, die eigene Kompetenz zu verstärken.
Auch aus der Unternehmenspraxis kommen Mahnungen zur Vorsicht. Ein früherer Microsoft-Personal-Vizepräsident empfahl in einem Beitrag, generative Assistenten im Beruf vor allem für drei Kernbereiche zu nutzen: zur Gegenprüfung eigener Urteile durch Kontrollfragen nach übersehenen Aspekten, zur Zusammenfassung langer Dokumente und Nachrichten sowie zur Klassifizierung von Beständen.
Zusammenfassungen sollten jedoch nicht als fertiges Endergebnis betrachtet werden, sondern als Orientierung dienen, deren Belege im Original zu überprüfen seien. Kritische Aktionen wie das Senden oder Löschen dürften nicht automatisiert erfolgen, sondern verlangten stets eine menschliche Freigabe.
Standardisierte Schulungsinitiativen an Universitäten
Um die Fertigkeiten beim Formulieren von Prompts in der Belegschaft zu vertiefen, setzen auch Bildungseinrichtungen auf gezielte Schulungen. An der University of California werden für Beschäftigte kostenlose, 60-minütige Trainingsangebote rund um Copilot bereitgestellt.
Der Kursplan umfasst neben Grundlagenmodulen auch Kurse wie MS-4005 zur Erstellung effektiver Prompts, die eine Vier-Teile-Formel aus Ziel, Kontext, Quelle und Erwartungen vermitteln, ergänzt durch Einheiten zu Entwurf, Analyse und Präsentation sowie rollenspezifische Selbstlernmodule für Bereiche wie Finanzen, IT, Personalwesen oder Rechtsabteilungen.