Microsoft schließt mit neuen OneDrive-Funktionen eine gefährliche Lücke für Unternehmen. Die Tools automatisieren den Zugriff auf Daten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, und verhindern so den Verlust geschäftskritischer Dokumente.
Die Updates, die unter der Roadmap-ID 493946 geführt werden, waren bereits ab Mitte Oktober im Rollout. Nach einer Anpassung des Zeitplans kündigte Microsoft nun an, die weltweite Verteilung bis Januar 2026 abzuschließen. Auslöser der aktuellen Diskussion war ein detaillierter Leitfaden des Fachportals Windows Central vom 23. Dezember.
Automatisierung ersetzt manuellen Notfallplan
Bislang war die Datenübergabe ein manueller und fehleranfälliger Prozess für IT-Administratoren. Kern der Neuerung ist eine vollautomatische Zugriffsvergabe: Wird ein Benutzerkonto gelöscht, erhält automatisch der Vorgesetzte oder ein designierter Zweitbesitzer die Rechte für das OneDrive des ausscheidenden Mitarbeiters.
Das verhindert, dass wichtige Projektdokumente in verwaisten Konten eingeschlossen werden – ein klassischer Fall für den IT-Notdienst. „Diese Automatisierung ist ein großer Schritt für die Datensicherheit“, kommentiert ein Branchenbeobachter. „Sie stellt die Kontinuität der Arbeit sicher, selbst wenn Personalwechsel überraschend kommen.“
„Bewegen und Freigabe behalten“: Die Schlüsselfunktion
Eine weitere zentrale Neuerung ist die Funktion „Move and keep sharing“ (Bewegen und Freigabe behalten). Bisher gingen bei der Verschiebung von Dateien in ein anderes Laufwerk oder eine SharePoint-Bibliothek oft die bestehenden Freigabelinks verloren. Teams, die auf diese Dokumente angewiesen waren, standen plötzlich vor einer Wand.
Die neue Massen-Transfer-Funktion bewahrt nun diese Berechtigungen. Mitarbeiter können auf die Dateien am neuen Ort zugreifen, ohne neue Einladungen zu benötigen. Das sorgt für reibungslose Abläufe in der kritischen Phase nach einem Personalwechsel.
Übersicht für Vorgesetzte und weniger E-Mail-Lärm
Microsoft hat auch die Bedienoberfläche für Vorgesetzte optimiert. Diese erhalten neue Filteroptionen, um in den Dateien des ehemaligen Mitarbeiters schnell „Key Files“ – also aktive, gemeinsam genutzte Arbeitsdokumente – von privaten oder veralteten Daten zu unterscheiden.
Zudem wurde das Benachrichtigungssystem überarbeitet. Statt für jede verschobene Datei eine separate E-Mail zu verschicken, fasst das System die Alerts nun zusammen. Werden sechs oder mehr Dateien übertragen, erhalten betroffene Kollegen nur noch eine gebündelte Nachricht. Das entlastet die Postfächer in turbulenten Übergabephasen.
Ein Schritt zu mehr Integration und KI
Die Branche bewertet die neuen Tools als überfällige Angleichung von OneDrive an die ausgereifteren Dokumenten-Management-Funktionen von SharePoint. Der Rollout erfolgt schrittweise für alle globalen Tenants (Mandanten) von Microsoft 365.
Der nächste logische Schritt ist bereits absehbar: Analysten erwarten, dass Microsoft diese Verwaltungsfunktionen eng mit seiner Copilot-KI-Suite verzahnen wird. Künftig könnte eine KI Vorschläge machen, welche Dateien als geschäftskritisch zu übertragen sind und welche archiviert oder gelöscht werden können. Das würde den manuellen Aufwand für Führungskräfte weiter reduzieren.
Bis dahin rät Microsoft IT-Administratoren, ihre Offboarding-Prozesse zu überprüfen und die neuen automatischen Tools in ihre Workflows zu integrieren. So bleibt wertvolles Firmenwissen erhalten – unabhängig von den Personen, die es geschaffen haben.
