Microsoft vereinfacht mit der Einführung der Hero-Link-Architektur und einem umfassenden SharePoint-Update die Verwaltung digitaler Berechtigungen. Die Updates, die ab diesem Wochenende ausgerollt werden, zielen darauf ab, die Zusammenarbeit in hybriden Arbeitsumgebungen zu entlasten und gleichzeitig die Sicherheit in der KI-Ära zu stärken.
Eine URL für alles: Hero Link startet
Die Ära des komplizierten Link-Managements ist vorbei. Microsoft ersetzt das bisherige Wirrwarr aus verschiedenen Freigabelinks für Bearbeitung, Ansicht oder bestimmte Personengruppen durch einen einzigen, persistenten Hero Link pro Datei. Dieser Haupt-Link bleibt immer gültig – egal, ob die Datei per Browser, Teams oder Outlook geteilt wird oder sich die Zugriffsrechte ändern.
„Das beendet das Problem der ‚kaputten Links‘“, erklärt ein Branchenanalyst. Bisher führte jede Änderung der Berechtigungen oft zu einem neuen Link und Verwirrung. Jetzt werden die Berechtigungen wie eine Schicht über den unveränderlichen Link gelegt. Der Rollout für kommerzielle Kunden hat begonnen und soll bis Anfang 2026 abgeschlossen sein.
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Baseline Security: Standard-Sicherheit für alle
Parallel zur Vereinfachung zieht Microsoft die Sicherheitsschraube an. Der Baseline Security Mode ist jetzt allgemein verfügbar. Dieses zentrale Framework erlaubt IT-Administratoren, mit einer einzigen Konfiguration rund 20 Kern-Sicherheitsrichtlinien für SharePoint, Teams und Exchange Online zu aktivieren.
Die Maßnahmen blockieren unter anderem veraltete Authentifizierungsprotokolle und schränken Gastzugänge ein. Ein Dashboard zeigt an, wie sehr die eigene Sicherheitslage von Microsofts empfohlenen Standards abweicht. So sollen manuelle Audits überflüssig und das gefürchtete Permission Sprawl – die unkontrollierte Ausbreitung von Berechtigungen – eingedämmt werden. Obwohl der Modus optional ist, bietet er eine „Secure-by-Default“-Einstellung, die viele Unternehmen für Compliance-Anforderungen 2026 nutzen werden.
KI im Vordergrund: Das neue SharePoint-Design
Die Benutzeroberfläche der SharePoint-Dokumentbibliotheken erlebt das größte Redesign seit Jahren. Im Zentrum stehen nun KI-gesteuerte Aktionen. Für Nutzer mit Microsoft 365 Copilot-Lizenz ist es möglich, Dateien direkt in der Bibliotheksansicht auszuwählen und zusammenfassen oder extrahieren zu lassen – ohne die Dokumente zu öffnen.
Auch optisch gibt es Veränderungen: Die Funktionen „Neu“ und „Hochladen“ wurden zu einem einzigen Befehl zusammengefasst. Zudem wird die Berechtigungsübersicht transparenter. Nutzer sehen auf einen Blick, wer Zugriff auf bestimmte Ordner hat. Das soll Verwirrung über vererbte oder individuelle Rechte beenden. Das neue Design wird derzeit an ausgewählte Kunden ausgeliefert, die breite Verfügbarkeit ist für Januar geplant.
Warum jetzt? Die KI verändert die Sicherheitslogik
Diese gleichzeitigen Updates sind kein Zufall. Sie spiegeln Microsofts Strategie wider, Benutzerfreundlichkeit mit der strengen Governance der KI-Ära in Einklang zu bringen. Experten weisen darauf hin, dass Tools wie Copilot das Prinzip „Security through Obscurity“ obsolet machen.
Da Copilot jedes Dokument anzeigen kann, auf das ein Nutzer technischen Zugriff hat, sind präzise, saubere Berechtigungsstrukturen überlebenswichtig. Der Hero Link vereinfacht das Teilen für den Anwender, während der Baseline Security Mode im Hintergrund die Tore sicher verschließt. Dieser duale Ansatz folgt einem Branchentrend hin zu absichtsbasierter Sicherheit, die komplexe, granulare Einstellungen automatisiert.
Ausblick: Natürliche Sprache für Berechtigungen
Bis Ende Januar 2026 sollen Hero Link und das neue Bibliotheks-Design zum Standard werden. IT-Administratoren sollten das Baseline-Security-Dashboard jetzt prüfen, um Konflikte mit eigenen Richtlinien zu identifizieren.
Der Blick in die Zukunft verheißt weitere Integration: Laut Roadmap sollen Berechtigungen bald direkt über die Copilot-Chat-Oberfläche mit natürlicher Sprache verwaltet werden können. Eine Vorschau dieser Funktion wird für das erste Quartal 2026 erwartet.
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