Ratgeber-Publikationen haben fünf zentrale Funktionsbereiche hervorgehoben, mit denen Beschäftigte ihre Arbeitsabläufe in Microsoft Teams gezielter strukturieren können. Angesichts von mehr als 320 Millionen täglichen Nutzern, die der Branchendienst Demandsage verzeichnet, zielen die Praxishinweise darauf ab, die tägliche Kommunikation übersichtlicher zu gestalten und zeitraubende Klicks zu reduzieren.
Direkte Steuerung über Schnellbefehle und Benachrichtigungen
Als wirksames Werkzeug zur Zeitersparnis gelten sogenannte Slash-Befehle im Such- und Befehlsfeld. Mit Befehlen wie /available, /brb für kurze Abwesenheiten, /dnd für den Modus Bitte nicht stören sowie /reset lässt sich der eigene Status unmittelbar anpassen.
Zudem erlauben Befehle wie /goto das schnelle Ansteuern bestimmter Bereiche, während /meetnow Ad-hoc-Besprechungen startet und /settings die Programmeinstellungen aufruft. Diese Schnellbefehle stehen allerdings nicht auf Mobilgeräten zur Verfügung.
Um einer Informationsüberlastung vorzubeugen, wird zudem auf kanalindividuell anpassbare Benachrichtigungen verwiesen. Nutzer können diese gezielt über das Menü für erweiterte Kanaloptionen und den Unterpunkt der Kanalbenachrichtigungen konfigurieren. Auf diese Weise lässt sich festlegen, bei welchen Aktivitäten Benachrichtigungen ausgelöst werden, was Ablenkungen in stark frequentierten Gruppen verringert.
Integrationen, Organisation und Barrierefreiheit
Einen weiteren Schwerpunkt bildet die Integration externer Applikationen direkt in die Plattform. Durch die Verknüpfung von Diensten wie Asana, Dropbox, Canva oder Turnitin müssen Beschäftigte für Aufgabenverwaltung, Dateispeicher oder Designarbeiten das Programm nicht mehr verlassen.
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Ergänzt wird die Organisation durch das gezielte Anheften (Pinning) von Chats, Kanälen, Dateien und oft genutzten Apps an prominenter Stelle in der Benutzeroberfläche, wodurch wichtige Arbeitsbereiche sofort im Blickfeld bleiben.
Umfangreich fallen die Funktionen für Barrierefreiheit aus. Teams stellt automatische Untertitel, Live-Transkripte sowie einen speziellen Gebärdensprachmodus bereit. Darüber hinaus unterstützt die Anwendung Screenreader und bietet standardisierte Tastenkürzel sowie den Accessibility Checker innerhalb von Microsoft 365, um digitale Inhalte für alle Beteiligten zugänglich aufzubereiten.
Maßnahmen gegen digitale Ermüdung und Plattformhintergrund
Zusätzliche Empfehlungen adressieren die Belastung durch häufige Videokonferenzen. Hierzu zählen Funktionen wie die dynamische Ansicht zur automatischen Optimierung der Anordnung von Teilnehmenden und Präsentationsinhalten, visuelle Filter, Reaktions-Emojis sowie die Reflection-Messaging-Erweiterung für kurze Stimmungsabfragen. Ein gemeinsamer Modus mit einheitlichem Hintergrund soll zudem im kommenden Monat folgen.
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Microsoft veröffentlichte Teams erstmals im Jahr 2017 als festen Bestandteil von Microsoft 365 und Office 365. Die Plattform vereint Chat, Audio- und Videoanrufe, Dateifreigaben und Aufgabenverwaltung mit der direkten Anbindung an Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
Neben kostenlosen Desktop-Anwendungen für Windows und Mac, die über ein Microsoft-Konto verwaltet werden, steht die Plattform im Wettbewerb mit Diensten wie Slack, Skype for Business und WhatsApp Business.