Microsoft hat eine der grundlegendsten Funktionen seiner Kollaborationsplattform überarbeitet. Der langjährige „Dateien“-Tab in Teams-Kanälen wurde durch eine neue Registerkarte namens „Geteilt“ ersetzt. Die weltweite Auslieferung an alle Nutzer wurde diese Woche abgeschlossen. Die Änderung soll die oft zersplitterte Suche nach Dokumenten und Links in Kanälen beenden.
Warum Microsoft die Struktur ändert
Hintergrund ist ein anhaltendes Nutzerproblem. Bisher zeigte der „Dateien“-Tab nur die strukturierten Ordner aus der zugrundeliegenden SharePoint-Bibliothek. Viele wichtige Dateien und vor allem Hyperlinks wurden jedoch direkt in den Kanal-Unterhaltungen („Posts“) geteilt und waren später nur mühsam wiederzufinden. Die neue „Geteilt“-Ansicht schafft hier Abhilfe, indem sie beide Quellen vereint.
So funktioniert die neue Registerkarte
Die neue Oberfläche bietet zwei zentrale Filter, die den Workflow deutlich vereinfachen sollen:
- „In Bibliothek“: Diese Ansicht entspricht dem alten „Dateien“-Tab. Hier werden die klassisch in SharePoint abgelegten und organisierten Dokumente angezeigt.
- „In Nachrichten“: Das ist die entscheidende Neuerung. Hier sammelt Teams automatisch alle Dateien und – besonders wichtig – alle Hyperlinks, die jemals in den Unterhaltungen des Kanals geteilt wurden.
Nutzer können die angezeigten Elemente nach Datum oder Typ sortieren. Eine Stichwortsuche ermöglicht es, selbst in aktiven Kanälen mit hunderten geteilten Items schnell fündig zu werden. Microsoft verspricht, dass so nichts mehr in der Flut der Nachrichten verloren geht.
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Eine Lücke im Arbeitsalltag schließen
Experten sehen in dem Update einen längst überfälligen Schritt. „Die Einbindung von Links war eine häufig angefragte Funktion“, erklärt ein Tech-Analyst. Bisher verschwanden Verweise auf externe Webseiten oder Cloud-Ressourcen schnell im Nachrichtenverlauf. Jetzt werden sie wie Dokumente behandelt und sind dauerhaft auffindbar.
Die Änderung harmonisiert zudem die Benutzeroberfläche. Direkte Chats und Gruppenchats verfügen bereits seit Mitte 2024 über eine „Geteilt“-Registerkarte. Mit dem Update für Kanäle ist die Erfahrung nun konsistent. Die Umsetzung in Kanälen gilt aufgrund der komplexen SharePoint-Architektur im Hintergrund als technisch anspruchsvoller.
Ausblick: KI soll die Suche weiter verbessern
Das Update ist für die Desktop-Clients unter Windows und macOS sowie die Web-Oberfläche verfügbar. Es erfolgte automatisch und erforderte keinen Eingriff durch IT-Abteilungen. Betroffen sind ausschließlich Kanäle; die „Geteilt“-Funktion in Chats bleibt unverändert.
Die Neustrukturierung folgt einem Branchentrend hin zu kontextbewusster Dateiverwaltung. Statt starrer Ordnerstrukturen setzen Plattformen vermehrt auf Metadaten – also Informationen darüber, wer etwas wann und in welchem Zusammenhang geteilt hat.
Für die Zukunft kündigt Microsoft bereits weitere Verbesserungen an. Im Zuge der Integration von Microsoft 365 Copilot könnten KI-Funktionen hinzukommen. Denkbar sind automatisch generierte Dokumentenzusammenfassungen direkt in der Registerkarte oder intelligente Verschlagwortung von Links basierend auf dem Konversationskontext.
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