Die Bürosoftware-Branche erlebt einen tiefgreifenden Wandel: Während Microsoft und OpenAI ihre KI-Funktionen massiv ausbauen, gewinnen Open-Source-Alternativen im öffentlichen Sektor an Boden. Die treibende Kraft hinter dieser Entwicklung sind steigende Abokosten und das wachsende Bedürfnis nach digitaler Souveränität. Ab Juli 2026 erhöht Microsoft die Preise für seine 365-Business-Pläne um bis zu 16 Prozent – ein Schritt, der viele Unternehmen zum Umdenken zwingt.
Neue Freiheiten für den KI-Assistenten
Microsoft hat auf langjährige Nutzerwünsche reagiert. Seit dem 22. Mai 2026 lässt sich der schwebende Copilot-Button in Excel, Word und PowerPoint frei positionieren. Über ein neues Kontextmenü können Anwender den Assistenten direkt in die Menüleiste andocken – eine kleine Änderung mit großer Wirkung für den Arbeitsalltag. Der breite Rollout dieser Funktion startet in der kommenden Woche.
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Parallel dazu wird das Analyse-Tool in Excel, früher als „Ideas“ bekannt, für immer mehr Nutzer zugänglich. Es liefert automatisierte Einblicke, Trendzusammenfassungen und ermöglicht Abfragen in natürlicher Sprache – und das ohne teures Copilot-Abo. Aktuell unterstützt das Tool sechs Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. Voraussetzung sind strukturierte Daten in modernen Formaten wie XLSX oder XLSM.
ChatGPT erobert PowerPoint
OpenAI hat eine Beta-Integration von ChatGPT direkt in Microsoft PowerPoint gestartet. Sowohl Free- als auch Business-Nutzer können damit per Textbefehl komplette Präsentationen erstellen und bearbeiten. Die KI greift dabei auf Inhalte aus Gmail, Outlook und SharePoint zu – und erstellt innerhalb weniger Minuten Gliederungen und visuelle Inhalte.
Der Zeitpunkt ist strategisch gewählt: OpenAI bereitet sich auf einen Börsengang im September 2026 vor. Die Finanzzahlen zeigen allerdings ein gemischtes Bild: Im ersten Quartal erzielte das Unternehmen rund sechs Milliarden Euro Umsatz, verlor aber 1,22 Euro für jeden eingenommenen Euro.
Smartsheet und Planisware automatisieren Workflows
Am 21. Mai 2026 stellte Smartsheet seinen KI-gesteuerten Workflow-Automator vor. Das Tool erstellt komplexe Arbeitsabläufe auf Basis natürlicher Sprachbefehle und schlägt automatisch Datenbereinigungen vor. Erste Anwender berichten von einer Reduzierung der manuellen Skriptarbeit um bis zu 40 Prozent. Die Plattform integriert sich nahtlos in Jira, Salesforce, Slack und Google Workspace.
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Einen Tag später veröffentlichte Planisware das Update Orchestra 26Q1 mit dem KI-Assistenten Oscar. Er unterstützt Projektteams bei schnelleren Entscheidungen durch verbesserte Finanz- und Ressourcenanalysen. Besonders praktisch: der Ein-Klick-Export nach PowerPoint, der die Lücke zwischen Projektdaten und Management-Reports schließt.
Open-Source: Günstiger, aber noch nicht reif
ONLYOFFICE hat Mitte Mai Version 9.4 veröffentlicht. Die Community Edition kommt nun mit der strengeren AGPLv3-Lizenz und ohne die bisherige Beschränkung auf 20 gleichzeitige Verbindungen. Neu sind ein Dark Mode für Tabellenkalkulationen, frische Präsentationsdesigns und ein verbessertes Formularmanagement.
Doch der große Wurf bleibt aus. Eine Studie der Stadt Zürich und der Berner Fachhochschule kommt zu einem ernüchternden Ergebnis: Die Open-Source-Lösung OpenDesk kann Microsoft 365 noch nicht vollständig ersetzen. Kritische Lücken gibt es bei externer Telefonie, nativen Applikationen und Low-Code-Automation. Zudem ist die Implementierung von OpenDesk derzeit teurer als vergleichbare Microsoft-Pakete.
Während Schleswig-Holstein weiterhin auf Open-Source setzt, sind selbst dort spezialisierte Mitarbeiter weiterhin auf proprietäre Office-Produkte angewiesen.
Google zieht nach: Sprachsteuerung und persönlicher KI-Agent
Auch Google rüstet auf. Am 21. Mai kündigte das Unternehmen neue Funktionen für Google Workspace an: Sprachgesteuerte Tools für Gmail und Docs sowie den persönlichen KI-Agenten Gemini Spark. Angetrieben vom Nano-Banana-Modell, sollen die Neuerungen im Sommer 2026 für Geschäftskunden und Premium-Abonnenten verfügbar sein.
Zwei Wege in die Zukunft
Die Entwicklung zeichnet ein klares Bild: Der Markt für Bürosoftware spaltet sich. Auf der einen Seite stehen hochintegrierte, KI-getriebene Ökosysteme mit Premium-Preisen. Auf der anderen Seite wachsen kosteneffiziente Open-Source-Lösungen mit Fokus auf Datensouveränität.
Für Unternehmen wird die Entscheidung immer komplexer. Die steigenden Kosten für proprietäre Software, die rapide Verbesserung von Open-Source-Alternativen und die Frage nach digitaler Souveränität – all das wird in den kommenden Monaten viele Organisationen zu einer grundlegenden Neubewertung ihrer Softwarestrategie zwingen.
