Der Cloud-Riese zieht die Daumenschrauben an: Seit Anfang Mai gelten neue, weitreichende Lösch- und Aufbewahrungsregeln für OneDrive. Microsoft forciert damit eine radikale Kehrtwende in der Speicherpolitik – mit direkten Folgen für Unternehmen und Privatnutzer.
Die Änderungen im Microsoft-365-Ökosystem zielen vor allem auf sogenannte „Dunkle Daten“ ab – Informationen, die gespeichert, aber nie genutzt werden. Mit schärferen Kontrollen für IT-Administratoren und einem veränderten Verhalten des OneDrive-Papierkorbs will Microsoft Speicherkosten senken und gleichzeitig die Leistung seiner KI-Tools wie Microsoft Copilot verbessern. Denn weniger irrelevante Daten bedeuten weniger Rauschen für die künstliche Intelligenz.
Die neuen Löschregeln von Microsoft zeigen deutlich, wie wichtig eine strukturierte Ablage im digitalen Zeitalter geworden ist. Dieser kostenlose Spezialreport hilft Ihnen dabei, das Papier-Chaos zu beseitigen und Ihre Ablage langfristig und effizient zu digitalisieren. Den großen Leitfaden zur Büroorganisation jetzt kostenlos herunterladen
Neue „Letzter Zugriff“-Regel revolutioniert Datenaufbewahrung
Das Kernstück der Mai-Updates ist eine neue Bedingung innerhalb des Data Lifecycle Management: die Abfrage, wann eine Datei zuletzt aufgerufen wurde. Bislang konnten Administratoren nur nach Erstellungs- oder Änderungsdatum filtern. Jetzt lassen sich OneDrive- und SharePoint-Dateien automatisch bereigen, wenn sie über einen bestimmten Zeitraum nicht genutzt wurden.
Das ist ein Paradigmenwechsel. Bisher scheuten sich viele Unternehmen, alte Dateien zu löschen, weil die vorhandenen Richtlinien zu grob waren. Die Folge: Speicherberge aus längst abgeschlossenen Projekten und verwaisten Konten. Die neue Regel erlaubt es, nur noch aktive, relevante Inhalte in der Cloud zu behalten. Für Großkonzerne, die seit Jahren unter „Speicherfettleibigkeit“ leiden, ist das eine Befreiung – aber auch eine Herausforderung.
Web-Gelöschtes landet nicht mehr im lokalen Papierkorb
Eine weitere, für viele Nutzer spürbare Änderung betrifft das Zusammenspiel zwischen Cloud und lokalem Rechner. Bisher führte das Löschen einer Datei über die OneDrive-Weboberfläche dazu, dass die synchronisierte lokale Kopie in den Papierkorb des Windows-Rechners wanderte. Das belegte wertvollen Festplattenspeicher.
Ab sofort passiert das nicht mehr. Bei web-initiierten Löschvorgängen wird die lokale Datei direkt entfernt – ohne Umweg über den Papierkorb. Microsoft verspricht sich davon weniger Synchronisationsaufwand und eine Entlastung der lokalen Speicher.
Die Kehrseite: Wer eine versehentlich gelöschte Datei wiederherstellen will, muss sich künftig ins OneDrive-Webportal einloggen. Der gewohnte Griff zum Desktop-Papierkorb hilft nicht mehr weiter. Die Wiederherstellung ist damit umständlicher und setzt einen aktiven Internetzugang voraus.
Harte Löschung und Prioritätsbereinigung
Microsoft Purview, die Compliance-Plattform des Konzerns, erhält ebenfalls neue Fähigkeiten. Ab Ende Mai und bis Juni rollt die Unterstützung für „Hard Deletion“ in den Prioritätsbereinigungsrichtlinien aus. Damit lassen sich bestimmte Inhaltstypen endgültig und unwiderruflich entfernen – selbst wenn eigentlich Aufbewahrungspflichten oder rechtliche Halteverfügungen bestehen.
Diese Funktion ist für sensible Daten gedacht: Unternehmen können so vertrauliche oder redundante Informationen komplett aus dem System tilgen, ohne dass sie im 93-tägigen Papierkorb-Zwischenspeicher landen. Für Compliance-Abteilungen und Sicherheitsverantwortliche ist das ein mächtiges Werkzeug – aber auch eines, das mit Bedacht eingesetzt werden muss.
Parallel dazu weitet Microsoft sein Insider Risk Management auf KI-Agenten aus. Administratoren können künftig Richtlinien definieren, die riskante Aktivitäten von Agenten in Copilot Studio und anderen Plattformen erkennen und blockieren – insbesondere wenn diese auf sensible oder kurz vor der Löschung stehende Daten zugreifen wollen.
Aus für 25-TB-Tarife: Legacy-Pläne werden eingestellt
Die aktuellen Änderungen sind Teil eines größeren Trends: Microsoft zieht die Speicher-Schrauben im gesamten Ökosystem an. Der legendäre OneDrive Plan 2, der satte 25 Terabyte Speicher pro Nutzer bot, wird eingestellt. Unternehmen, die noch auf diesen Tarif setzen, müssen auf Microsoft 365 E3 oder E5 umsteigen – sonst drohen Service-Unterbrechungen.
Während Microsoft die Speicherkapazitäten begrenzt, stellt sich für viele Betriebe die Frage nach der rechtssicheren Datenreduktion. Erfahren Sie in dieser kostenlosen Checkliste, welche Dokumente Sie gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab 2024 ganz legal vernichten dürfen, um Platz zu schaffen. Kostenlose Übersicht der Aufbewahrungsfristen sichern
Parallel dazu verschärft Microsoft die Regeln für nicht lizenzierte Konten. Seit letztem Jahr gilt: Ein OneDrive-Konto, das länger als 93 Tage ohne gültige Lizenz bleibt, wird automatisch in einen Archiv-Status versetzt. Aus diesem Zustand sind die Daten weder für Nutzer noch für Administratoren zugänglich – es sei denn, sie zahlen eine Reaktivierungsgebühr.
Die Kosten sind nicht ohne: Die einmalige Reaktivierungsgebühr liegt bei etwa 0,60 Euro pro Gigabyte. Die laufende Archivierung kostet rund 0,05 Euro pro Gigabyte und Monat. Für ein Konto mit 100 Gigabyte Daten kommen da schnell 60 Euro einmalig plus 5 Euro monatlich zusammen. Microsoft will damit Unternehmen zwingen, entweder ordentlich zu lizenzieren oder die Daten ausscheidender Mitarbeiter proaktiv zu löschen – statt sie in einem dauerhaften Schwebezustand zu belassen.
Hintergrund: Warum Microsoft jetzt hart durchgreift
Die Verschärfung der Löschregeln und die Einstellung der großzügigen Legacy-Tarife sind kein Zufall. Sie spiegeln einen grundlegenden Wandel in der Cloud-Industrie wider: weg von Pauschalangeboten, hin zu verbrauchsabhängigen Modellen und Speichereffizienz.
Jahrelang gewährten Microsoft und andere Cloud-Anbieter großzügige Speicherpuffer. Doch der Aufstieg der generativen KI hat die wirtschaftlichen Grundlagen der Rechenzentren verändert. Jedes Gigabyte, das nicht aktiv genutzt wird, kostet Geld – und belastet die KI-Such- und Assistenz-Tools mit irrelevanten Daten.
Für IT-Administratoren bedeutet das: Das alte Sicherheitsnetz, Daten unbegrenzt in nicht lizenzierten Konten liegen zu lassen, ist weg. Stattdessen gilt ein strenges Zeitfenster von 30 bis 93 Tagen für die Datenrettung, bevor die endgültige Löschung oder die kostenpflichtige Archivierung beginnt.
Auch der Bildungssektor bleibt nicht verschont: Die Speichergrenzen wurden drastisch gesenkt – auf 150 Gigabyte für die meisten Institutionen und gerade einmal 20 Gigabyte für Studenten.
Ausblick: Was auf Unternehmen zukommt
Mit dem Abschluss des Mai-Update-Zyklus zeichnet sich ab, dass Microsoft den Kurs der automatisierten Datenlebenszyklen weiter verschärfen wird. Die Umstellung externer Freigabe-Einladungen auf das Microsoft-Entra-B2B-Framework, die ebenfalls diesen Monat beginnt, zeigt: Sicherheit und Datenidentität werden untrennbar mit dem Speichermanagement verbunden.
Für den Rest des Jahres steht für die meisten Unternehmen eines im Vordergrund: die Auditierung der aktuellen OneDrive-Nutzung. Welche Konten sind von der automatischen Archivierung bedroht? Welche Legacy-Tarife müssen umgestellt werden? Organisationen, die noch auf die alten 25-TB-Pläne setzen, sollten die Migration auf E3 oder E5 vor den Juni-Fristen abschließen, um Service-Unterbrechungen zu vermeiden.
Eines ist klar: Je tiefer Microsoft KI in das Dateisystem integriert, desto mehr wird die „Sauberkeit“ der Unternehmensdaten zum entscheidenden Faktor für die Leistungsfähigkeit der digitalen Arbeitsplatz-Tools. Wer jetzt nicht aufräumt, wird später von der KI bestraft.
