Für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Unternehmen und im privaten Umfeld hat Microsoft eine neue Anleitung zur sicheren Freigabe von Dateien und Ordnern in OneDrive vorgelegt. Die Dokumentation beschreibt die grundlegenden Mechanismen für Berechtigungen sowie Maßnahmen zur Absicherung von Zugriffsrechten bei der Cloud-gestützten Zusammenarbeit, wie dataconomy.com in einem Bericht vom 9. November 2026 darlegt.
Demnach bleiben in OneDrive gespeicherte Dateien und Ordner grundsätzlich privat, bis der jeweilige Eigentümer eine Freigabe aktiv erteilt. Bei der Einrichtung eines Zugriffs stehen verschiedene Empfängerkreise zur Auswahl: Freigaben lassen sich für jeden Nutzer mit dem Link einrichten, was eine Weiterleitung ermöglicht, auf Personen innerhalb der eigenen Organisation beschränken oder gezielt an bestimmte Einzelpersonen vergeben. Differenziert werden kann dabei zwischen reinen Leserechten und erweiterten Bearbeitungsrechten.
Verwaltung von Links und Berechtigungsstufen
Wie aus dem Bericht hervorgeht, hängen erweiterte Sicherheitsoptionen wie die Nutzung öffentlicher Links, der Schutz durch Passwörter oder das Setzen automatischer Ablaufdaten von den individuellen Einstellungen des Kontos oder der übergeordneten Organisation ab.
Bestehende Berechtigungen lassen sich laut der Anleitung direkt in der Oberfläche über die Informationsansicht der jeweiligen Datei und den Bereich für Zugriffsberechtigungen überprüfen und anpassen. Beim Widerruf von Freigaben ist jedoch Umsicht geboten: Wird ein einzelner Link entfernt, beendet dies nicht automatisch den Zugriff, der möglicherweise über andere bestehende Links auf dieselbe Datei erteilt wurde.
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Microsoft empfiehlt in dem Leitfaden daher ein schrittweises Vorgehen bei der Freigabeverwaltung. Nutzer sollten Dokumente zunächst mit reinen Leserechten teilen und Schreibrechte nur dort vergeben, wo sie zwingend erforderlich sind.
Für unterschiedliche Zielgruppen empfiehlt sich die Anlage getrennter Ordner. Zudem rät der Softwarekonzern dazu, sich nach dem Versand das erfolgreiche Öffnen durch die Empfänger bestätigen zu lassen und nicht mehr benötigte Zugriffsrechte nach dem Abschluss eines Projekts konsequent zu entfernen.
Abgrenzung zur älteren Arbeitsmappen-Freigabe in Excel
Die Anleitung geht zudem auf die Zusammenarbeit in Excel ein und stellt das moderne Co-Authoring über OneDrive und SharePoint der älteren Arbeitsmappen-Freigabe gegenüber. Während das Co-Authoring auf Dateiformate wie .xlsx und die automatische Speicherung setzt, arbeitet die ältere Freigabemethode über herkömmliche Netzwerkordner, lässt sich nicht in der Web-Version von Excel nutzen und ist nicht mit OneDrive oder SharePoint kompatibel.
Die ältere Freigabemethode bringt laut Microsoft weitreichende funktionale Einschränkungen mit sich. Sie blockiert unter anderem Tabellenformate, bedingte Formatierungen, Datenvalidierungen, Diagramme, Pivot-Tabellen sowie Bilder und Hyperlinks.
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Ebenso stehen Slicer, Sparklines, das Löschen von Arbeitsblättern, das Einfügen oder Löschen von Zellblöcken, das Verbinden von Zellen, das Sortieren und Filtern nach Formatierungen, Gruppierungen, Zeichentools sowie Anpassungen am Blattschutz oder Kennwortschutz in diesem Modus nicht zur Verfügung.
Nutzer, die weiterhin die veraltete Arbeitsmappen-Freigabe einsetzen, können andere Anwender über die Freigabe-Einstellungen der Überprüfungsfunktion für die aktuelle Sitzung trennen. Beim vollständigen Abschalten dieses Modus geht der bisherige Änderungsverlauf verloren, weshalb Microsoft vorab eine Sicherung der Änderungen über die Nachverfolgungsfunktion in einem neuen Arbeitsblatt empfiehlt.