Die Verwaltung lokaler Datendateien in Microsoft Outlook stellt Administratoren und Anwender regelmäßig vor Herausforderungen, insbesondere wenn wachsende Postfächer wertvollen Speicherplatz auf dem Systemlaufwerk beanspruchen.
Eine technische Dokumentation beschreibt das Verfahren zum manuellen Verschieben der Offline-Datendatei (.ost) in Microsoft Outlook 2013. Standardmäßig legt die Anwendung diese Dateien im Exchange-Cache-Modus unter dem Pfad C:Users[Benutzer]AppDataLocalMicrosoftOutlook ab, was die Kapazität des primären Laufwerks C: stark belasten kann.
Pfadanpassung über administrative Richtlinien
Um den Speicherort der .ost-Datei auf ein anderes lokales Laufwerk umzuleiten, ist der Einsatz des Office Customization Tools (OCT) in der jeweiligen 32- oder 64-Bit-Version erforderlich. Dabei wird das Paket admintemplates_64bit.exe entpackt.
Anschließend werden die Vorlagendatei outlk15.admx sowie der zugehörige Sprachordner zh-cn in das Systemverzeichnis C:WindowsPolicyDefinitions übertragen. Über den Editor für lokale Gruppenrichtlinien (gpedit.msc) lässt sich im Anschluss der Standardpfad für die Datendateien zentral neu definieren.
Nach einer solchen Pfadänderung greift die Neukonfiguration nicht automatisch für bestehende Profile. Der bisherige Outlook-Account muss nach vorheriger Sicherung der Daten gelöscht und neu eingerichtet werden. Erst bei dieser Neueinrichtung wird die frische .ost-Datei am zuvor festgelegten Zielspeicherort erzeugt.
Kontokonfiguration und Profilpflege
Die manuelle Einrichtung und Verwaltung von E-Mail-Konten erfolgt über die Systemsteuerung im Bereich Mail. Nach Auswahl der Profilanzeige und der Option für neue E-Mail-Konten lässt sich eine manuelle Serverkonfiguration für Microsoft Exchange vornehmen, in der Servername und Benutzername hinterlegt werden. Geänderte Einstellungen werden wirksam, sobald Outlook neu gestartet wird.
Ein bestehendes Konto kann bei Bedarf direkt im Programm über den Pfad Datei, Informationen und Kontoeinstellungen ausgewählt und entfernt werden. Für den Transfer von Kontaktdaten steht der Import-Assistent bereit: Über den Menüpunkt Datei sowie Importieren/Exportieren können CSV-Dateien eingelesen werden.
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Nach Installation des benötigten Konverters und dem Ausschluss von Duplikaten erfolgt die Zuordnung der Datenfelder, bei der Kontodaten der E-Mail-Adresse und Benutzernamen dem Namensfeld zugewiesen werden.
Nach Abschluss des Imports wird der Ordner Kontakte als Outlook-Adressbuch aktiviert. Unter Windows 10 lässt sich der Start des Programms zudem über die Aufgabenplanung mit dem Auslöser beim Start des Computers automatisieren.
Grenzen und Neuerungen bei Cloud- und Mobilanwendungen
Auch serverseitig unterliegen Postfächer festen Parametern. In Microsoft Exchange Online liegt das maximale konfigurierbare Kontingent für Postfach-Regeln bei 256 Kilobyte. Sofern ein Postfach eine geringere Obergrenze aufweist, können Administratoren dieses Kontingent über ein entsprechendes PowerShell-Cmdlet auf bis zu 256 Kilobyte anheben.
Auf mobilen Plattformen erweitert sich der Funktionsumfang für das Datenmanagement. Für Microsoft Outlook unter Android wurde über das Message Center MC1509800 angekündigt, dass Suchergebnisse künftig Mehrfachauswahlen und Sammelaktionen unterstützen.
Nutzer können Suchtreffer gebündelt organisieren, verschieben, archivieren, löschen oder melden. Die weltweite Einführung dieser Funktion, die in Outlook für iOS bereits vorhanden ist, begann Mitte Oktober 2026 und soll bis Ende Oktober 2026 abgeschlossen werden. Seitens der Administratoren sind hierfür keine Maßnahmen erforderlich.
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Spezialwerkzeuge für Datenmigration und Konvertierung
Ergänzend zu bordeigenen Konfigurationsschritten stehen spezialisierte Werkzeuge für die Migration und Wiederherstellung von Offline-Daten bereit. Softaken veröffentlichte die Version 2.0 des Programms PST to Office 365 Importer.
Die Software bindet Microsoft 365 über die Graph-API mit dem Authentifizierungsstandard OAuth 2.0 an, benötigt keine gespeicherten Passwörter und liest PST- sowie OST-Dateien direkt vom Datenträger aus, ohne dass ein aktiver Exchange-Server laufen muss.
Neu integriert wurde die Unterstützung für IMAP-Server. Zudem bietet das Unternehmen eine OST Conversion Suite an, die Dateien in Formate wie PST, EML, MSG, PDF, HTML oder MBOX umwandelt, selektive Konvertierungen nach Zeiträumen unterstützt und bei beschädigten Dateien ansetzt.
Für die Überführung vollständiger Serverstrukturen stellte SysTools den Exchange to Office 365 Migrator vor, der Postfächer aus den Exchange-Server-Generationen 2010, 2013, 2016 und 2019 stapelweise und inkrementell nach Microsoft 365 überträgt.
Daneben ermöglicht der OST to PST Converter von IDC die Extraktion von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben aus beschädigten Dateien mit Exportoptionen in mehrere Dateiformate sowie Cloud-Dienste, wobei eine kostenfreie Demoversion auf 30 Elemente je Ordner begrenzt ist.