Die KI-Revolution im Arbeitsalltag nimmt Fahrt auf: Microsofts Copilot erreicht erstmals die Nutzungsintensität etablierter Büroprogramme wie Teams und Outlook.
Der Technologiekonzern vermeldete am Dienstag in seiner Bilanzkonferenz für das vierte Quartal des Geschäftsjahres 2026 einen Meilenstein: Über 30 Millionen bezahlte Lizenzen für Microsoft 365 Copilot sind im Umlauf. Die Zahl der Unterhaltungen pro Nutzer hat sich binnen eines Jahres nahezu verdoppelt. Möglich macht dies ein massiver Cloud-Boom – die Sparte legte um 27 Prozent zu und treibt den Gesamtumsatz des Konzerns auf über 331 Milliarden Euro.
Großkunden setzen auf KI-Integration
Die rasche Verbreitung zeigt sich besonders in industriellen Großprojekten. Der italienische Luft- und Raumfahrtkonzern Leonardo startete am Montag sein Programm „Digital Horizon“ und stattet 50.000 Mitarbeiter mit Copilot aus. Begleitet wird die Einführung von Schulungen und einem Netzwerk digitaler Pioniere, die den Wechsel in Teams, OneDrive und Outlook begleiten.
Auch die britische Behörde für Insolvenzverwaltung hat Copilot unternehmensweit eingeführt. Sie nutzt zudem spezialisierte KI-Agenten für Fallmanagement und Formularautomatisierung. Microsoft selbst investiert massiv in die Infrastruktur: Allein im vergangenen Quartal gingen 31 neue Rechenzentren ans Netz.
Klassisches Outlook bekommt KI-Nachrüstung
Microsoft treibt die KI-Integration auch in der alten Software voran – und bereitet die Nutzer gleichzeitig auf einen unvermeidlichen Wechsel vor. Ab Ende August 2025 wird Copilot direkt in die Symbolleiste und den E-Mail-Editor des klassischen Outlook eingebaut. Der Rollout zieht sich bis Oktober hin. Berechtigte Nutzer erhalten dann standardmäßig kontextbezogene Zusammenfassungen und Textvorschläge.
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Hintergrund ist die geplante Zwangsmigration zum neuen Outlook für Windows, die für März 2027 angesetzt ist. Um den Übergang zu erleichtern, arbeitet Microsoft derzeit an einem Kalender-Fehler, der Umsteigern das Leben schwer machte. Bis Ende August sollen automatisch zugeordnete Kalender korrekt übertragen werden. Parallel dazu werden zwischen August und September gemeinsame Kalender vom alten MAPI-Protokoll auf ein modernes REST-Modell umgestellt.
Neue Sicherheitskontrollen für KI-Zeitalter
Mit der wachsenden KI-Nutzung wachsen auch die Sicherheitsanforderungen. Microsoft führt eine neue Funktion zur Datenverlust-Prävention ein: Sie verhindert, dass Copilot externe E-Mails als Datenquelle nutzt. Die Funktion befindet sich derzeit in der öffentlichen Vorschaus und soll Ende Januar 2027 allgemein verfügbar sein. Ziel ist es, Risiken durch sogenannte Prompt-Injection-Angriffe zu minimieren.
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Für Administratoren gibt es eine neue Exchange-Online-Richtlinie, mit der IT-Abteilungen unternehmensweit Voreinstellungen für Empfängertrennzeichen in Outlook festlegen können. Eine neue Verwaltungsplattform für KI-Agenten – zum Preis von 15 Euro pro Nutzer und Monat – hilft Unternehmen seit Anfang des Jahres, komplexe automatisierte Arbeitsabläufe zu steuern.
Technische Sprünge – aber alte Version bleibt schneller
Die aktuelle Copilot-Generation 2026 setzt auf die neuesten KI-Modelle von OpenAI (GPT 5.6) und Anthropic (Claude 5). Zu den neuen Funktionen gehören ein anpassbarer Copilot-Button sowie spezielle Fähigkeiten für Finanzmodellierung in Excel. Seit Juli kann der Assistent auch Folienvisualisierungen in PowerPoint übernehmen und Hyperlinks in Excel-Chats einfügen.
Doch nicht alles ist perfekt: In der aktuellen Version des neuen Outlook (1.2026.713.100) hat Microsoft die Verzögerung beim Öffnen von E-Mails aus Benachrichtigungen von zehn auf rund fünd Sekunden reduziert. Die klassische Version bleibt hier weiterhin sofort. Auch beim Arbeitsspeicher klafft eine Lücke: Das neue Outlook verbraucht im Leerlauf zwischen 490 und 636 Megabyte RAM – die klassische Version kommt mit 117 bis 148 Megabyte aus. Die erzwungene Migration beginnt zwar 2027, doch Microsoft verspricht: Das klassische Outlook bleibt mindestens bis 2029 unterstützt.
