Mobile Arbeitsabläufe verlangen zunehmend die direkte Bearbeitung von Dokumenten auf Smartphone und Tablet. Ob behördliche Anträge, geschäftliche Vereinbarungen oder interne Fragebögen: Moderne mobile Betriebssysteme sowie webbasierte Werkzeuge bieten inzwischen weitreichende Möglichkeiten, PDF-Dokumente ohne Medienbruch auszufüllen, zu unterzeichnen und zu organisieren.
Formularbearbeitung und Signaturen unter Apple iOS
Auf mobilen Apple-Geräten hängt das Vorgehen beim Bearbeiten von Formularen von der installierten Betriebssystemversion ab. Ab iOS 26 erfolgt das Ausfüllen direkt in der Vorschau-Anwendung über die integrierte Funktion zum Ausfüllen von Formularen.
Auf älteren Betriebssystemversionen steht diese Funktionalität innerhalb der Dateien-App über das automatische Ausfüllen bereit. Dokumente, die keine vordefinierten Formularfelder enthalten, lassen sich manuell um Textfelder ergänzen.
Für die Unterzeichnung von Dokumenten bietet das System die Markup-Funktion. Nutzer können ihre Unterschrift per Fingerzeichnung auf dem Bildschirm erfassen. Einmal erstellte Signaturen lassen sich speichern und in nachfolgenden Dokumenten erneut einfügen.
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Neben dem Bearbeiten unterstützt das System auch das Erstellen von PDFs: Papierdokumente können über die Notizen-App oder ab iOS 26 direkt in der Vorschau mehrseitig gescannt werden. Ebenso lassen sich Bilddateien in der Dateien-App zusammenführen oder über die Druckvorschau des Systems als PDF-Datei sichern.
Formular- und Dokumentenverwaltung unter Android
Auf Android-Geräten übernimmt unter anderem Google Drive zentrale Aufgaben beim Umgang mit Formularen. PDF-Dokumente lassen sich direkt in der App öffnen und über eine entsprechende Schaltfläche als Formular ausfüllen. Ergänzend dazu können Nutzer Dokumente scannen, mit Stift- und Textmarker-Werkzeugen kommentieren sowie handschriftliche Signaturen über die Annotationsfunktion einfügen.
Google Drive unterstützt zudem die Offline-Bearbeitung von Dateien; die vorgenommenen Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Nutzer erhalten einen kostenlosen Gesamtspeicher von 15 GB, der gemeinsam für Drive, Gmail und Google Photos genutzt wird. Sofern Dokumente mit optischer Zeichenerkennung verarbeitet wurden, erfasst die Suchfunktion auch Texte in gescannten Bildern und PDFs.
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Webbasierte Werkzeuge und rechtliche Einordnung
Neben fest installierten Apps stehen webbasierte Werkzeuge zur Verfügung. Einige Weblösungen verarbeiten PDF-Dokumente und Signaturen vollständig lokal im Browser des Endgeräts, sodass kein Upload auf externe Server erforderlich ist. Nutzer können dabei eine Signatur zeichnen oder als Bild einbinden.
Grundsätzlich gilt hierbei der rechtliche Unterschied zwischen einer einfachen Bildsignatur und einer zertifikatsbasierten digitalen Signatur. Ob eine eingefügte handschriftliche Unterschrift rechtlich anerkannt wird, hängt von der jeweiligen Rechtsordnung, der Art des Dokuments und den Anforderungen des Empfängers ab.
Für die strukturierte Datenerfassung lassen sich bestehende PDFs zudem in vollwertige Online-Formulare überführen. Systeme wie Jotform ermöglichen es über Smart PDF Forms, hochgeladene PDFs zu analysieren, vorhandene Formularfelder automatisch zu erkennen und diese den entsprechenden Feldern eines Online-Formulars zuzuordnen.
Für die reine Online-Datenerhebung bieten Formular-Dienste wie Google Forms standardmäßig 13 Fragetypen an – darunter Kurzantworten, Multiple-Choice-Optionen und Dropdown-Menüs. Eingehende Antworten werden dabei mit Zeitstempel automatisch zeilenweise in einer verknüpften Tabellenkalkulation erfasst.