In der Tabellenkalkulation gehört das Entfernen überflüssiger oder unvollständiger Zeilen zu den grundlegenden Schritten der Datenaufbereitung. Wenn Datenbestände unsauber importiert werden oder Lücken aufweisen, stehen Anwendern unter Windows unterschiedliche Wege offen, um Tabellenblätter verlässlich zu bereinigen.
Fachberichte analysieren regelmäßig die Stärken und Risiken der einzelnen Vorgehensweisen, von manuellen Klickschritten über integrierte Werkzeuge bis hin zu Makros und Formellösungen.
Manuelle Auswahl und die Risiken der Leerzellen-Funktion
Für kleinere Datenmengen eignet sich das direkte manuelle Vorgehen. Dabei werden die gewünschten Zeilen über die Zeilennummern markiert. Bei zusammenhängenden Bereichen geschieht dies durch Ziehen mit der Maus, während nicht zusammenhängende Zeilen per Klick bei gedrückter Strg-Taste oder über die Tastenkombination Umschalt+F8 ausgewählt werden können.
Über das Kontextmenü der rechten Maustaste oder den Tastaturbefehl Strg+- lassen sich die markierten Zeilen entfernen. Für wiederkehrende Löschschritte steht zudem die Taste F4 zur Verfügung, welche die letzte Aktion wiederholt. Vor solchen Eingriffen empfiehlt sich das Speichern der Arbeitsmappe, wenngleich manuelle Schritte über die Tastenkombination Strg+Z rückgängig gemacht werden können.
Besondere Vorsicht ist beim Befehl „Gehe zu > Inhalte auswählen > Leerzellen“ geboten, der auch über die Taste F5 erreichbar ist. Diese Funktion wird in Fachbeiträgen als riskant eingestuft, da sie sämtliche leeren Zellen eines Bereichs markiert.
Befinden sich in einer ansonsten mit Daten befüllten Zeile einzelne leere Zellen, führt ein anschließendes Löschen der gesamten Zeile zu Datenverlust. Das Verfahren sollte daher nur angewendet werden, wenn Zeilen nachweislich über die gesamte Breite leer sind.
Strukturierte Bereinigung über Hilfsspalten und Power Query
Bei größeren Tabellen bieten strukturierte Methoden mehr Sicherheit. Ein verbreiteter Ansatz nutzt eine formatierte Excel-Tabelle, die über das Tastenkürzel Strg+T erstellt wird. Über eine Hilfsspalte lässt sich eine Formel mit der Funktion COUNTA beziehungsweise ANZAHL2 einfügen, beispielsweise um den gefüllten Zustand über bestimmte Spaltenbereiche zu ermitteln.
Wird die Hilfsspalte anschließend auf den Wert 0 gefiltert, können über die Funktion für sichtbare Zellen ausschließlich diese Zeilen markiert und gelöscht werden. Dabei ist zu beachten, dass COUNTA auch Leerzeichen oder leere Textketten aus Formeln als belegte Zellen einstuft.
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Alternativ ermöglicht das Werkzeug Power Query eine Bereinigung ohne Veränderung der Rohdaten. Über den Menüpfad für Daten aus Tabellen oder Bereichen wird der Datensatz geladen, woraufhin über den Befehl zum Entfernen leerer Zeilen eine bereinigte Tabelle erstellt und zurück in die Arbeitsmappe geladen werden kann.
Automatisierung durch VBA und neue Formelansätze
Für wiederkehrende Aufgabenstellungen lassen sich VBA-Makros in der persönlichen Makroarbeitsmappe PERSONAL.XLSB hinterlegen. Ein Makro wie DeleteEntirelyBlankRows durchläuft Zeilen typischerweise rückwärts und prüft, ob die Zählung gefüllter Zellen null ergibt.
Da VBA-Aktionen nicht über die standardmäßige Rückgängig-Funktion wiederhergestellt werden können, ist eine vorherige Sicherheitskopie erforderlich. Um die Ausführungsgeschwindigkeit zu steigern, kann die Bildschirmaktualisierung während des Laufs abgeschaltet werden.
Entsprechende Makros in Excel 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 oder WPS können zudem Schritte zur Duplikatentfernung, Texttrimming und Formatangleichungen von Datumsangaben bündeln.
Eine neuere Entwicklung in Microsoft 365 stellt die TRIMRANGE-Funktion dar, die in Excel 2021 und älteren Versionen nicht enthalten ist. Die Funktion entfernt außen liegende leere Zeilen und Spalten eines Bereichs, während Lücken innerhalb des Bereichs erhalten bleiben.
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So verkleinert beispielsweise TRIMRANGE auf einem Bereich von A1 bis B20 das Ergebnis auf 6 Zeilen mit Daten. Spezielle Trim-Verweise wie B2:.B20 reduzieren ein Spill-Ergebnis von 19 auf 5 Zeilen.
Anforderungen aus der Bereinigungspraxis
Praxisberichte verdeutlichen den Stellenwert gründlicher Vorarbeiten. Vor inhaltlichen Prüfungen müssen häufig strukturelle Hürden beseitigt werden, darunter verbundene Zellen, Zwischensummen oder inkonsistente Leerstellen.
Bei sehr großen Datenbeständen kommen neben Tabellenkalkulationen auch Skripte auf Basis von Python oder Bibliotheken für Java zum Einsatz, um Verarbeitungszeiten bei umfangreichen Datensätzen zu minimieren und Filterfunktionen fehlerfrei auszuführen.