Umfangreiche Präsentationen leiden im Arbeitsalltag häufig unter langen Ladezeiten und träger Wiedergabe. Aktuelle technische Anleitungen beschreiben praxisnahe Methoden zur Dateikompression und zur Entfernung von Bildhintergründen in Microsoft PowerPoint, mit denen sich die Leistung der Anwendungssoftware spürbar steigern lässt.
Hintergrundentfernung und Transparenz richtig einsetzen
Für die visuelle Aufbereitung bietet PowerPoint integrierte Werkzeuge zur Freistellung. Nach der Auswahl einer Abbildung färbt das Programm im Menü zur Hintergrundentfernung den mutmaßlichen Hintergrund magentafarben ein. Anwender können diese Auswahl korrigieren, indem sie zu behaltende oder zu entfernende Bereiche markieren und die Änderungen anschließend bestätigen.
Freigestellte Grafiken lassen sich per Rechtsklick als PNG-Datei sichern. Bei Vektorformaten wie SVG, AI, WMF und DRW steht diese Freistellungsfunktion jedoch nicht zur Verfügung und die entsprechende Schaltfläche bleibt ausgegraut.
Alternativ ermöglicht das Werkzeug zum Bestimmen einer transparenten Farbe, genau eine Einzelfarbe pro Bildobjekt transparent zu schalten. Diese Option greift nicht bei Formen und fehlt in Microsoft 365 for the Web. Die Transparenzstufen reichen von 0 bis 100 % beziehungsweise stufenweise von 0, 15, 30, 50, 65, 80 bis 95 %.
Zu beachten ist, dass PNG Transparenzen unterstützt, das JPEG-Format hingegen nicht. Ein herkömmlicher Zuschnitt löscht zudem keine Bilddaten; bei vertraulichen Bildinhalten müssen abgeschnittene Bereiche gesondert entfernt werden.
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Ursachen für große Dateien und gezielte Kompression
Unbearbeitete Fotos aus Smartphones umfassen oft 4–8 MB pro Datei. Eine Aufnahme mit 6000×4000 Pixeln benötigt zwischen 5–12 MB, während ein Bild im Format 1920×1080 als JPG lediglich 200–500 KB beansprucht – ein Unterschied um mehr als den Faktor 20. PowerPoint-Dateien über 50 MB werden in der Praxis spürbar langsamer.
Über die integrierte Kompressionsfunktion lässt sich die Dateigröße verringern, wahlweise für einzelne Grafiken oder das gesamte Dokument. Für Projektionen und 1080p-Bildschirme werden 150 ppi empfohlen, für Mobilgeräte oder den E-Mail-Versand 96 ppi und für den Druck 330 ppi. In den erweiterten Optionen kann die Standardauflösung pauschal auf 200 ppi für den Druck oder 96 ppi für Bildschirme gesenkt werden.
Eine Kompression kann jedoch an verschiedenen Ursachen scheitern:
– Es handelt sich um ein extern verknüpftes statt ein eingebettetes Bild, dessen Verknüpfung erst gelöst werden muss.
– Das Bild liegt als SVG-Vektorgrafik oder Icon vor und muss vorab als PNG exportiert werden.
– Die Auflösung liegt bereits unter dem Standardwert, der meist bei 220 ppi angesetzt ist.
– Beschnittene Bildbereiche verbleiben in der Datei, weil das Löschen der Zuschnitte nicht aktiviert wurde.
– Die Datei ist noch im alten Format .ppt gespeichert und muss in das moderne XML-ZIP-Format .pptx überführt werden.
Zudem werden CMYK-Bilder trotz angewendeter Einstellungen oft nicht komprimiert, und Grafiken im Folienmaster müssen separat überprüft werden. Da das Entfernen beschnittener Bereiche irreversible Bearbeitungsdaten löscht, sollte vorab stets eine Sicherheitskopie angelegt werden.
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Einfluss von Schriften, Medien und Layout
Häufig treiben nicht allein Abbildungen das Datenvolumen in die Höhe. Auch eingebettete Schriften können erheblichen Speicherplatz kosten: Das Einbetten vollständiger Schriftarten schlägt mit zusätzlichen 18 MB zu Buche, während die Beschränkung auf tatsächlich genutzte Zeichen den Zuwachs auf 2 MB begrenzt.
Eingebettete Videodateien lassen sich zur Entlastung durch externe Verknüpfungen ersetzen oder intern auf 1080p beziehungsweise 720p komprimieren. Bei Darstellungsproblemen kann das Deaktivieren der Hardware-Grafikbeschleunigung helfen.
Zudem empfiehlt es sich bei sehr großen Dokumenten, die automatische Hintergrund-Rechtschreibprüfung sowie automatisches Speichern vorübergehend auszuschalten und pro Folie maximal zwei bis drei Animationen zu verwenden.