Für eine effiziente Organisation betrieblicher Abläufe sind spezialisierte digitale Werkzeuge unverzichtbar geworden. Der Solega Blog hat am vergangenen Wochenende ein Paket aus zehn kostenlosen Vorlagen für Microsoft Excel und Word veröffentlicht, die gezielt auf die Anforderungen der Ressourcenplanung zugeschnitten sind. Das Angebot umfasst unter anderem strukturierte Ressourcen- und Personalpläne sowie eine Skill-Matrix zur Erfassung von Mitarbeiterkompetenzen.
Umfassende Lösungen für Personal- und Kapazitätsplanung
Die neu bereitgestellten Ressourcen-Werkzeuge des Solega Blogs zielen darauf ab, administrative Prozesse in Personalabteilungen und Projektteams zu vereinfachen. Zu den verfügbaren Dokumenten gehören neben klassischen Mitarbeiterplänen auch eine Trainingsmatrix zur Verfolgung von Fortbildungen sowie ein Jahresarbeitsplan.
Für die strategische Planung neuer Teammitglieder steht zudem ein 30-60-90-Tage-Plan zur Verfügung, während Organigramme und Projektkostenschätzungen die organisatorische Übersicht vervollständigen.
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Parallel dazu hat Purolabs Vorlagen für die Personalkapazitätsplanung präsentiert. Diese ermöglichen eine detaillierte Analyse der Belegschaft (Workforce-Planning), beinhalten Berechnungen für Vollzeitäquivalente (FTE) und unterstützen die Kostenanalyse. Dabei werden Faktoren wie Verfügbarkeit, Urlaubszeiten und Überstunden berücksichtigt. Die Dokumente sind in den Formaten Excel, Word und PDF verfügbar.
Visualisierung von Projektabläufen durch Gantt-Diagramme und Kanban
Im Bereich des Projektmanagements liegt ein Schwerpunkt auf der visuellen Darstellung von Zeitplänen. Purolabs stellte Excel-Vorlagen für Projektpläne vor, die mit Gantt-Diagrammen arbeiten. Diese unterstützen die Verwaltung von Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten sowie die Überwachung von Kosten und Fortschritten. Die Kompatibilität wird für die Excel-Versionen 2000 bis 2016 angegeben.
Ergänzend dazu hat die Plattform sample-templates123.com kostenlose Gantt-Chart-Vorlagen für die Excel-Versionen 2007 bis 2021 zugänglich gemacht. Diese zeichnen sich laut Anbieter durch hohe Anpassbarkeit und Exportmöglichkeiten in Formaten wie PDF, PNG oder JPEG aus.
Auch für agile Arbeitsweisen wurden neue Ressourcen bereitgestellt: Purolabs bietet automatisierte Excel-Vorlagen für Kanban-Karten an. Das System orientiert sich an der von Taichi Ohno für Toyota entwickelten Just-in-Time-Produktion und visualisiert Aufgaben inklusive Status, Deadlines und Verantwortlichkeiten.
Werkzeuge für Budgetkontrolle und betriebswirtschaftliche Auswertungen
Ein weiterer Fokus der aktuellen Veröffentlichungen liegt auf der Finanzplanung. Purolabs bietet Vorlagen für Projektausgaben an, die Funktionen zur Budgetverfolgung, Kostenkontrolle und Cashflow-Prognose beinhalten. In diesem Zusammenhang wird auch auf die kostenlose Excel-Projektbudgetvorlage von Office Timeline sowie die integrierte Budgetverwaltung von Gantt Excel verwiesen.
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Für die allgemeine betriebswirtschaftliche Steuerung wurden Einnahmen-Ausgaben-Tabellen präsentiert. Diese automatisieren die Berechnung von Nettoverkäufen, Bruttogewinnen und dem Nettoeinkommen. Auch Vorlagen für wöchentliche Projektstatusberichte sind nun verfügbar, um Fortschritt und Leistung kontinuierlich zu überwachen. Diese Berichte können bei Bedarf nach PowerPoint exportiert werden.
Zusätzlich wurden spezialisierte Formulare für das Finanzmanagement veröffentlicht, wie etwa Vorlagen zur Einkommens- und Ausgabenrechnung von altproteinsd.org, die bei der Budgetierung und Steuervorbereitung unterstützen sollen.
Purolabs ergänzte das Angebot zudem um eine Excel-Vorlage für das Kakeibo, ein traditionelles japanisches Haushaltsbuch, das auf einer monatlichen Budgetierung und Kategorisierung der Ausgaben basiert. Für die softwaregestützte Entwicklung wurde zudem ein Scrum Backlog Excel Spreadsheet vorgestellt, das die Verwaltung von Product- und Sprint-Backlogs in der Entwicklungsphase ermöglicht.
