Die Digitalisierung kommunaler Dienstleistungen erfährt durch den Einsatz künstlicher Intelligenz eine technologische Erweiterung. Im Frühjahr 2026 veröffentlichte der Anbieter Smart CJM die neue Plattform Smart NexCX, die speziell für die Optimierung von Bürgerkontakten in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde.
Ein zentraler Bestandteil dieser Lösung ist die Komponente Smart Connect AI, die darauf abzielt, das Customer-Journey-Management durch automatisierte Prozesse effizienter zu gestalten.
Automatisierte Terminvergabe innerhalb weniger Sekunden
Ein wesentlicher Schwerpunkt der neuen Plattform liegt auf der Beschleunigung von administrativen Abläufen, die bisher oft mit langen Wartezeiten verbunden waren.
Im Rahmen der Vorstellung am 22.04.2026 verdeutlichte Smart-CJM-CEO Stefan Dylka das Potenzial der Technologie am Beispiel der Terminbuchung. Durch den Einsatz eines spezialisierten Chatbots könne ein Termin für Behördengänge innerhalb von lediglich 30 Sekunden vollständig gebucht werden.
Diese Automatisierung soll nicht nur die Nutzerfreundlichkeit für Bürger erhöhen, sondern auch die personellen Ressourcen in den Verwaltungen entlasten.
Der Einsatz neuer Technologien in der Verwaltung erfordert ein tiefes Verständnis für die rechtlichen Rahmenbedingungen und die strategische Umsetzung. Dieser kostenlose Leitfaden bietet Führungskräften an der Verwaltungsspitze wertvolle Unterstützung für einen rechtssicheren und effizienten Amtsalltag. Führungsleitfaden für die Verwaltungsspitze 2026 kostenlos sichern
Die KI-gestützte Komponente Smart Connect AI fungiert dabei als Schnittstelle, die Anfragen direkt verarbeitet und in die bestehenden Systeme der Verwaltung integriert. Damit reagiert das Unternehmen auf den wachsenden Bedarf an digitalen Lösungen, die über eine einfache Online-Maske hinausgehen und interaktive Elemente bieten.
KI-Telefonassistent erweitert die Erreichbarkeit
Neben schriftbasierten Systemen integriert Smart CJM auch sprachgesteuerte Lösungen in sein Portfolio. In Kooperation mit der Zaitgeist Innovation Group wurde der KI-Telefonassistent Charly entwickelt. Dieses System ist darauf ausgelegt, die telefonische Terminvereinbarung für Verwaltungen vollständig zu automatisieren.
Ein wesentlicher Vorteil dieser Lösung ist die ständige Verfügbarkeit: Charly kann rund um die Uhr Anrufe entgegennehmen und Termine koordinieren, unabhängig von den regulären Sprechzeiten der Behörden.
Daten zur Nutzung des Systems zeigen eine hohe Effizienz bei der Bearbeitung der Anliegen. Die durchschnittliche Anrufdauer bei einem Kontakt mit dem Telefonassistenten liegt bei circa 2 Minuten. Durch diese Zeitersparnis und die 24-stündige Erreichbarkeit können Stoßzeiten abgefangen und die telefonische Erreichbarkeit von Ämtern signifikant verbessert werden, ohne dass zusätzliches Personal für die reine Terminverwaltung gebunden wird.
Wer die Digitalisierung in der Kommune vorantreibt, muss auch die Auswirkungen auf den Arbeitsschutz und die Gefährdungsbeurteilung im Blick behalten. Mit diesem kostenlosen 3-Minuten-Check prüfen Sie sofort, ob Ihre Verwaltung in diesem Bereich rechtssicher aufgestellt ist. Kostenlosen Arbeitsschutz-Check für Kommunen herunterladen
Flexible Implementierung für unterschiedliche IT-Strategien
Hinsichtlich der technischen Integration bietet die Plattform Smart NexCX den Kommunen verschiedene Möglichkeiten, um den jeweiligen Sicherheitsanforderungen und Infrastrukturen gerecht zu werden. Das System steht sowohl als On-Premises-Variante, also für den Betrieb auf eigenen Servern der Verwaltung, als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung.
Diese Wahlfreiheit bei der Bereitstellung ermöglicht es IT-Verantwortlichen in den Kommunen, die Plattform in Übereinstimmung mit lokalen Datenschutzrichtlinien und bestehenden IT-Architekturen zu implementieren. Mit dem Release am 22.04.2026 adressiert Smart CJM somit eine breite Basis an öffentlichen Institutionen, die ihre Servicequalität durch den gezielten Einsatz von KI-Komponenten im Customer-Journey-Management steigern wollen.
