Interaktive Demonstrationen und Live-Markierungen gehören im geschäftlichen Alltag zu den gängigen Mitteln, um Inhalte während eines Vortrags hervorzuheben. Nach dem Ende eines solchen Vortrags stellt sich jedoch regelmäßig die Frage nach einer sauberen Dokumentenverwaltung.
Technische Anleitungen erläutern praxisnahe Methoden, mit denen sich sogenannte Ink-Anmerkungen entweder zielgerichtet von einzelnen Folien oder vollständig aus umfangreichen Präsentationsdateien entfernen lassen.
Steuerung und Freihandfunktionen während der Präsentation
Bereits während des laufenden Vortrags stehen Referenten verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, um Folieninhalte flexibel hervorzuheben. Der normale Mauszeiger lässt sich im Präsentationsmodus per Rechtsklick in ein Stiftwerkzeug umwandeln. Bei Programmen wie WPS Office und Microsoft PowerPoint erfolgt diese Umstellung über das jeweilige Kontextmenü.
Sobald das Werkzeug aktiv ist, können Nutzer mit gedrückter linker Maustaste Markierungen und Zeichnungen direkt auf der Folie anbringen, ohne dass unbeabsichtigt hinterlegte Animationen ausgelöst werden. Um nach einer Anmerkung wieder zur regulären Navigation zurückzukehren, wird der Menüpunkt erneut aufgerufen und die Pfeil-Option ausgewählt.
Für eine beschleunigte Bedienung in PowerPoint-Präsentationen existieren zudem Tastenkombinationen. Durch das Drücken von Strg+P wird der Stift unmittelbar aktiviert. Müssen spontan gezeichnete Elemente während des Vortrags schnell korrigiert oder wieder entfernt werden, genügt das Betätigen der Taste E, um die gezeichneten Inhalte sofort von der aktuellen Ansicht zu löschen.
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Entfernen von Anmerkungen beim Beenden und im Bearbeitungsmodus
Kommt die Präsentation zum Abschluss, bietet die Software eine direkte Kontrollfunktion. Beim Beenden des Präsentationsmodus fragt PowerPoint standardmäßig ab, ob die während des Vortrags erstellten Ink-Anmerkungen auf den Folien dauerhaft beibehalten werden sollen. Wird diese Option verneint, verwirft das Programm die Freihandzeichnungen unmittelbar, sodass die Folien im ursprünglichen Zustand verbleiben.
Wurden Anmerkungen dennoch in die Datei übernommen, können diese in der normalen Bearbeitungsansicht nachträglich bereinigt werden. Über das entsprechende Register lässt sich ein Befehl ansteuern, der sämtliche Ink-Anmerkungen einer einzelnen Folie auf einmal entfernt. Dies erspart das manuelle Auswählen einzelner Stiftstriche.
Bereinigung komplexer Folienstrukturen und gesamter Präsentationen
Sollen nicht nur einzelne Seiten, sondern eine gesamte Präsentation von verbliebenen Zeichnungen gesäubert werden, stehen erweiterte Auswahlmethoden bereit. Für das gesamte Dokument können alle Objekte über die Menüführung markiert werden.
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Bei einem großen Umfang an Folien geschieht dies durch Mehrfachauswahl mithilfe der Strg-Taste in der Folienleiste. Anschließend genügt das Drücken der Entf-Taste, um die markierten Elemente zu löschen. In WPS steht für diesen Bereinigungsschritt ebenfalls ein dedizierter Menüpfad zur Verfügung.
Besondere Aufmerksamkeit erfordern Zeichnungen, die nicht direkt auf der Folienoberfläche liegen. Haben sich Anmerkungen in der Folienmaster-Ansicht festgesetzt, lassen sie sich über die Menüoptionen der Master-Ebene lokalisieren und entfernen.
Gleiches gilt für Freihandstrukturen, die direkt in den Hintergrund eingebettet wurden; auch hierfür hält die Software spezifische Befehle in den Menüpfaden bereit, um eine rückstandslose Dokumentenbereinigung zu gewährleisten.