Der Übergang von der manuellen Dokumentenerstellung hin zu automatisierten Systemen entlastet Vertriebs- und Angebotsteams in Unternehmen zunehmend. Aktuelle Branchenberichte verdeutlichen, dass spezialisierte Softwarelösungen signifikante Zeitgewinne ermöglichen, wodurch Kapazitäten für strategische Aufgaben freiwerden.
Signifikante Zeitersparnis durch Prozessautomatisierung
Eine Kooperation zwischen secondz digital und Asahi Soft Drinks verdeutlicht das Potenzial dieser Entwicklung. In einem veröffentlichten Interview zur gemeinsam entwickelten Automatisierung von Vertriebsangeboten wurde eine Umfrage angeführt, wonach das System den Beteiligten monatlich rund 90 Stunden an Zucker „Denkzeit“ verschafft.
Nach der vollständigen Verbreitung in den Niederlassungen wird ein jährlicher Zeitgewinn von etwa 4.500 Stunden erwartet. Die Entwicklung dieser Lösung beanspruchte einen rund sechsmonatigen Proof of Concept sowie eine einjährige Produktentwicklungsphase. Das resultierende PowerPoint-Add-in automatisiert zentrale Schritte innerhalb der Angebotserstellung.
Auch im Bereich der Kundenmanagement-Software gibt es Neuerungen. Accelo stellte den sogenannten Quote Designer sowie erweiterte Funktionen für das Client-Management vor. Eine neue Ansicht bündelt Verkaufschancen und liefert Details zu Gewinnwahrscheinlichkeiten, Basisumsätzen und dem aktuellen Angebotsstatus.
Das Werkzeug erstellt PDF-Angebote direkt aus Projekt-, Preislisten- und Kundendaten. Zudem dokumentieren Audit-Protokolle und eine Versionshistorie sämtliche Änderungen sowie den Status von Genehmigungen oder Ablehnungen.
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Künstliche Intelligenz in der Versicherungs- und Verpackungsbranche
Besonders im Versicherungswesen treibt die Automatisierung die Effizienz voran. Vertafore gab die allgemeine Verfügbarkeit des Velocity Document Intelligence Agent bekannt. Frühe Tests deuten darauf hin, dass die Zeit für die Suche und Prüfung von Versicherungsdokumenten von etwa 20 Minuten auf 2 Minuten sank – eine Reduktion um bis zu 90 %.
Ähnliche Fortschritte vermeldet Applied Systems mit der Einführung von Epic Conductor. Die KI automatisiert Abläufe im Managementsystem Epic, indem sie Dokumentendaten ausliest und einträgt. Laut Unternehmensangaben sinkt der Aufwand für die Dateneingabe um mehr als 50 %.
Exdion Insurance präsentierte ebenfalls Weiterentwicklungen seines KI-gestützten Proposal Builders. Damit sollen Versicherungsagenturen in der Lage sein, markengerechte Angebote innerhalb weniger Minuten zu erstellen. Das System integriert Risikodaten aus gängigen Verwaltungssystemen wie Applied Epic oder Vertafore AMS360.
In der Verpackungsindustrie führt Amtech Software einen KI-Agenten für den E-Mail-Eingang in seiner Lösung Quick Quote ein. Das Tool extrahiert Maße, Materialien und Mengen aus Anfragen und erstellt daraus Entwürfe für Angebotspositionen. Dabei werden die extrahierten Werte mit Konfidenzangaben versehen, während fehlende Informationen markiert werden, um die menschliche Kontrolle zu gewährleisten. Weitere KI-Anwendungen plant das Unternehmen auf einer Nutzerkonferenz Mitte Oktober 2026 in Nashville vorzustellen.
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Fokus auf umsatzrelevante Tätigkeiten
Die Notwendigkeit für solche Lösungen wird durch Daten von Pipedrive untermauert. Laut dem CRM Trends Report 2026 verbringen 42 % der befragten Fachkräfte aus Vertrieb und Marketing mindestens 40 % ihrer Arbeitszeit mit Aufgaben, die keinen unmittelbaren Umsatz generieren.
Nur 11 % der Befragten nannten das aktive Abschließen von Geschäften als eine ihrer häufigsten wöchentlichen Aktivitäten. Pipedrive reagierte darauf mit der weltweiten Freigabe des KI-Tools Nova, das Verkaufsgespräche aufzeichnet, transkribiert und Zusammenfassungen für CRM-Aktualisierungen vorschlägt.
Zudem gewinnt die Präzision bei der automatisierten Listenführung an Bedeutung. Landbase veröffentlichte im Zusammenhang mit der Vorstellung von GTM-3 Omni einen Benchmark, bei dem vier Anbieter 26 Prompts zur Listenerstellung bearbeiteten.
Landbase erreichte dabei eine Präzision von 76,7 %, während Wettbewerber wie Clay (47,9 %), Apollo (36,0 %) und ZoomInfo (23,2 %) deutlich geringere Werte erzielten. Das Unternehmen gibt an, dass die Erstellung einer Liste etwa zwei Minuten beanspruche.
