Ein gut strukturierter Posteingang erleichtert die tägliche Bewältigung von Kommunikationsfluten im Büroalltag. In der Windows-10-Mail-App lässt sich eine automatische Sortierung über gezielte Filtermechanismen einrichten.
Nutzer können über einen Rechtsklick auf eine Nachricht die Option zum Erstellen einer Regel aufrufen, den jeweiligen Absender filtern und die Aktion zum Verschieben von Elementen in einen Zielordner festlegen. Eine solche Konfiguration wird nach der Bestätigung unmittelbar ausgeführt und greift auch bei allen künftigen E-Mails.
Kontoeinrichtung und Benutzeroberfläche der Windows-10-Mail-App
Bevor automatisierte Filterregeln angewendet werden können, ist die Verknüpfung eines E-Mail-Kontos in der Anwendung erforderlich. Das Programm lässt sich über das Startmenü beziehungsweise die Liste aller Anwendungen öffnen.
Beim ersten Start führt das System durch das Hinzufügen eines Kontos. Hierbei stehen verschiedene Anbieter und Protokolle zur Auswahl, darunter Microsoft- und Outlook-Konten, Exchange, Google, iCloud sowie generische POP- und IMAP-Verbindungen für Dienste wie QQ oder 163.
Nach der Eingabe der erforderlichen Zugangsdaten und der Bestätigung der Konfiguration steht das Postfach bereit. Über das Hauptmenü auf der oberen linken Seite des Anwendungsfensters stehen grundlegende Funktionsbereiche zur Verfügung. Neben der Schaltfläche zum Verfassen neuer Nachrichten finden sich dort die Ordnerübersicht, der Zugriff auf die Programmeinstellungen sowie ein Direktlink zum Kalender.
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Filterung nach Absendern und direkte Ordnerzuweisung
Die Regelerstellung in der Windows-10-Mail-App greift direkt an einzelnen Nachrichten an. Nach der Auswahl der entsprechenden Funktion im Kontextmenü einer E-Mail wird festgelegt, welche eingehenden Sendungen verarbeitet werden sollen. Der Filter identifiziert dabei die Adresse des Absenders.
Im Rahmen des Einrichtungsverfahrens lässt sich direkt ein neuer Zielordner anlegen, wie etwa ein separater Testordner. Wird der Vorgang abgeschlossen, wendet das System die gewählte Aktion, das Verschieben der Elemente, sofort auf die vorhandenen E-Mails an. Neue Nachrichten, die den hinterlegten Kriterien entsprechen, landen fortan ohne manuelles Eingreifen im dafür vorgesehenen Verzeichnis.
Alternativer Pfad in klassischen Büroprogrammen wie Outlook 2013
Während die Mail-App von Windows auf einen schnellen und einfachen Einrichtungsdialog setzt, erfolgt die Regelverwaltung in komplexeren Programmen über gesonderte Pfade. In Outlook 2013 wird das entsprechende Verwaltungsmenü über den Weg Datei und anschließend über die Schaltfläche für Regeln und Benachrichtigungen angesteuert.
Im Unterschied zur reinen Sortierung nach Absenderadressen ermöglicht die klassische Outlook-Umgebung an dieser Stelle auch detailliertere Bedingungen.
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So können dort unter anderem automatische Regeln definiert werden, die eingehende Nachrichten anhand bestimmter Begriffe in der Betreffzeile erkennen und eigenständig in dafür bestimmte Ordner weiterleiten. Die Anpassung erfolgt bei diesen Systemen über zentrale Dialogfenster, die eine fortlaufende Verwaltung aller eingerichteten Aktionen erlauben.