Der Seriendruck in Microsoft Word ermöglicht es, individualisierte E-Mails über das klassische Desktop-Outlook an mehrere Empfänger separat zu verschicken. Wie aus einem Bericht vom 4. November 2026 hervorgeht, lässt sich dieser Ablauf weder über Web-Outlook noch über das neue Outlook abwickeln.
Als technische Voraussetzung gelten die Desktop-Anwendung von Word sowie ein MAPI-fähiges E-Mail-Programm – konkret das klassische Outlook für Windows – mit einem bereits eingerichteten Benutzerkonto.
Voraussetzungen und Vorbereitung der Datenquelle
Die Seriendruckfunktion steht in den Desktop-Anwendungen Microsoft 365 Word sowie Word 2024 unter Windows und macOS bereit. Word im Web unterstützt den Seriendruck hingegen nicht, wie am 3. November 2026 berichtet wurde. Neben E-Mail-Nachrichten deckt das Werkzeug weitere Dokumenttypen ab, darunter Briefe, Umschläge, Verzeichnisse und Etiketten.
Ein weit verbreitetes Format für Liefer- und Absenderetiketten ist Avery 5160 mit den Maßen 1 Zoll mal 2-5/8 Zoll und 30 Etiketten pro Blatt. Für Schriftarten, Ränder und Stile greift Word auf die Standardvorlage Normal.dotx zurück; Vorlagen werden generell als .dotx oder .dot abgespeichert.
Als Datenquelle für Empfängerinformationen dient eine Tabelle in Microsoft Excel oder eine CSV-Datei. Die Excel-Tabelle muss lokal gespeichert sein, da Webadressen nicht unterstützt werden. Zudem müssen das Hauptdokument und die Datenquelle im selben Verzeichnis liegen, um Pfadfehler zu vermeiden.
Die Datenstruktur erfordert Spaltenüberschriften in der ersten Zeile und genau einen Empfänger pro Datenzeile. Eine Spalte für Postleitzahlen muss bereits vor der Eingabe der Daten als Text formatiert werden, da das Programm sonst führende Nullen entfernt.
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Ablauf des Versands und Formatierungsoptionen
Der Vorgang wird in Word über den Menüreiter für Sendungen und den Befehl zum Starten des Seriendrucks eingeleitet, wo als Dokumenttyp E-Mail-Nachrichten gewählt wird. Anschließend wird die vorbereitete Liste über die Empfängerauswahl angebunden.
Nutzer können danach Grußzeilen sowie Seriendruckfelder einfügen. Über Feldschalter lassen sich Darstellungen steuern, beispielsweise für Währungen mit { MERGEFIELD Amount \# "$#, ##0.00" } oder für Datumsangaben über { MERGEFIELD Date \@ "MMMM d, yyyy" }.
Über Bedingungsfelder nach dem Muster If…Then…Else können variable Texte ausgegeben werden – etwa eine Gratulation bei einem Durchschnittswert von mindestens 85. Ein Klassenmittelwert wird hingegen nicht als Feld eingefügt, da dieser für alle Empfänger identisch bleibt.
Werden Etiketten erstellt, muss das Feld für den nächsten Datensatz vor allen Datenfeldern der zweiten Kopie stehen, um einen Datenversatz zu verhindern. Die Funktion zum Zusammenführen in ein neues Dokument mit der Option für alle Datensätze erzeugt die Datei „Brief1“.
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Nach der Prüfung über die Vorschaufunktion wird der Vorgang über das Menü zum Fertigstellen und Zusammenführen abgeschlossen. Unter Windows dient dazu der Befehl zum Senden von E-Mail-Nachrichten, während macOS die Option „Merge to E-mail“ nutzt und die Nachrichten in den Postausgang leitet.
Im Versanddialog wird das Zielfeld für die E-Mail-Adresse festgelegt, eine Betreffzeile eingetragen sowie das Format bestimmt, wobei HTML und Nur-Text zur Auswahl stehen. Der Versand kann für alle Datensätze, den aktuellen Eintrag oder einen festgelegten Bereich ausgelöst werden.
Technische Grenzen und Verhaltensregeln
Beim E-Mail-Seriendruck lassen sich weder Dateianhänge mitsenden noch Adressaten in Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) setzen. Aus diesem Grund wird empfohlen, vorab einen Testlauf an die eigene Adresse durchzuführen und die Versandgrenzen des jeweiligen Providers zu beachten.
Grundsätzlich ermöglicht Outlook auch den manuellen Massenversand, indem mehrere Adressen im Empfängerfeld durch Semikolon oder Komma getrennt oder Verteilerlisten in Form von Kontaktgruppen genutzt werden. Dabei lässt sich auch die Priorität auf hoch oder niedrig setzen.
Um die Gefahr von Kontosperren oder Spam-Einstufungen zu minimieren, sollten Empfängeradressen stets auf Richtigkeit geprüft, ein übermäßiger Versand vermieden und interne Unternehmensrichtlinien befolgt werden.