Die automatisierte Dokumentenerstellung über die Seriendruckfunktion in Microsoft Word bietet weitreichende Möglichkeiten zur rationellen Massenverarbeitung personalisierter Unterlagen. Während Standard-Seriendrucke meist auf reine Textdaten beschränkt bleiben, lassen sich über erweiterte Feldfunktionen auch dynamische Bildinhalte integrieren.
Bei diesem Verfahren liefert Microsoft Excel die vollständigen Dateipfade der einzubindenden Grafiken, während Word die Bilder im Zieldokument über eine geschachtelte Kombination der Feldtypen INCLUDEPICTURE und MERGEFIELD referenziert und lädt.
Verknüpfung von Bildpfaden und manuelle Feldaktualisierung
Bei der Umsetzung der dynamischen Bildeinbindung dient die Excel-Tabelle als Datenquelle, in der zu jedem Datensatz der absolute Pfad der Bilddatei hinterlegt ist. Word greift über das INCLUDEPICTURE-Feld auf diese Pfadangabe zu, welche wiederum dynamisch aus dem entsprechenden MERGEFIELD bezogen wird.
Ein systemimmanenter Zwischenschritt entsteht nach dem eigentlichen Zusammenführen der Datensätze: Die verknüpften Felder aktualisieren sich nicht zwingend vollautomatisch. Anwender müssen die Feldfunktionen nach dem Mischvorgang manuell über die Funktionstaste F9 aktualisieren, damit die korrekten Grafiken anstelle von Platzhaltern gerendert werden.
In Anleitungen zur Word-Mail-Merge-Automatisierung wird mitunter eine bis zu zehnfache Effizienzsteigerung durch diesen Ansatz angeführt; hierbei handelt es sich jedoch um programmatische Behauptungen der jeweiligen Verfasser und nicht um unabhängig belegte Messergebnisse.
Warum Office-Profis täglich wertvolle Minuten durch unnötige Klicks verschwenden. Diese einfache Methode zeigt, wie Sie mit Tastenkombinationen sofort schneller in Word, Excel & Co. arbeiten. Die besten Office-Tastenkombinationen im kostenlosen PDF
Dateitrennung, Tabellenlayout und Formatübertragungen
Für den produktiven Einsatz stoßen die bordeigenen Werkzeuge von Word an funktionale Grenzen, sobald das Ergebnis nicht als fortlaufendes Gesamtdokument, sondern in Form separat abgespeicherter, individuell benannter Einzeldateien benötigt wird.
Word bietet für eine solche automatische Aufteilung keine direkte Standardfunktion. Um dieses Defizit zu beheben, wird der Einsatz maßgeschneiderter VBA-Makros empfohlen, welche die Datensätze einzeln aussteuern und unter vorgegebenen Dateinamen archivieren.
Auch die exakte Positionierung von Bildmaterial erfordert standardisierte Vorgaben. Beim Einfügen von Grafiken in Tabellenzellen empfiehlt sich die Wahl der Layout-Option „Mit Text in Zeile“ bei gleichzeitiger Abstimmung der Grafikabmessungen auf die jeweilige Zelle. Je nach verwendeter Word-Version können die Menüschritte hierbei im Detail abweichen.
Ergänzend dazu lässt sich die Dokumentstruktur nutzen, um Word-Dokumente über die Gliederungsansicht direkt als PowerPoint-Präsentationen zu speichern, während innerhalb des Textverarbeitungsprogramms Werkzeuge zum Skalieren, Zuschneiden von Bildern sowie zum Aufbau und zur Bearbeitung von Tabellenstrukturen bereitstehen.
Wer Office-Anwendungen effizienter nutzen möchte, findet in diesem kompakten Ratgeber die wichtigsten Grundlagen für den schnellen Einstieg. Formeln, Tabellen und Formatierungen lassen sich so auch bei komplexen Aufgaben souverän meistern. Excel-Starterpaket kostenlos herunterladen
Makro-Steuerung und Bilddimensionierung
Zur nachträglichen Vereinheitlichung variierender Bildformate stehen abgestufte Methoden zur Verfügung. In älteren Umgebungen für Word 2007 bis Word 2016 lässt sich die Taste F4 nutzen, um eine manuell an einem Bild vorgenommene Größenänderung schnell auf weitere, einzeln markierte Grafiken zu übertragen.
Für größere Dokumente empfiehlt sich hingegen eine vollautomatisierte Größenanpassung via Visual Basic for Applications (VBA). Ein gängiges Makro-Beispiel definiert feste Abmessungen, indem Inline-Bilder standardisiert auf eine Höhe von 5 cm und eine Breite von 8 cm gebracht werden; bei dieser festen Zuweisung wird das ursprüngliche Seitenverhältnis deaktiviert.
Um unschöne Verzerrungen des Fotomaterials zu verhindern, muss das Seitenverhältnis im Skript ausdrücklich gesperrt werden. Entwickler müssen zudem bei der Code-Erstellung die Verankerungsart berücksichtigen: Während im Textfluss eingebettete Bilder im Dokumentobjektmodell als InlineShapes angesprochen werden, verlangen frei schwebende Grafiken die Ansteuerung über die Shapes-Auflistung.
