Mehrere Fachportale haben in aktuellen Beiträgen Anleitungen veröffentlicht, die Nutzern der Bürosoftware WPS Office den Umgang mit typischen Dokumentenaufgaben erleichtern sollen. Im Mittelpunkt stehen dabei sowohl die Erstellung Word-kompatibler Dateien als auch die Durchführung von Datensummierungsaufgaben innerhalb der WPS-Office-Suite.
Schritt-für-Schritt zur Word-kompatiblen Datei
Eine der Anleitungen führt durch den kompletten Ablauf zur Erstellung eines Word-Dokuments in WPS Office: von der Installation der Software über das Anlegen eines neuen Dokuments, das Hinzufügen von Text und Grafiken bis hin zur Gestaltung von Tabellen und Seitenlayout. Am Ende steht das Speichern und der Export im Word-Format, wodurch die Kompatibilität mit Microsofts Office-Suite sichergestellt werden soll.
Ergänzend dazu erklärt eine weitere Anleitung, wie Nutzer über die mobile Version von WPS Office Dokumente erstellen und versenden können. Beschrieben werden der Download der App, das Anlegen eines neuen Dokuments, die Texteingabe samt Formatierung sowie das anschließende Speichern und Teilen der Datei. Eine verwandte Anleitung geht zudem auf den Versand von Dateien über den Messenger QQ ein.
Dateiformate, Schreibschutz und Textausrichtung
Weitere Beiträge widmen sich spezifischeren Funktionen der Software. Eine Anleitung beschreibt, wie sich Dateien auf dem iPhone ins ZIP-Format komprimieren lassen: Nutzer öffnen die betreffende Datei, wählen im Menü „Mehr“ die Option „Packen und Herunterladen“, legen das ZIP-Format sowie den Speicherort fest und bestätigen den Vorgang. Alternativ kann die Datei auch durch längeres Gedrückthalten über die Funktion „Packen und Komprimieren“ verarbeitet werden.
Wer sich mit der Erstellung von Dokumenten befasst, sollte auch auf eine professionelle Formatierung nach gängigen Standards achten. Dieser kostenlose Musterbrief zeigt Ihnen, wie Sie die DIN 5008 Vorgaben für Briefkopf und Anschriftfeld korrekt in Word umsetzen. DIN 5008 Musterbrief kostenlos herunterladen
Zum Versand von Dokumenten im Nur-Lese-Modus wird empfohlen, Dateien als PDF zu exportieren, da dieses Format standardmäßig schreibgeschützt ist – sowohl über WPS als auch über Word lässt sich dieser Export durchführen.
Eine weitere Anleitung erklärt die vertikale Textausrichtung in WPS Writer. Nutzer können dafür ein Textfeld mit vertikaler Ausrichtung einfügen oder über das Menü Seitenlayout die Textrichtung auf vertikal umstellen.
In der mobilen Version lässt sich nach Auswahl des Textes über das Seitenlayout-Menü ebenfalls die Textrichtung anpassen, wahlweise vertikal von links nach rechts oder von rechts nach links. In WPS Spreadsheet erreicht man eine vertikale Textausrichtung über einen Rechtsklick, die Zellenformatierung und die entsprechende Ausrichtungsoption.
Neben der Textausrichtung hilft vor allem der geschickte Einsatz von Shortcuts, um die Arbeit mit Texten und Tabellen spürbar zu beschleunigen. Ein kostenloser Report enthüllt die zeitsparendsten Tastenkombinationen für Word, Excel und Co., mit denen Sie täglich wertvolle Minuten gewinnen. Gratis-PDF mit Office-Tastenkombinationen sichern
Bildkomprimierung und wiederholte Zelleneingaben
Zur Reduzierung der Dateigröße beschreibt eine Anleitung die Bildkomprimierung in WPS Office: Über einen Rechtsklick auf ein eingefügtes Bild oder per Doppelklick lässt sich das Objektformat festlegen, im entsprechenden Bild-Tab kann die Komprimierung samt Auflösung gewählt werden – für die Bildschirmdarstellung wird eine Auflösung von 96 dpi empfohlen, für den Druck 200 dpi.
Die 96-dpi-Einstellung lässt sich auch als globaler Standard festlegen. Nutzer werden angehalten, die Dokumentgröße vor und nach der Komprimierung zu vergleichen.
Für WPS 2009 Spreadsheet gibt es zudem eine Anleitung für wiederholte Eingaben in dieselbe Zelle: Nach Auswahl des gewünschten Bereichs und Eingabe des Inhalts lässt sich dieser über die Tastenkombination Strg+Enter übernehmen.
Alternativ kann über das Menü Bearbeiten die Funktion Füllen mit der Option Inhalt überschreiben genutzt werden. Die Anleitung weist darauf hin, dass dieses Vorgehen der Datenkonsistenz dient und sich für Wiederholungen eignet, nicht jedoch für unterschiedliche Dateninhalte.
Die veröffentlichten Anleitungen zeigen insgesamt, dass sich die Berichterstattung rund um WPS Office derzeit stark auf praxisnahe Nutzungshinweise konzentriert, die alltägliche Aufgaben in der Dokumentenverwaltung erleichtern sollen.
